Offene Posten und Zahlungseingänge

Siehe auch:

In der Offenen-Posten-Verwaltung können Sie alle offenen, also noch nicht bezahlten Rechnungsbeträge, die bereits erfolgten Zahlungen und die Mahnschreiben kontrollieren. Die Außenstände werden von AMICRON-FAKTURA 12.0 automatisch in die offenen Posten aufgenommen, wenn Sie Rechnungen drucken (siehe hierzu in der Auftragsbearbeitung Menü Einstellungen > Programmoptionen) oder manuell buchen.

Außerdem können Sie die Zahlungseingänge zu offenen Rechnungen eingeben, die sich dann optional auch an die Fibu / DATEV übergeben lassen. Sobald ein offener Posten vollständig bezahlt wurde, wird er automatisch nicht mehr angezeigt.

Der Aufruf der offenen Posten erfolgt über das Menü Aufträge > Offene Posten.

Sie können einen bestimmten offenen Posten anwählen, indem Sie durch die offenen Posten blättern, die Funktion "Suchen" aufrufen oder ihn in der Liste auswählen.

Auflistung und Suche vorhandener offener Posten

Auf der Kartei "Liste" erhalten Sie eine Liste aller oder bestimmter offener Posten. Sie können wie gewohnt durch die Liste blättern, Datensätze markieren und auswählen. Um alle Daten zu dem in der Liste gewählten offenen Posten zu sehen, wechseln Sie einfach zur Karteisicht.

Suchen

Auf der Kartei Liste finden Sie im oberen Bereich Eingabefelder für die Suchbegriffe. Geben Sie hier z. B. bei Kundennr. "10000" ein, wenn Sie alle offenen Posten des Kunden mit der Kundennummer 10000 sehen möchten. Klicken Sie auf den Schalter Suche beginnen, damit die Suche gestartet wird.

Alle offenen Posten anzeigen

Um alle vorhandenen offenen Posten anzeigen zu lassen, klicken Sie einmal auf die Lupe (oder drücken STRG+S). Dadurch werden die Suchfelder geleert. Wenn Sie anschließend auf "Suche beginnen" klicken, werden alle offenen Posten angezeigt.

Summe der offenen Posten anzeigen

Über den Schalter mit dem -Symbol wird die Summe der offenen Posten angezeigt. Sofern bestimmte offene Posten markiert wurden, erhalten Sie auf einer separaten Kartei auch eine Summe der markierten Posten. Auf einer weiteren Kartei wird die Summe für den angewählten Kunden aufgelistet.

Zahlungseingang buchen

Um in der Offenen-Posten-Verwaltung einen Zahlungseingang zu einem oder mehreren offenen Posten durchzuführen, gibt es folgende Möglichkeiten:

•	Schalter "Zahlungseingang" drücken

•	Tastenkombination ALT+Z bzw. ALT+L drücken

Über die Menüoption "Zahlungseingang aktueller offener Posten" wird ein Zahlungseingang für den im Offenen-Posten-Fenster angewählten offenen Posten durchgeführt. Mit der Option "Zahlungseingang alle markierten offenen Posten" können alle markierten offenen Posten automatisch als bezahlt verbucht werden, wodurch der noch offene Betrag des jeweiligen offenen Posten als Zahlungseingang gebucht wird.

Weiteres hierzu finden Sie im Kapitel "Zahlungseingang buchen".

Anlage eines offenen Postens

Offene Posten werden vom Programm automatisch angelegt, wenn Sie im Auftragsmodul eine Rechnung schreiben und drucken oder manuell buchen.

Löschen eines offenen Posten

Um den angewählten offenen Posten zu löschen, drücken Sie den - Schalter. Der offene Posten kann danach z. B. durch erneutes Buchen der Rechnung wieder als offener Posten angelegt werden. Falls zu dem offenen Posten bereits Zahlungen gebucht wurden, erscheint eine Abfrage, ob diese ebenfalls gelöscht werden sollen. Siehe auch: Fenster "Offenen Posten löschen"

Mahnungen drucken und bearbeiten

Mahnung(en) drucken

Eine einzelne Mahnung für den aktuellen angezeigten offenen Posten kann über den Schalter "Mahnung drucken" oder über das Menü Drucken > Mahnung aktueller OP erstellt werden.

Wenn alle oder mehrere fällige Mahnungen gedruckt werden sollen, rufen Sie am Besten den Menüpunkt Aufträge > Mahnlauf auf. Weiteres hierzu finden Sie im Kapitel "Mahnlauf".

Mahnung löschen

Falls z. B. eine Mahnung wiederholt oder rückgängig gemacht werden soll, kann über diesen Schalter die höchste Mahnstufe gelöscht werden. Dabei wird das Datum dieser Mahnstufe geleert, die Mahngebühr und die Verzugszinsen auf die Werte der vorigen Mahnstufe zurückgesetzt bzw. auf Null gesetzt, falls die erste Mahnung gelöscht wird.

