Auftragsnummer

Bei der Neuanlage eines Auftrags wird abhängig vom gewählten Auftragstyp automatisch die nächste freie Nummer laut den Nummernkreis-Einstellungen im Menü "Einstellungen > Programmoptionen" vorgeschlagen. Anstatt die automatisch vorgegebene Nummer jedes Mal von Hand zu ändern, sollten Sie also in den Vorgaben besser die passende Nummernkreisvorgabe treffen.

Wenn Sie mehrere Jahrgänge gespeichert haben, ist es empfehlenswert, bei neuen Jahren einen höheren Nummernkreis zu verwenden, damit z. B. in Listen die jüngeren Rechnungen am Ende aufgeführt werden.

 

Auftragsnummer beim importierten Aufträgen

Beim Import von Aufträgen lässt sich die importierte Auftragsnummer übernehmen. In den Programmoptionen kann unter Schnittstelle > Webshop ein Wert eingestellt werden, der dabei auf die importierte Auftragsnummer addiert werden soll. Da die importierten Auftragsnummern nicht unbedingt lückenlos sind, ist es jedoch besser, beim Import auf die Übernahme als Auftrag- bzw. Rechnungsnummer zu verzichten. Dazu muss unter Aufträge > Import folgende Option aktiviert werden:

bei neuen Aufträgen die Auftragsnummer aus dem Nummernkreis ermitteln und die Shopnummer ignorieren.

 

Auftrag vom

Hier steht das Datum, an dem der Auftrag angelegt wurde. Das Datum wird bei Neuanlage eines Auftrags automatisch mit dem Tagesdatum belegt. Beachten Sie, dass beim Druck der Auftragsbestätigung, des Lieferscheins und der Rechnung jedoch nicht dieses Datum ausgedruckt wird, sondern das zugehörige Datum rechts im Auftragsfenster.

In der Umsatzstatistik nach Rechnungen haben Sie die Wahl, ob die Statistik basierend auf dem Rechnungs- oder Auftragsdatum erstellt werden soll. Wenn Sie im Auftrag im Feld "Auftrag vom" immer das Datum eingeben, an dem der Kunde Ihnen den Auftrag erteilt hat, sehen Sie in dieser Statistik dementsprechend die Werte basierend auf dem Auftragseingangsdatum.

 

Erledigt

Dieses Schaltfeld gibt an, ob der Auftrag erledigt, also abgeschlossen ist. Die Angabe bezieht sich dabei nur auf den aktuellen Auftrag, z. B. ein Angebot, und nicht auf alle auf das Angebot folgenden Aufträge, also z. B. Auftragsbestätigung und Rechnung. AMICRON-FAKTURA trägt in diesem Feld automatisch "ja" ein, wenn:

 

 

Das Erledigt-Feld kann manuell aktiviert werden, um z. B. ältere Angebote, aus denen kein Auftrag wurde, von Hand auf erledigt zu setzen, damit man bei der nächsten Durchsicht oder Filterung von unerledigten Angeboten nicht immer wieder über diese Angebote "stolpert". Auch Rechnungen können manuell auf "erledigt" gesetzt werden, falls dies z. B. bei der Zahlung der Rechnung nicht automatisch erfolgte. AMICRON-FAKTURA markiert Rechnungen beim Zahlungseingang nur dann automatisch als erledigt, wenn die Rechnung vollständig bezahlt wurde.

 

Wenn Sie die Rückstandsverwaltung aktiviert haben, werden Aufträge beim Fortführen nur dann als Erledigt markiert, wenn die vollständige Menge geliefert wurde. Wird ein Auftrag mit vorhandenen Rückständen manuell als erledigt markiert, so werden die Rückstände auf Nachfrage gelöscht.

 

Erledigte Aufträge sollten nachträglich nicht mehr geändert werden. In den Auftragseinstellungen können Sie hierfür eine entsprechende Option aktivieren, die Änderungen von erledigten Aufträgen verhindert.

