Auftragsbearbeitung

Siehe auch:

Drucken:

Aufträge, Etiketten, Auftragsliste, Provisionsliste, Drucklayout anpassen, Aufträge per E-Mail oder Fax senden, Versand über DHL und Hermes inkl. Versandscheindruck

Im Modul Auftragsbearbeitung werden Aufträge geschrieben, geändert, verwaltet und gedruckt. Nach Rechnungsdruck wird die Rechnung in die Offene Posten-Verwaltung überführt. Bei Überschreitung der Zahlungsfrist können dann automatisch Mahnungen gedruckt werden.

Schnelles Erstellen von Aufträgen durch bereits gespeicherte Stammdaten

Besonders effizient arbeiten Sie bei der Auftragsbearbeitung, wenn Sie in der Kundenverwaltung möglichst viele Kunden und in der Artikelverwaltung die wichtigsten Artikel eingetragen haben. Wenn Sie bei der Auftragsanlage dann die Kunden und Artikeldaten aus den Stammdaten übernehmen können, lassen sich Aufträge besonders schnell erstellen, da nur wenige Daten eingegeben werden müssen. AMICRON-FAKTURA 12.0 übernimmt die benötigten Daten dann aus der Kunden- bzw. Artikelverwaltung.

Bei AMICRON-FAKTURA 12.0 steht der Begriff "Auftrag" als Oberbegriff für Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.

Ein Auftrag teilt sich in einen Auftragskopf und die Auftragspositionen. Im Auftragskopf stehen Daten wie Auftragsnummer, Kundenadresse, Auftragsdatum, Rabatt, Skonto usw. Die Auftragspositionen sind die einzelnen Artikel und Positionstexte, die zu einem Auftrag gehören.

So erstellen Sie einen Auftrag

Um einen neuen Auftrag zu erstellen, drücken Sie die Tastenkombination Alt+Einfg oder drücken den - Schalter in der oberen Schalterleiste, wählen das Menü Bearbeiten > Neu oder drücken die EINFG-Taste (was nur geht, wenn Sie sich nicht in den Auftragspositionen befinden). Anschließend öffnet sich ein Menü, in dem Sie wählen müssen, welche Art von Auftrag Sie anlegen möchten. Sie haben die Wahl zwischen:

•

Angebot

•	Auftragsbestätigung

•	Lieferschein

•

Rechnung

•	Barrechnung

•	Gutschrift

Wenn Sie den neuen Auftrag auf der Basis des aktuell angewählten Auftrags anlegen möchten, können Sie außerdem wählen zwischen

•	Auftrag fortführen als

•	Auftrag kopieren

•	Sammelrechnung

Nach der Neuanlage einer Rechnung (als Beispiel) werden anschließend die Eingabefelder des Auftrags geleert. Sie können die vorgeschlagene Auftragsnummer bestätigen oder auch ändern. Die Nummer kann frei eingegeben werden, darf aber nicht mehrmals vergeben werden. Die Vorgabe für die Nummernkreise finden Sie unter "Einstellungen > Programmoptionen", wo Sie die gewünschte Nummer eintragen können, wenn z. B. alle neuen Rechnungen ab 96000 hochgezählt werden sollen.

Eingabe bzw. Auswahl des Kunden

Nach Neuanlage der Auftragsnummer wird automatisch die Kundenverwaltung geöffnet, wo Sie den gewünschten Kunden auswählen können, für den Sie den Auftrag erstellen möchten. Wenn der Kunde im Kundenstamm bereits vorhanden ist, rufen Sie die Kunden-Suchfunktion auf. Es öffnet sich dann das Suchfenster, wo Sie den Kunden per Eingabe der Nummer oder des Namens suchen können. Wenn der Kunde gefunden wurde, können Sie ihn über den Auswahl-Schalter in den Auftrag übernehmen.

Wird der eingegebene Kunde nicht gefunden, können Sie den Kunden neu anlegen. Ein neuer Kunde kann in der Kundenverwaltung entweder über den - Schalter, die Einfg-Taste oder das Menü Bearbeiten >Neu angelegt werden. Tragen Sie dann anschließend die Daten des Kunden ein und übernehmen Sie den Kunden mit dem - Schalter in den Auftrag.

Ansprechpartner auswählen

Falls Sie zu dem ausgewählten Kunden Ansprechpartner angelegt haben, können Sie über den - Schalter hinter dem Feld "Name" die Ansprechpartnerliste zu diesem Kunden aufrufen und den passenden Ansprechpartner für diesen Auftrag auswählen.

Eingabe der Auftragspositionen

Siehe hierzu unter "Auftragspositionen bearbeiten".

