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Mahnungen

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Dieses Kapitel beschreibt die Grundlagen für das Mahnwesen. Allgemeine Infos zum Thema "richtig mahnen" finden Sie z. B. auf der Webseite von Akademie.de.

 

Mahnungen drucken

Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind ein leidiges Thema, andererseits ein notwendiges Übel. Kaum ein Betrieb, der Rechnungen schreibt, kommt ohne sie aus, wenn er seine Geschäfte wahren will. Mit AMICRON-FAKTURA 12.0 können Sie das Drucken von Mahnungen automatisieren und fällige Mahnungen wahlweise manuell oder vollautomatisch ausdrucken.

Außerdem werden alle Mahnungen, die zu ein und demselben Kunden gehören, gesammelt und zu einer Mahnung zusammengefasst. So ist sichergestellt, dass ein Kunde bei mehreren fälligen offenen Rechnungen nicht für jede Rechnung ein einzelnes Mahnschreiben erhält. Falls Ihnen das nicht zusagt, können Sie auch bei mehreren fälligen Mahnungen jede einzeln ausdrucken.

 

Einzelne Mahnung drucken

Rufen Sie hierzu über das Menü Aufträge > offene Posten die Offene-Posten-Verwaltung auf und suchen sich dort den offenen Posten aus, der angemahnt werden soll. Anschließend kann über das Menü Drucken > Mahnung aktueller OP oder den Schalter Mahnung drucken für diesen offenen Posten eine Mahnung erstellt werden.

 

Mahnlauf: alle fälligen Mahnungen drucken

Alle fälligen Mahnungen können Sie über folgende Menüs aufrufen:

 

Aufträge > Mahnlauf
Drucken > Mahnung alle fälligen OP in der Offenen-Posten-Verwaltung.

 

Es erscheint ein Fenster mit der Liste aller fälligen Mahnungen, in der gewählt werden kann, welche Mahnungen wirklich ausgedruckt werden sollen.

 

Da bei den einzelnen Mahnungen unterschiedliche Mahnstufen möglich sind, wird die Mahnstufe unter der Überschrift "Mahnstufe" ausgegeben. Zum offenen Betrag wird noch die Mahngebühr addiert. (Die Mahngebühren können unter "Mahnvorgaben" festgelegt werden.)

Bitte beachten Sie, dass bei den Kunden, die Sie in der Kundenverwaltung mit einer Mahnsperre versehen haben, keine Mahnung angezeigt/gedruckt wird.

 

Mahnfristen und Fälligkeit der einzelnen Mahnungen

Nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit der Rechnung ein Kunde die erste und weitere Mahnungen erhält, bestimmt der Eintrag "Mahntage x.te Mahnung" in der Kundenverwaltung (Kartei Sonstiges). Die erste Zahl bei "Mahntage" gibt an, nach wie vielen Tagen nach der Fälligkeit der Rechnung die erste Mahnung fällig wird. Die zweite Zahl gibt an, nach wie vielen Tagen nach der ersten Mahnung die zweite Mahnung fällig wird usw., sehen Sie hier ggfs. im entsprechenden Kapitel der Kundenverwaltung nach.

 

Wann ist die erste Mahnung fällig?

Die erste Mahnung ist fällig, wenn das Datum im Feld "Zahlbar bis" des offenen Posten plus die Tage, die Sie beim Kunden im Feld "Mahntage 1." eingetragen haben, vor dem aktuellen Datum (Systemdatum) liegt.

Wenn kein Datum im Feld "Zahlbar bis" eingetragen ist, erfolgt die Berechnung stattdessen auf das im offenen Posten eingetragene Rechnungsdatum bzw. auf das im Auftrag eingetragene Valutadatum.

 

Beispiel:

Sie schreiben am 1.3.2010 eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen.

In der Rechnung steht also im Feld "Rechnungsdatum" der 1.3.2010 und im Feld "Zahlbar in" "14". Bei dem erstellten offenen Posten wird im Feld "Zahlbar bis" automatisch der 15.3.2010 eingetragen. Da Sie beim Kunden im Feld "Mahntage 1. Mahnung" 7 Tage eingetragen haben, ist die erste Mahnung ab dem 23.3.2010 fällig.

