Kunden und Lieferanten: Feldbeschreibungen
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Die Kunden, Lieferanten und Vertreter werden bei AMICRON-FAKTURA und AMICRON-MAILOFFICE 5 in der Tabelle "Adressen" der Datenbank *.FDB gespeichert. Diese ist interner Bestandteil der Datenbankdatei *.FDB.
Für den Datenimport, Export und die Anpassung der Ausdrucke finden Sie im folgenden eine Auflistung der wichtigsten Felder inkl. Angabe des Feldtyps, der Feldlänge und den von AMICRON-FAKTURA bzw. AMICRON-MAILOFFICE 5 verlangten Feldwerten. Weitere Infos zu den Feldern finden Sie im Kapitel "Kundenverwaltung > Datenfelder eines Kunden".
Die Datenfelder zur Adresse
Laufende Nummer (Feldname: LfdNr, Typ: Zahl)
Dieses Feld enthält eine automatisch vom Programm hochgezählte interne Nummer, die unabhängig von der Kundennummer ist.
Das Feld LfdNr ist ein sogenanntes Primärschlüsselfeld. Durch ein Primärschlüsselfeld werden die Datensätze in einer Tabelle eindeutig gekennzeichnet. Das heißt, der Wert im Feld LfdNr darf nur einmal in der betreffenden Tabelle vorkommen. Beim Import wird für jeden neuen Datensatz automatisch eine neue Nummer generiert. Weiterhin findet der Primärschlüssel Verwendung bei der Verknüpfung von Tabellen die miteinander in Bezug stehen (Referenzen). Manuell sollte der Primärschlüssel nicht geändert werden, da eventuell vorhandene Verküpfungen nicht mehr auf den ursprünglichen Datensatz zeigen.
Kundennummer / Lieferantennummer (Feldname: Nr, Typ: Zeichen: Länge 8)
Diese Nummer muss eindeutig sein. Die Kundennummer darf maximal 8-stellig sein und kann beliebige Zeichen enthalten. Wenn die Nummer nummerisch ist, wird sie beim Import automatisch rechtsbündig formatiert. Wenn Sie Nummern importieren, die rechtsbündig in einem Zeichenfeld gespeichert sind, das länger ist als 8 Zeichen ist, müssen Sie beim Import führende Leerzeichen entfernen, indem Sie beim Feld Nr die Formel Trim verwenden. Beispiel: Trim(Importfeld)
Fibu-Kontonummer (Feldname: NrKto, Typ: Zeichen: Länge 8)
Falls die Schnittstelle zur Fibu oder Datev genutzt wird, kann hier das Debitoren- bzw. Kreditoren-Konto eingetragen werden. Die Nummer sollte linksbündig formatiert werden.
Eigene Kundennummer (Feldname: EigeneKdNr, Typ: Zeichen, Länge: 8)
Dieses Feld steht nur in der Lieferantenverwaltung zur Verfügung. Hier kann die Kundennummer gespeichert werden, unter der Sie bei dem Lieferanten geführt werden.
Adressart (Feldname: Art, Typ: Zeichen: Länge 1)
Hier wird ein "K" eingetragen, wenn es sich um einen Kunden handelt, "L" bei einem Lieferanten und "M" bei einem Mitarbeiter/Vertreter. Bei Interessenten wird ein "K" verwendet und im Feld "Interessent" eine 1 eingetragen.
Interessent (Typ: Ganzzahl)
Wenn hier eine 1 eingetragen ist, wird der Kunde als Interessent identifiziert. Andernfalls wird eine 0 verwendet. Im Feld Adressart ist bei Interessenten der Wert "K" einzutragen.
Suchbegriff (Typ: Zeichen: Länge 40)
Das Feld Suchbegriff dient, wie der Name schon sagt, hauptsächlich für die Suche. Hier wird wahlweise der Firmenname oder der Nachname des Ansprechpartners eintragen.
