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Aufträge: Einstellungen

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Die Einstellungen werden in der Auftragsbearbeitung über das Menü Einstellungen > Programmoptionen aufgerufen.

 

Vorgaben für die Neuanlage

Bei der Neuanlage werden automatisch die Vorgaben aus dem Auftrag mit der Nummer "0" (Null ohne Anführungsstriche) in den neuen Auftrag kopiert. Sie können also beim Auftrag "0" die Werte eintragen, die Sie beim Neuanlegen als Standardwerte vorgegeben haben möchten und nicht mehr von Hand eintragen möchten. Siehe auch bei "allgemein gültige Bearbeitungsfunktionen".

 

Nummernkreise

nächste freie Nummer für...

Die Nummer für den angelegten Auftrag wird bei der Neuanlage automatisch hochgezählt. Für jeden Auftragstyp (Angebot, Lieferschein etc.) wird ein eigener Nummernkreis geführt. Wenn Sie z. B. eine neue Rechnung anlegen, wird automatisch die nächste freie Nummer eingetragen, die Sie bei "nächste freie Nummer für Rechnung" eingetragen haben. Falls diese bereits an einen anderen Auftrag vergeben wurde, wird die übernächste freie Nummer gewählt.

Im Laufe der Zeit kann es dazu kommen, dass sich die Nummernkreise überschneiden. Die Nummernkreise der einzelnen Auftragsarten sollten daher gemäß der ungefähren Anzahl der jährlich zu erwartenden Aufträge zum Jahreswechsel entsprechend angepasst werden.

 

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Die Bezeichnung der Auftragsarten kann hier bei Bedarf geändert werden. In den Auftragsfenstern wird dann die hier eingestellte Bezeichnung verwendet. In den Druckformularen müssen Sie die Änderung dann ggfs. manuell durchführen.

 

Faktura: Allgemeine Einstellungen

 

Rückstandsverwaltung aktivieren

Über diese Einstellung kann die integrierte Rückstandsverwaltung aktiviert werden.

 

Aboverwaltung aktivieren

Wenn Sie wiederkehrende Aboaufträge erstellen möchten, muss diese Option aktiviert sein. Im Auftragsmodul wird dann die Kartei "Abo" angezeigt.

 

Artikelmenge vom Lagerbestand abbuchen

AMICRON-FAKTURA 12.0 führt für Sie automatisch den Lagerbestand. d. h. wenn Sie Ware verkaufen, wird die Menge vom Artikelbestand abgebucht und der Artikelumsatz erhöht. Die Abbuchung erfolgt beim Ausdruck der Auftragsformulare, bei denen Sie in den Vorgaben die Abbuchung aktiviert haben. Wenn z. B. der Bestand erst beim Druck der Rechnung abgebucht werden soll, wählen Sie bei "Artikelmenge vom Lagerbestand abbuchen" nur bei der Rechnung die Option "buchen", bei Angebot, Auftragsbestätigung und Lieferschein hingeben "Nein" (Option "-"). Siehe hierzu auch bei "Buchungsvorgänge in der Auftragsbearbeitung"

 

Auftrag in die offenen Posten übernehmen

Aufträge werden nach dem Ausdruck automatisch in die offenen Posten übernommen und bei einem geänderten Auftrag wird der bereits vorhandene offene Posten dann automatisch korrigiert. Wählen Sie in den Vorgaben, ob dies beim Ausdruck der Auftragsbestätigung oder Lieferschein oder (Bar-) Rechnung erfolgen soll. Wenn Sie die Option "als bezahlt buchen" aktivieren, wird für den Auftrag beim Ausdruck ein Zahlungseingang in Höhe des Auftragswertes durchgeführt und als Zahlungsdatum wird das Rechnungsdatum eingetragen. Siehe hierzu auch bei "Zahlungseingang buchen".

 

Skonto nur für skontierbare Artikel

In den Artikelstammdaten kann eingestellt werden, ob beim Verkauf des Artikel Skonto auf diesen Artikel gewährt wird oder nicht. Aktivieren Sie diese Option, wenn im Auftrag der Skontowert nur skontierbare Artikel berücksichtigen soll.