 

Gebucht

Wenn in der Kopfzeile des Auftrags vor "gebucht" ein Häkchen angezeigt wird, wurde der Auftrag bereits gebucht, d.h. die Bestände wurden vom Lager abgebucht (bei Lieferschein/Rechnung) bzw. reserviert (bei Auftragsbestätigung). Ein Auftrag wird automatisch beim Ausdruck gebucht, kann aber auch manuell über den Menüpunkt Aktionen > Buchen verbucht werden. Um einen gebuchten Auftrag zu stornieren, rufen Sie Aktionen > Stornieren auf oder klicken einfach auf "gebucht". Siehe auch bei "Buchungsvorgänge in der Auftragsbearbeitung".

 

Fibu

Im Auftragskopf wird neben "gebucht" zusätzlich der Fibu-Status ausgegeben, sofern Sie die Schnittstelle zur Fibu oder DATEV aktiviert haben und Sollversteuerung gewählt wurde. Wenn vor "Fibu" ein Häkchen angezeigt wird, wurde der Auftrag bereits an die Fibu übergeben. Diese Option kann nicht geändert werden. Die Fibu-Buchung wird über das "normale" Buchen eines Auftrags erstellt (Menüpunkt Aktionen > Buchen) und lässt sich mit einem Mausklick auf das Fibu-Feld aufrufen. Über Aktionen > Stornieren wird nicht nur der Bestand storniert sondern auch eine evtl. vorhandene Fibu-Buchung des Auftrags.

 

Markiert

Aufträge können über dieses Schaltfeld markiert werden. Nutzen lässt sich die Markierung z. B. zum Ausdruck von allen markierten Aufträgen. Siehe bei "Aufträge ausdrucken".

 

AG, AB, LS, RG, RB und GS-Kürzel

Diese Optionen werden automatisch markiert, wenn die entsprechende Auftragsart (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Barrechnung, Gutschrift) ausgedruckt wurde.

Hinweis: Ob für diesen Auftrag ein offener Posten vorhanden ist, können Sie am OP-Schalter sehen. Wenn der Schalter-Text rot ist, ist ein OP vorhanden.

 

Kundennr. und Adresse

Änderungen in der Adresse des Auftrags werden auch automatisch in der Kundenverwaltung eingetragen und umgekehrt, sofern Sie in den Programmoptionen die entsprechende Option aktiviert haben.  Bei jedem Auftrag und bei jeder Bestellung kann ein Ansprechpartner aus der beim Kunden bzw. Lieferanten hinterlegten Ansprechpartnerliste ausgewählt werden. Klicken Sie dazu im Feld Name auf den - Schalter, der sich rechts neben dem Eingabefeld befindet oder drücken STRG+F. Es öffnet sich dann die Ansprechpartnerliste, aus der Sie mit dem - Schalter den angewählten Ansprechpartner übernehmen können.

 

Wenn die Ansprechpartner-Auswahl nicht zur Verfügung steht, kann dies folgende Ursachen haben:

 

Lieferadresse eingeben oder auswählen

Wenn sich die Rechnungs- und Lieferadresse unterscheiden, können Sie hier die abweichende Lieferadresse wählen. Lieferadressen können entweder direkt im Auftrag eingegeben werden oder in der Kundenverwaltung als separate Kunden angelegt und ausgewählt werden. Sobald bei einem Kunden eine Lieferadresse eingetragen wurde, wird diese automatisch in den Auftrag übernommen und beim Lieferscheindruck anstelle der normalen Rechnungsadresse ausgedruckt.