Wieviele Mahnungen bereits gedruckt wurden, ermittelt das Programm aus den Feldern, in denen das Datum der einzelnen Mahnstufe eingetragen steht (1.Mahnung bis 5.Mahnung). Siehe hierzu auch weiter unten.

Mahnvorgaben

Ruft das Fenster mit den Mahnvorgaben auf. Tragen Sie dort die Mahntexte, Gebühren und Mahnzinsen für die einzelnen Mahnstufen ein. Details hierzu finden Sie im Kapitel "Mahnvorgaben".

Mahnungsdaten: 1. Mahnung bis 5. Mahnung

Das Datum der einzelnen Mahnstufen, (Datum, an dem die Mahnung der jeweiligen Mahnstufe geschrieben wurde), kann frei eingegeben und geändert werden. Die Daten der einzelnen Mahnstufen befinden sich rechts in der Bildschirmmaske des jeweiligen offenen Posten.

Wenn in einer Mahnstufe kein Datum steht, wurde auch noch keine Mahnung geschrieben (oder Sie haben das Datum gelöscht). AMICRON-FAKTURA 12.0 erkennt an diesen Tagesdaten, bis zur wievielten Mahnstufe bereits gemahnt wurde. Steht also z. B. in der 2. Mahnstufe ein Datum, bei der 3.-5.-Mahnstufe hingegen keines, so wird AMICRON-FAKTURA 12.0 beim nächsten Mahndruck für diesen offenen Posten die 3. Mahnung ausdrucken.

Die Datum-Einträge können Sie frei ändern, ergänzen oder löschen, z. B. für den Fall, dass Sie eine Mahnung einmal nicht mit AMICRON-FAKTURA 12.0 schreiben oder eine gedruckte Mahnung rückgängig machen möchten. Wenn Sie die Mahnungen vom Programm ausdrucken lassen, ist es nicht nötig, das Datum von Hand einzutragen, da hier beim Mahnungsdruck automatisch das Tagesdatum eingetragen wird.

Kunden-Mahnsperre

Hier wird das Schaltfeld aus der Kundenverwaltung (auf der Kartei "Sonstiges") angezeigt, über das Sie den Mahnungsdruck für diesen Kunden sperren lassen können. Das Feld gilt somit nicht bezogen auf den einzelnen offenen Posten, sondern auf alle offene Posten dieses Kunden.

Kunden-Auftragssperre

Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie bereits eine Mahnung zu diesem offenen Posten gedruckt haben. Wenn Sie die Auftragssperre aktivieren, dürfen für diesen Kunden keine Aufträge mehr erstellt werden. Das Feld entspricht dem Feld "Auftragssperre" aus der Kundenverwaltung, Kartei "Sonstiges".

Mehr zu diesem Thema finden Sie im Kapitel "Mahnungen".

Die Datenfelder

Rechnung

Die Rechnungsnummer wird bei automatischer Anlage des offenen Posten aus der Auftragsbearbeitung übernommen. Bei manueller Anlage wird hier die Nummer eingetragen, die Sie im Menü Einstellungen > Programmoptionen als nächste freie Rechnungsnummer eingetragen haben.

vom

Hier wird das Rechnungsdatum eingetragen. Bei automatischer Anlage des offenen Posten wird dies aus der Auftragsbearbeitung übernommen. Dieses Datum wird zur Berechnung der ersten Mahnung benötigt.

markiert

Mit diesem Schaltfeld können Sie einen offenen Posten markieren, um dann für alle markierten einen Zahlungseingang zu buchen.

OP angelegt

Bei Anlage des offenen Posten wird hier automatisch das Tagesdatum eingetragen, das nur zu Ihrer Information dient und nicht weiter ausgewertet wird.

geändert

Das Datum dient nur zu Ihrer Information und wird nicht weiter ausgewertet.

Kundennr. und Adresse

Diese Daten werden automatisch aus der Rechnung übernommen und können hier nicht geändert werden.

Rechnungsbetrag

Wenn der offene Posten automatisch durch die Auftragsbearbeitung angelegt wurde, wird hier der Gesamtwert des Auftrags (ohne Skontoabzug) eingetragen. Bei manueller Eingabe kann hier ein beliebiger Wert eingetragen werden.

Zahlbar bis

Dieses Datum bestimmt, bis wann der Auftrag bezahlt sein sollte und wird bei automatischer Anlage des offenen Posten aus der Auftragsbearbeitung übernommen. Das Datum berechnet sich aus dem Rechnungsdatum plus dem Wert im Feld "Zahlbar in .. Tagen".

Summe der Zahlungen

Wenn ein Zahlungseingang durchgeführt wird, wird hier automatisch die Summe der bereits eingetragenen Zahlungen summiert.