 

Bestandsprüfung bei Angeboten deaktivieren

Wenn Sie einen Artikel in den Auftrag einfügen, bei dem die Bestandsführung aktiviert ist, findet eine Überprüfung statt, ob der Mindestbestand unterschritten wird. Falls Sie beim Schreiben von Angeboten keine Prüfung mit entsprechendem Warnhinweis benötigen, können Sie die Prüfung über diese Option abstellen.

 

Bei neuem oder geändertem Auftrag das Kunden-Feld "Letzter Kontakt" aktualisieren

Wenn diese Option aktiv ist, wird bei den Kundenstammdaten in das entsprechende Feld das Tagesdatum eingetragen.

 

Auftragsnummer nicht änderbar

Bei der Auftragsneuanlage wird automatisch eine neue Auftragsnummer ermittelt, die bei Bedarf nachträglich noch geändert werden kann. Aktivieren Sie die Option "Auftragsnummer nicht änderbar", wenn die Auftragsnummern nachträglich nicht mehr verändert werden dürfen.

 

Seriennummern

Abfragen bei

Stellen Sie hier für jede Auftragsart ein, wann bei Seriennummern-Artikeln die Seriennummern abgefragt werden sollen. Sie haben die Wahl zwischen "Artikeleingabe" und "Buchung". Aktivieren Sie "Artikeleingabe", wenn bei Übernahme des Artikels in die Auftragsposition sofort die Seriennummern gewählt werden sollen. Wählen Sie "Buchung", wenn erst beim Drucken bzw. Buchen des Auftrags die Seriennummern gewählt werden sollen.

 

Beim Drucken die Seriennummern zum Artikeltext hinzufügen

Aktivieren Sei diese Option, wenn die Seriennummern beim Auftragsdruck unter dem Artikeltext einer Auftragsposition aufgelistet werden sollen. Die Seriennummern werden dann an den Text der Auftragsposition angefügt. Im Drucklayout stehen über die Variable "Text" der Text der Auftragsposition und die zugeordneten Seriennummern zur Verfügung.

Beim Ausdruck eines Auftrags können alternativ die Seriennummern einer Auftragsposition auch ohne Text ausgegeben werden, indem die Variable "Seriennummern" ins Drucklayout eingefügt wird.

 

Freifelder

Zu jeder Seriennummer gibt es Freifelder, deren Bezeichnung Sie hier einstellen können.

 

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Feldbezeichnungen der Freifelder

Zu jedem Auftrag sind mehrere Felder vorhanden, deren Bezeichnung von Ihnen frei gewählt werden kann. Tragen Sie hier die Bezeichnung dieser Freifelder ein.

 

Einstellungen

Wenn Sie im Netzwerk arbeiten, gelten die auf dieser Kartei aufgeführten Einstellungen individuell je Arbeitsstation. Sie können also für jeden Benutzer eigene Einstellungen vornehmen.

 

Erledigte Aufträge dürfen geändert werden

Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob als erledigt markierte Aufträge vom Benutzer geändert werden dürfen, oder ob Änderungen gesperrt werden sollen.

 

Gebuchte Aufträge dürfen geändert werden

Mit dieser Option kann festgelegt werden, ob gebuchte Aufträge vom Benutzer geändert werden dürfen, oder ob Änderungen gesperrt werden sollen.

 

Wenn Sie das Ändern gebuchter Aufträge zulassen, ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit nach GoBD nicht mehr erfüllt. Sie sollten dann die durchgeführten Änderungen dokumentieren, um keine steuerrechtlichen Nachteile zu riskieren und bei der nächsten Steuerprüfung nicht in Erklärungsnot zu geraten.

 

Übernahme der Zahlungsbedingungen des Kunden

Wählen Sie hier, ob die Zahlungsbedingungen, die Sie in der Kundenverwaltung beim Kunden auf der Kartei "Faktura" in das gleichnamige Feld eingetragen haben, grundsätzlich in den Kopftext oder Fußtext des Auftrags übernommen werden sollen. Wenn Sie die Zahlungsbedingungen lieber nicht übernehmen möchten, wählen Sie "Ohne Übernahme".