Zu jedem Kunden können beliebig viele Lieferadressen hinterlegt werden. Um die Lieferadressen des angewählten Kunden aufzurufen, müssen Sie auf den - Schalter neben dem Feld "Lieferadresse" klicken oder STRG+F drücken während sich der Fokus in dem Eingabefeld befindet. Es erscheint die Lieferadressen-Liste, in der sich über den - Schalter eine neue Lieferadresse hinzufügen läßt, die Sie anschließend über den - Schalter als Standard-Lieferadresse in die Kundenstammdaten übernehmen können. Falls Ihnen dieser Weg zu umständlich ist, lässt sich die Lieferadresse im Auftrag auch einfach über den "+" Schalter auswählen. Wenn Sie die Kundennummer der Lieferadresse kennen, können Sie diese auch direkt in das Feld eintragen.

 

Lieferadresse entfernen

Um die eingetragene Lieferadresse zu entfernen, löschen Sie einfach den Feldinhalt oder klicken mit der rechten Maustaste in das Feld "Lieferadresse" und wählen den Menüpunkt "Keine Lieferadresse".

 

Vertreter

Wählen Sie hier ggfs. den Vertreter (aus der Vertreter-/Mitarbeiterverwaltung), um für einzelne Vertreter automatisch eine Provisionsabrechnung (Menü Drucken > Provisionsliste) aus den eingegebenen Aufträgen erstellen zu können. Die Provision der einzelnen Artikel wird dabei aus der Artikelverwaltung übernommen, es sei denn, Sie haben in der Kundenverwaltung im Menü Faktura für diesen Kunden eine feste Provision eingegeben. Die Provision einer einzelnen Position kann auf der Kartei "Position einzeln" geändert werden, die Gesamtprovision des Auftrags steht auf der Kartei  "Mehr...".

 

Steuer inkl./zzgl./ohne

Wählen Sie hier "inkl.", wenn bei den Aufträgen die auf dem Bildschirm und beim Ausdruck angezeigten Artikelpreise die Steuer bereits enthalten sollen, also brutto fakturiert wird, oder "zzgl.", wenn die Steuer aufgeschlagen werden soll, d. h. netto fakturiert wird. Bei Ihren Auslandskunden können Sie "ohne" wählen, dann verstehen sich die Preise netto, ohne dass Steuer aufgeschlagen oder ausgewiesen wird.

Bei Neuanlage eines Auftrags wird diese Einstellung aus der Kundenverwaltung (Faktura) übernommen, wenn Sie einen Kunden in den Auftrag aufnehmen. Sie können nämlich schon bei jedem einzelnen Kunden festlegen, ob seine Aufträge inkl, zzgl. oder ohne Steuer erstellt werden sollen.

Wenn Sie grundsätzlich nur netto oder nur brutto fakturieren, sollten Sie dies in der Kundenverwaltung als Vorgabe eintragen, damit Sie dieses Eingabefeld bei Neuanlage nicht immer wieder ändern müssen. Siehe dazu bei "allgemein gültige Bearbeitungsfunktionen".

Der Steuersatz kann im Auftrag außerdem bei jeder einzelnen Position in der Spalte "St." individuell vergeben werden.

 

Sobald Sie bei Aufträgen "ohne Steuer" aktivieren, erscheint rechts ein zusätzliches Auswahlfeld, in dem Sie wählen müssen, ob es sich um eine Warenlieferung, sonstige Leistung oder Dreiecksgeschäft handelt. Diese Auswahl wird in die Zusammenfassende Meldung übernommen.

 

Preisgruppe

Die Preisgruppe bestimmt, welcher Artikelpreis aus der Artikelverwaltung in den Auftrag übernommen wird. Wenn keine Preisgruppe oder die Preisgruppe "1" ausgewählt ist, wird der erste Nettopreis des Artikel übernommen, bei "2" dementsprechend der zweite Verkaufspreis usw. Über dieses Feld können Sie den Kunden z. B. Einzelhandels und Großhandelspreise zuordnen.

 

Siehe auch:

Feldbeschreibungen

Kartei "Positionen"

Kartei "Kopfdaten"

Kartei "Mehr..."

Kartei "Abo"

Kartei "Abschläge"

 

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www.Amicron.org - Stand: 13.01.2022.

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