Offener Betrag

Der offene Betrag berechnet sich aus:

Rechnungsbetrag- Summe Zahlungen- Skonto- Gutschrift+ Mahngebühr + Verzugszinsen

Skonto/Skonto bis/ Skonto%

Der Skontobetrag wird vom offenen Betrag abgezogen. Wenn in der Auftragsbearbeitung bei einer Rechnung Skonto vergeben wird und diese Rechnung gebucht wird, so wird der Skontowert der Rechnung automatisch in diese Felder des offenen Postens übernommen. Wenn Sie in den Programmoptionen die Einstellung "Skonto nur für skontierbare Artikel" aktiviert haben, wird der Skontobetrag nicht auf Basis der kompletten Rechnungssumme berechnet sondern auf der Summe derjenigen Artikel, bei denen Sie im Artikelstamm die Option "skontierbar" aktiviert haben.

Falls der Zahlungseingang ohne Abzug von Skonto erfolgt, müssen Sie vor der Eingabe des Zahlungseingangs den Skontowert löschen. Löschen Sie dazu das Eingabefeld "Skonto" oder klicken Sie auf das Schaltfeld vor dem Skontofeld. Um die Skontofelder nach dem Löschen wieder sichtbar zu machen, müssen Sie auf das Schaltfeld vor dem Skontofeld klicken. Die Eingabewerte bleiben dann allerdings weiterhin gelöscht.

Gutschrift

Die Gutschrift wird vom offenen Betrag abgezogen und wird nicht weiter gespeichert. Wenn Sie die Gutschrift aufheben möchten, löschen Sie das Eingabefeld "Gutschrift" oder klicken auf das Schaltfeld vor dem Gutschriftfeld. Um das Gutschriftfeld nach dem Löschen wieder sichtbar zu machen, müssen Sie erneut auf das Schaltfeld klicken.

Mahngebühr

Die Mahngebühr wird automatisch laut den Vorgaben zugewiesen, die unter "Mahnvorgaben" eingetragen sind, wenn eine Mahnung gedruckt wird. Wenn Sie die Mahngebühr aufheben möchten, löschen Sie das Eingabefeld "Mahngebühr" oder klicken auf das Schaltfeld. Um das Feld nach dem Löschen wieder sichtbar zu machen, müssen Sie erneut auf das Schaltfeld klicken.

Verzugszinsen / Zinssatz / für .. Tage

Die Zinsen für die Zeit, die der Kunde mit der Zahlung des offenen Postens im Verzug steht, werden in diesen Feldern eingetragen. Die Zuweisung der Werte erfolgt laut den Vorgaben unter "Mahnvorgaben" automatisch, wenn eine Mahnung gedruckt wird.

Wenn Sie die Verzugszinsen aufheben möchten, löschen Sie das Eingabefeld "Verzugszinsen" oder klicken auf das Schaltfeld vor diesem Eingabefeld. Um die Felder nach dem Löschen wieder sichtbar zu machen, müssen Sie erneut auf das Schaltfeld klicken.

Die Zinstage werden aus der Differenz zwischen dem Rechnungsdatum und dem Fälligkeitsdatum berechnet. Dieses Fälligkeitsdatum ergibt sich aus dem Mahndatum der vorigen Mahnstufe plus die Tage im Feld "Mahntage" der darauf folgenden Mahnung, die beim Kunden individuell eingestellt werden können (Fakturadaten).

individuelle Mahngebühren und Zinsen

Standardmäßig werden die Mahngebühren und Zinsen automatisch gemäß der eingestellten Mahnvorgaben ermittelt und beim offenen Posten eingetragen. Wenn Sie abweichende Werte eintragen möchten, müssen Sie diese Option aktivieren, damit beim Druck der Mahnung die Automatik außer Kraft gesetzt wird. Falls Sie bei bestimmten offenen Posten keine Gebühren oder Zinsen berechnen möchten, aktivieren Sie vor dem Mahnungsdruck die Option Mahngebühren und/oder Zinsen damit die Option "individuelle Mahngebühren und Zinsen" angezeigt wird und aktivieren diese Option anschließend.

Uneinbringlich

Falls ein offener Posten vom Kunden nicht gezahlt wird, können Sie diesen hier als uneinbringlich markieren.

Lastschrift wurde angelegt am

Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie in der Auftragsbearbeitung zu dieser Rechnung eine Lastschrift erstellt haben.

Vorlage am / für Mitarbeiter / Anlass

Tragen Sie hier das Datum ein, an dem Ihnen bzw. dem gewählten Mitarbeiter der offene Posten vorgelegt werden soll. Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie im Kapitel "Wiedervorlage".

Bemerkung

Hier können Sie beliebige Bemerkungen zu einem offenen Posten eintragen. Falls noch kein Text in das Bemerkungsfeld eingetragen wurde, müssen Sie das Feld zuerst durch einen Klick auf das Schaltfeld öffnen.

Drucken

Über das Menü "Drucken" kann eine Liste aller Außenstände und aller Zahlungseingänge ausgegeben werden.

Liste aller Zahlungseingänge

Eine Auflistung aller gebuchten Zahlungseingänge erhalten Sie über den Menüpunkt Drucken > Zahlungseingänge. Hier lässt sich anschließend die Sortierung und der gewünschte Zeitraum frei einstellen.

www.Amicron.org - Stand: 15.12.2017.

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