 

Artikeltext für Übernahme, falls beim Kunden nicht zugeordnet

In der Artikelverwaltung haben Sie die Möglichkeit pro Artikel mehrere Artikeltexte zu speichern. Wenn Sie einen Artikel in den Auftrag übernehmen, kann jedoch nur einer dieser Texte übernommen werden. Über diese Option lässt sich einstellen, welcher Text verwendet werden soll. Wählen Sie "Ausgewählter Artikeltext", falls immer derjenige Text übernommen werden soll, der in der Artikelverwaltung in der Karteisicht angezeigt wird.

Wenn bei dem Kunden bereits ein bestimmter Text eingestellt wurde (Feld "Artikeltextfeld für Aufträge" auf der Kartei Faktura), wird diese Option ignoriert.

 

Warnung, wenn der Kunde noch offene Posten hat

Wenn diese Option aktiviert wurde, erhalten Sie bei Übernahme des Kunden in den Auftrag einen Hinweis, wenn für diesen Kunden noch offene Posten zu anderen Aufträgen vorhanden sind. Dabei wird die Anzahl und die Summe der offenen Posten ausgegeben.

 

Warnung, wenn Besteuerung beim (Auslands-) Kunden falsch einstellt ist

Wenn ein neuer Auftrag erstellt und der Kunde übernommen wird, prüft AMICRON-FAKTURA 12.0 automatisch, ob die gewählte Besteuerung korrekt ist (ob also Steuer ausgewiesen werden soll oder dfer Auftrag steuerfrei ist). Bei einer falschen Besteuerung wird eine Warnung angezeigt und es kann gewählt werden, ob die Besteuerung automatisch korrigiert werden soll. In den Programmoptionen können Sie die notwendigen Ländereinstellungen vornehmen.

 

Warnhinweis, wenn Artikel nicht im Artikelstamm existiert

Bei der Eingabe der Artikelnummer und Bezeichnung prüft AMICRON-FAKTURA 10, ob diese Eingabe in der Artikelverwaltung vorhanden ist. Falls nicht, erscheint eine entsprechende Meldung. Wenn diese Meldung nicht erscheinen soll, deaktivieren Sie einfach diese Option.

 

Abfrage bei individuellem Kundenpreis

Bei der Übernahme eines individuellen Kundenpreises erscheint die Abfrage, ob dieser überhaupt übernommen werden soll, oder ob der normale Preis aus den Artikelstammdaten übernommen werden soll. Wenn Sie diese Option deaktivieren, erscheint dieser Hinweis nicht mehr und es wird dann immer der individuelle Preis übernommen.

 

Ertrag und Provision soll basieren auf

Wählen Sie hier, ob die Berechnung des Ertrags und der Provision auf dem aktuellen Einkaufspreis oder dem durchschnittlichen Einkaufspreis basieren soll. Eine Änderung dieser Einstellung hat keine Auswirkungen auf vorhandene Aufträge und wirkt erst bei neu angelegten Aufträgen.

 

Beim Fortführen eines Auftrags den EK-Preis und Ertrag automatisch aktualisieren

Zwischen dem Zeitpunkt der Erstellung einer Auftragsbestätigung und der Fortführung als Lieferschein oder Rechnung kann es vorkommen, dass in der Zwischenzeit die in der Bestätigung erfassten Artikel zu geänderten Einkaufspreisen eingebucht wurden und sich somit die Einkaufspreise und die Ertragsberechnung für diesen Auftrag geändert haben. Wenn diese Option aktiv ist, werden beim Fortführen die aktuellen EK-Preise aus dem Artikelstamm übernommen und der Ertrag neu berechnet. Falls die Option deaktiv ist, werden stets die Werte aus dem Ursprungsauftrag übernommen.

 

Beim Fortführen eines Auftrags auf abweichende Besteuerung prüfen

Wenn diese Option aktiviert ist, werden beim Fortführen die in den Kundenstammdaten hinterlegten Steuereinstellungen mit denen des Ursprungsauftrags verglichen. Bei Abweichungen erscheint dann eine Abfrage, ob die Einstellungen auf Basis der Kundendaten aktualisiert werden sollen.

