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Ansprechpartner

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Auf der Kartei "AP" (=Ansprechpartner) werden die Daten der Ansprechpartner zu einem Kunden- bzw. Lieferantendatensatz verwaltet. Sie haben dabei auch die Möglichkeit, zu beliebig vielen Ansprechpartnern die Telefon- und Faxnummer zu speichern und beliebig lange Bemerkungen zu erfassen.

 

In AMICRON-MAILOFFICE 5 können Sie personalisierte Serienbriefe und Serien-E-Mails an alle Ansprechpartner senden.

 

Neue Ansprechpartner eintragen

Um einen neuen Ansprechpartner anzulegen, drücken Sie entweder den - Schalter oder die Einfg-Taste. Es öffnet sich dann die Karteisicht, wo Sie die Details des Ansprechpartners eingeben können.

 

Ansprechpartner in die Adresse übernehmen

Wenn Sie einen bestimmten Ansprechpartner in die Hauptadresse übernehmen möchten, müssen Sie in der Kunden- / Lieferantenverwaltung bzw. im Auftragsfenster im Feld Name auf den - Schalter klicken, der sich rechts neben dem Eingabefeld befindet. Es öffnet sich dann die Ansprechpartnerliste, aus der Sie den angewählten Ansprechpartner über den Link "Ansprechpartnername in die Adresse übertragen" in die Adresse übernehmen können.

 

Ansprechpartner wird in den Auftrag übernommen

Wenn für einen Kunden Aufträge erstellt werden, wird der in der Kundenadresse eingetragene Ansprechpartner in den Auftrag übernommen. Sie können den Ansprechpartner dann im Auftrag noch entfernen oder einen anderen wählen.

 

Ansprechpartner für Lieferschein, Rechnung, Mahnung etc. festlegen

Bei Bedarf lässt sich für jede Auftragsart ein abweichender Ansprechpartner festlegen. Tragen Sie dazu bei den Empfängern den passenden Ansprechpartner ein.

 

Ansprechpartner suchen

Um einen bestimmten Ansprechpartner zu finden, rufen Sie die Suchfunktion der Kundenverwaltung auf. Wenn Sie nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse suchen möchten, tragen Sie den Suchbegriff in die entsprechenden Felder ein. Die Suche ermittelt dann alle Kunden, für die ein entsprechender Ansprechpartner hinterlegt wurde. Falls Sie nach anderen Feldern suchen möchten, verwenden Sie bitte die Option "Volltextsuche", die sich rechts oben in der Kundenverwaltung befindet. Tragen Sie dort den Suchbegriff in das Eingabefeld ein und aktivieren die Option "auch in den AP". Anschließend werden alle Kunden aufgelistet, bei denen ein Ansprechpartner mit dem eingegebenen Suchbegriff gefunden wurde (es werden alle Felder durchsucht).

 

Ansprechpartner anrufen

Klicken Sie auf den - Schalter, um die Telefonwahl aufzurufen.

 

Datenfelder eines Ansprechpartners

Anrede / Titel

Bei Anrede tragen Sie die persönliche Anrede des Ansprechpartners ein, also entweder "Herrn" oder "Frau". Bitte achten Sie hier auf eine korrekte Eingabe, da der Ansprechpartner bei fehlender oder falscher Anrede nicht bei den Serienbriefen und Serien-E-Mails berücksichtigt wird bzw. falsch angeredet wird. In das Feld Titel können Sie zusätzlich den Titel eintragen, sofern vorhanden, z. B. "Dr.", "Prof." oder "Dipl. Ing.".

 

Telefon, Handy

Diese Telefonnummern können über die Telefonwahl automatisch gewählt werden und werden auch bei der Anruferkennung berücksichtigt.

 

Abteilung, Position

Diese Felder dienen zur allgemeinen Information. In AMICRON-MAILOFFICE 5 lassen sich über die Abteilung und Position Ansprechpartner zielgenau für Serien-E-Mails, Serienbriefe und Werbeaktionen selektieren.

 

Briefanrede

Aus der Anrede und dem Titel wird automatisch laut den Vorgaben, die im Menü Einstellungen eingetragen wurden, die Briefanrede generiert. Auch eine manuelle Eingabe ist hier möglich.

 

E-Mail

Die E-Mail des Ansprechpartners wird bei AMICRON-MAILOFFICE 5 für die automatische Zuordnung von ein- und ausgehenden E-Mails verwendet, so dass Sie dort alle zugehörigen E-Mails automatisch bei dieser Adresse wiederfinden (Schalter "E-Mails" im Adressfenster). Durch einen Mausklick auf den Schalter neben dem Feld wird das installierte Standard-E-Mailprogramm aufgerufen und eine neue E-Mail erstellt. Außerdem wird die eingegebene E-Mail-Adresse von AMICRON-MAILOFFICE 5  beim Erstellen von Serien-E-Mails verwendet.

 

Letzte Serien-E-Mail, letzter Serien-Brief

Hier kann festgehalten werden, wann Sie dem Kunden das letzte Mal eine Serien-E-Mail bzw. einen Serienbrief geschickt haben. AMICRON-MAILOFFICE 5 trägt beim Versenden von Serien-E-Mails, Serienbriefen und Werbeaktionen automatisch das Datum ein.

 

Serienbrief-Sperre, Serien-E-Mail-Sperre

Aktivieren Sie diese Optionen, wenn der Ansprechpartner keinen Serienbrief bzw. keine Serien-E-Mail erhalten soll. Diese Sperren werden von AMICRON-MAILOFFICE 5 beim Erstellen eines Serienbriefs bzw. einer Serien-E-Mail entsprechend berücksichtigt.

 

Ansprechpartner importieren

Siehe Kapitel Datenimport.



www.Amicron.org - Stand: 29.06.2020.

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