 

Wann ist die 2. bis 5. Mahnung fällig?

Die Berechnung ab der 2. Mahnung ist einfacher als bei der 1. Mahnung. Denn ab der 2. Mahnung wird einfach das Mahndatum der vorigen Mahnung plus die Anzahl der Tage im entsprechenden Feld "Mahntage" beim Kunden gerechnet.

 

Beispiel:

Die 1. Mahnung wurde am 1.3.2010 gedruckt und im Feld Mahntage 2. Mahnung sind 14 Tage eingetragen worden. Die 2. Mahnung ist also ab dem 15.3.2010 fällig.

 

Bemerkung: Da bei der 5. Mahnung keine Vorgabe in der Kundenverwaltung möglich ist, rechnet AMICRON-FAKTURA 12.0 mit 14 Tagen.

 

Wenn keine Mahnung ausgedruckt wird, Sie aber der Meinung sind, dass eine Mahnung fällig wäre...

Kontrollieren Sie in diesem Fall

 

ob Sie beim Kunden versehentlich eine Mahnsperre aktiviert haben
ob die gewünschte Mahnstufe bereits gedruckt wurde (siehe Feld "Mahndatum" beim offenen Posten)
ob Sie bereits für die fünfte Mahnstufe eine Mahnung gedruckt haben (mehr Mahnstufen sind nicht möglich)
ob der offene Betrag den in den Mahnvorgaben definierten Mindestbetrag unterschreitet
ob das Systemdatum vor dem Fälligkeitsdatum plus die Tage im Feld Mahntage x.te Mahnung in der Kundenverwaltung liegt

 

Wenn sich in den obigen Fällen eine Frage mit "Ja" beantworten lässt, wird keine Mahnung ausgedruckt. Möchten Sie dennoch eine Mahnung ausdrucken, machen Sie die obige Ursache einfach rückgängig.

Prüfen Sie auch, ob das Systemdatum des Computers mit dem wirklichen Tagesdatum übereinstimmt.

 

Mahnung löschen/zurücksetzen

Das Drucken einer Mahnung kann in der OP-Verwaltung über den Schalter "Mahnung löschen" rückgängig gemacht werden. Näheres hierzu ist in der Offenen-Posten-Verwaltung dokumentiert.

 

Mahnung nachträglich erneut ausdrucken

Wenn Sie nachträglich eine Kopie von einer gedruckten Mahnung benötigen, können Sie wie folgt vorgehen:

1.Rufen Sie den passenden offenen Posten auf.
2.Notieren Sie das Mahndatum aller Mahnstufen.
3.Löschen Sie alle Mahnstufen (Schalter "Mahnung löschen").
4.Prüfen Sie, ob die Mahngebühr und die Zinsen auf Null gesetzt wurden. Falls nicht, führen Sie dies manuell durch.
5.Setzen Sie das Systemdatum auf das Datum, an dem die erste Mahnstufe gedruckt wurde.
6.Drucken Sie die erste Mahnung zu dem angewählten offenen Posten erneut aus.
7.Falls Sie auch die zweite und dritte Mahnung benötigen, fahren Sie dafür analog fort wie ab 5.) beschrieben.

 

Vergessen Sie anschließend nicht, das Systemdatum auf das aktuelle Datum zu setzen.

 

Mahngebühren

Spätestens ab der zweiten Mahnung werden Sie dem Kunden in der Regel Mahngebühren berechnen. Diese können in den "Mahnvorgaben" für jede Mahnstufe entsprechend eingestellt werden.

Wenn für den Kunden eine Mahnung mit einem offenen Posten gedruckt wird, wird die entsprechende Mahngebühr ausgewiesen und auf den offenen Posten addiert. Für den Fall, dass eine Mahnung mehrere offene Posten enthält, wird die Mahngebühr der höchsten Mahnstufe berechnet und auf den ersten offenen Posten dieses Kunden addiert. Bei den restlichen offenen Posten werden keine Gebühren addiert.