 

Beim Fortführen eines Auftrags die Versandinfos vom Lieferschein in die Rechnung übernehmen

Diese Option steuert, ob die beim Lieferschein hinterlegte Sendungsnummer in die Rechnung übernommen wird. Wenn Sie Versandscheine auf Basis des Lieferscheins erstellen und dem Kunden auch auf der Rechnung die Sendungsnummer mitteilen möchten, muss diese Option aktiviert sein.

 

Preisänderung: Preis auch im Artikelstamm aktualisieren

Wenn Sie einen Artikel aus der Artikelverwaltung in den Auftrag übernehmen und anschließend im Auftrag den Preis ändern, besteht die Möglichkeit, dass diese Änderung auch im Artikelstamm eingetragen wird. Sie können wählen, ob der Preis in die Artikelstammdaten und / oder als individueller Kundenpreis eingetragen werden soll.

 

Adressdaten des Kunden dürfen geändert werden

Legen Sie hier fest, ob bei einem Auftrag die Adressfelder des Kunden direkt im Auftrag editiert werden dürfen oder nicht. Falls ja, können Sie noch festlegen, ob die geänderten Daten automatisch  in die Stammdaten des Kunden übernommen werden sollen.

 

Steuersatz für Auftragspositionen

Wenn ein Artikel aus der Artikelverwaltung in die Auftragspositionen übernommen wird, dann wird der Steuersatz aus den Artikeldaten übertragen. Wenn Sie eine Auftragsposition anlegen und keinen Artikel übernehmen, wird der Steuersatz eingetragen, den Sie hier in den Einstellungen festgelegt haben.

 

Kundenlieferadresse immer in die Bestellung übernehmen

Kundenaufträge (Angebote, Auftragsbestätigungen etc.) können in eine Bestellung kopiert oder fortgeführt werden. Wenn Ihre Lieferanten in den meisten Fällen direkt an den Kunden liefern sollen, können Sie diese Option aktivieren, damit Sie in der erzeugten Bestellung den Kunden nicht erst manuell als Lieferadresse auswählen müssen.

 

Kundenadresse immer als Lieferadresse in die Bestellung übernehmen

Aktivieren Sie diese Option, falls beim Fortführen oder Kopieren eines Kundenauftrags grundsätzlich die Kundenadresse als Lieferadresse in die Bestellung übernommen werden soll, der Lieferant also direkt an den Kunden liefern soll (Streckengeschäft, Drop-Shipping).

 

Optionen für die Artikelsuche / Vervollständigung bei der Positionseingabe

Bei der Eingabe der Artikelnummer und Bezeichnung im Auftrag können Sie sich während der Eingabe eine Liste der passenden Artikelnummern bzw. Bezeichnungen als Auswahlliste anzeigen lassen, aus der Sie den gewünschten Eintrag mit der Return-Taste übernehmen können. Die Option Zeichen bis Artikelsuche in Artikel-Eingabe legt fest, wieviele Zeichen Sie von der Artikelnummer eintippen müssen, bis die Suche gestartet wird. Für die Bezeichnungseingabe gibt es eine separate Option Zeichen bis Artikelsuche in Bezeichnungs-Eingabe.

Wenn Sie über eine sehr große Artikelanzahl verfügen, sollten Sie hier einen größeren Wert (ab 3) eintragen oder diese Optionen deaktivieren ("0" eintragen), da sonst die Eingabe bei den Auftragspositionen durch die Suche nach den passenden Datensätzen zu langsam werden kann.

Die Option Artikel maximal anzeigen bestimmt, wieviele passende Artikel in der Liste maximal aufgeführt werden sollen.

 

Vordefinierte Zahlweisen und Lieferarten ändern

Unter "Allgemein > Lieferart/Zahlweise" haben Sie die Möglichkeit Lieferarten und Zahlweisen zu ändern und zu ergänzen.

 

Auftragsimport und Export

Die Dokumentation für diese Einstellungen finden Sie im Kapitel zum Auftragsimport bzw. Export.



www.Amicron.org - Stand: 15.12.2017.

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