So führen Sie einen vorhandenen Auftrag fort

Wählen Sie zunächst den Auftrag aus, den Sie fortführen möchten. Klicken Sie dann in der Symbolleiste des Auftragsfensters auf den - Schalter. Anschließend erscheint ein Menü, in dem Sie "Fortführen" wählen. Es öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie die gewünschte Auftragsart des neuen Auftrags auswählen können. Alle Kundendaten und Positionen werden dann in einen neuen Auftrag des gewählten Typs übernommen. Der Ursprungsauftrag wird als "erledigt" markiert (Ausnahme: Rechnungen, zu denen noch ein Offener Posten vorhanden ist).

Damit die Artikelbestände nicht doppelt gebucht werden, wird bei dem neu erstellten Zielauftrag die Einstellung "Artikel bereits gebucht" stets vom Originalauftrag übernommen.

So kopieren Sie einen vorhandenen Auftrag

Wählen Sie zunächst den Auftrag aus, den Sie kopieren möchten. Klicken Sie dann in der Symbolleiste des Auftragsfensters auf den - Schalter. Anschließend erscheint ein Menü, in dem Sie "Kopieren" wählen. Es öffnet sich ein Untermenü, in dem Sie die gewünschte Auftragsart des neuen Auftrags auswählen können. Alle Kundendaten und Positionen werden dann in einen neuen Auftrag des gewählten Typs übernommen. Wenn ein Auftrag kopiert wird, dessen Artikelumsatz bereits gebucht wurde, so wird der Zielauftrag jedoch als noch nicht gebuchter Auftrag angelegt.

Auftrag kopieren in Bestellung/Preisanfrage

Hierdurch wird der angewählte Auftrag in das Modul "Bestellungen" übernommen und dort als neue Bestellung bzw. Preisanfrage angelegt. Alle Artikel des Auftrags werden dabei übernommen. Der Kunde hingegen wird nicht übernommen, da Sie in der Bestellung einen Lieferanten wählen müssen, an den Sie die Bestellung richten.

So erstellen Sie Abo-Aufträge mit automatischer Wiederholung

Falls der Auftrag regelmäßig wiederholt werden soll (z.B. bei jährlichen Serviceverträgen), erstellen Sie zunächst die erste Rechnung für den Kunden und tragen anschließend auf der Kartei Abo ein, wann und wie oft der Auftrag wiederholt werden soll. AMICRON-FAKTURA 12.0 wird Sie dann bei der nächsten Fälligkeit automatisch daran erinnern und automatisch die Rechnung für den nächsten Rechnungszeitraum erstellen. Weitere Details finden Sie im Kapitel Abo-Aufträge erstellen.

Auftrag buchen mit oder ohne Ausdruck

Damit die Verkaufsmenge der im gewählten Auftrag enthaltenen Artikel von der Lagermenge abgebucht und der Auftrag in die offenen Posten überführt wird, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie drucken einen Lieferschein oder eine Rechnung:

Dann werden die oben genannten Buchungen automatisch durchgeführt. Siehe hierzu auch Einstellung im Menü Einstellungen > Programmoptionen.

2. Sie wählen den Menüpunkt Aktionen > Buchen

Hierdurch sparen Sie sich z.B. den Ausdruck, wenn ein Kunde bar ohne Rechnung bezahlt.

Siehe hierzu auch im Abschnitt "Buchungsvorgänge in der Auftragsbearbeitung".

Auftrag stornieren

Wenn die Buchung eines Auftrags rückgängig gemacht werden soll, stornieren Sie den Auftrag einfach über das Menü Aktionen > Stornieren. Details hierzu finden Sie im Kapitel "Buchungsvorgänge in der Auftragsbearbeitung".

Ändern bereits gebuchter Aufträge

Bereits gebuchte Aufträge können nachträglich nicht mehr geändert werden. Sie müssen den gebuchten Auftrag erst stornieren (Menü Aktionen > stornieren), wodurch die Artikelmenge zurückgebucht wird und der offene Posten gelöscht wird. Nach dem Stornieren sind Änderungen möglich. Positionen können hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden.

Stornierte und nachträglich geänderte Aufträge müssen erneut ausgedruckt oder per Aktionen > Buchen gebucht werden. Wenn der offene Posten dort bereits gelöscht wurde, wird er wieder angelegt.

Positionen übernehmen

Wählen Sie aus der Auftragsliste den Auftrag aus, dessen Positionen Sie an den gerade bearbeiteten Auftrag anhängen möchten. Sie können z. B. für häufig wiederkehrende Aufträge Musteraufträge erstellen, die Sie dann über das Menü Aktionen > Positionen übernehmen bei neuen Aufträgen anhängen und anschließend ggfs. noch ändern und ergänzen können.

Diese Funktion ist zwar auch für den Fall nutzbar, dass Sie einem Kunden zuerst mehrere Lieferscheine schreiben und erst nachträglich eine Gesamtrechnung über alle Lieferscheine erstellen, einfacher lässt sich dies jedoch über die Funktion "Sammelrechnung" lösen.

Auftrag löschen

Siehe im Kapitel "Auftrag/Aufträge löschen".

www.Amicron.org - Stand: 15.12.2017.

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