 

Individuelle Mahngebühren und Zinsen

Standardmäßig werden die Mahngebühren und Zinsen automatisch gemäß der eingestellten Mahnvorgaben ermittelt und beim offenen Posten eingetragen. Wenn Sie abweichende Werte eintragen möchten, müssen Sie beim offenen Posten diese Option aktivieren, damit beim Druck der Mahnung die Automatik außer Kraft gesetzt wird. Falls Sie bei bestimmten offenen Posten keine Gebühren oder Zinsen berechnen möchten, aktivieren Sie vor dem Mahnungsdruck die Option Mahngebühren und/oder Zinsen damit die Option "individuelle Mahngebühren und Zinsen" angezeigt wird und aktivieren diese Option anschließend.

 

Mahnzinsen

Gesetzlich stehen dem Gläubiger vom Schuldner ab dem Zeitpunkt des Verzugs Verzugszinsen auf die Hauptforderung zu. Die folgenden Angaben gelten für Deutschland und wurden nach bestem Wissen zusammengestellt, sind aber ohne Gewähr!

 

Wann kommt ein Kunde in Zahlungsverzug?

 

Es gibt drei Möglichkeiten bei der Begleichung einer Rechnung in Verzug zu geraten:

 

1.Verzug durch Mahnung: Ab dem Zeitpunkt, zu dem der Kunde Ihre Mahnung erhält, die ihn dazu auffordert die fällige Forderung zu begleichen, befindet sich der Kunde mit seiner Zahlung im Verzug. Der Verzug beginnt in diesem Fall also mit der Zustellung der Mahnung. Ein Problem besteht für Sie teilweise darin, zu beweisen, wann dem Schuldner die Mahnung zugestellt werden konnte. Abhilfe schafft hier die Versendung der Mahnung mittels Einschreiben mit Rückschein.

 

2.Verzug ohne Mahnung: Eine Mahnung ist für den Verzug entbehrlich, wenn durch ein Kalenderdatum (z. B. in einem Vertrag oder auf der Rechnung) bestimmt wird, bis wann die Forderung vom Schuldner zu begleichen ist. Lässt der Kunde die Zahlungsfrist verstreichen, befindet er sich ab dem Tag im Zahlungsverzug, der auf den letzten Tag der Zahlungsfrist folgt. Steht z. B. auf der Rechnung "zahlbar bis zum 1.09.2010", befindet sich der Kunde ab dem 2.09.2010 in Zahlungsverzug.

 

3.Nach dem Gesetz zum Zahlungsverzug, das im Jahr 2000 in Kraft getreten ist, kommt der Schuldner grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung in Verzug, sofern Sie ihm keine kürzere Frist gesetzt haben.

 

Verzugszinsen

Gesetzlich stehen dem Gläubiger vom Schuldner ab dem Zeitpunkt des Verzugs Verzugszinsen auf die Hauptforderung zu. In Deutschland beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz bei Verbrauchergeschäften (nichtgewerblichen Zwecken) 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (Stand 2010) und bei Handelsgeschäften 8%. Bei einem gültigen Basiszinssatz von 0,12% (Stand 5.5.2010, siehe www.Bundesbank.de) würde sich der Verzugszins somit auf 5,12% bzw. 8,12% pro Jahr belaufen. Die Verzugszinsen können in den "Mahnvorgaben" für jede Mahnstufe eingestellt werden.

 

Datum, ab dem der Zahlungsverzug beginnt

Das Datum, ab dem der Verzug beginnt, wird von Amicron-Faktura automatisch berechnet und beim offenen Posten eingetragen. Hierzu wird das Rechnungsdatum verwendet und die Zahlfrist aus dem Feld "Zahlbar in Tagen" addiert. Wenn ein Valutadatum eingegeben wurde, wird dies anstelle des Rechnungsdatums verwendet.

 

 

Falls Sie die Schnittstelle zur Fibu/DATEV nutzen, sollten Sie in den Programmoptionen eine Voreinstellung der Fibukonten für Mahngebühren und Mahnzinsen vornehmen, siehe Kapitel Einstellungen Schnittstelle Fibu/DATEV.

 



www.Amicron.org - Stand: 15.12.2017.

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