Anrede (Typ: Zeichen: Länge 25)
In dieses Feld wird "Herrn" eingetragen, falls es sich um einen männlichen Ansprechpartner handelt und "Frau" bei einem weiblichen. Wenn das Feld beim Import nicht zugeordnet wurde, wird die Anrede anhand der im Programm hinterlegten Vornamensdatenbank automatisch ermittelt.
Titel (Typ: Zeichen: Länge 20)
Hier kann als Ergänzung zur Anrede z. B. "Dr.", "Prof." etc. eingetragen werden.
Vorname (Typ: Zeichen: Länge 30)
Name (Typ: Zeichen: Länge 40)
In diese Felder tragen Sie den Vorname bzw. Nachnamen des Ansprechpartners ein. Sollte es sich bei der Adresse um eine Einzelperson handeln, muss der Nachname in das Feld "Name" eingegeben werden und der Vorname in das gleichnamige Feld. Wenn es sich um eine Firma, Behörde etc. handelt, lassen Sie das Feld "Vorname" leer und tragen anstatt dessen den Hauptnamen in das Feld "Name2" ein. Das Feld "Name3" dient zur Ergänzung des Namens.
Name2 (Typ: Zeichen: Länge 50)
Name3 (Typ: Zeichen: Länge 50)
Falls es sich bei der Adresse um eine Firma, Behörde etc. handelt, wird deren Name hier eingetragen.
Straße (Feldname: Strasse, Typ: Zeichen: Länge 40)
Hier wird die Straße und Hausnummer eingetragen.
Land (Typ: Zeichen: Länge 3)
PLZ (Typ: Zeichen: Länge 9)
Ort (Typ: Zeichen: Länge 40)
Felder für das Landeskürzel, die Postleitzahl und den Ort. Auf den vollständigen Ländernamen kann über Land_Name zugegriffen werden. Der Wert wird berechnet und steht nicht als Datenbankfeld zur Verfügung. Das Land kann beim Auftragsimport über die Option
CONVERTLAND und INLAND angepasst werden, siehe Importdefinition, Formate und Einstellungen.
Telefon1, Telefon2, Telefon3, Fax (jeweils Typ: Zeichen: Länge 30)
Felder für Telefon-, Handy- und Faxnummern
Email (Typ: Zeichen: Länge 60)
E-Mail-Adresse
Internet (Typ: Zeichen: Länge 50)
Homepage
Briefanrede (Typ: Zeichen: Länge 45)
Dieses Feld enthält die vollständige Briefanrede, z. B. "Sehr geehrter Herr Mayer". Die persönliche Anrede kann beim Auftrags-, Mahnungs- und Serienbriefdruck genutzt werden. In den Programmoptionen kann die Briefanrede nachträglich für alle Adressen automatisch generiert werden.
Gruppe (Typ: Zeichen, Länge: 80)
Über dieses Feld werden die Adressen in Gruppen eingeteilt. Die eigentliche Gruppenzuordnung wird in einer separaten Tabelle gespeichert, die mit der Adresstabelle verknüpft ist. Der Feldinhalt des Gruppenfeldes entspricht einer Kopie der Gruppenzuordnung, die sich aus der verknüpften Tabelle ergibt.
Freifelder (Feldname: Freifeld1 bis Freifeld10, Typ: Zeichen, Länge: 40)
Es gibt insg. 10 Freifelder, deren Bezeichnung Sie in AMICRON-FAKTURA und AMICRON-MAILOFFICE beliebig einstellen können (Bei Import und Export werden diese immer als Freifeld1 bis Freifeld10 angezeigt). Die Eingaben in diesen Feldern können auf Wunsch z. B. bei den Auftragsausdrucken ausgegeben werden.
Umsatzsteuer-Id (Feldname: UstIdNr , Typ: Zeichen, Länge: 15)
In dieses Feld kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingetragen werden.
Angelegt am (Feldname: AngelegtAm, Typ: Datum)
Dieses Feld enthält das Datum, an dem die Adresse angelegt wurde.
Angelegt von (Feldname: AngelegtVon, Typ: Zeichen, Länge: 3)
Dieses Feld enthält das Benutzerkürzel von dem Anwender, der die Adresse angelegt hat.
Geändert am (Feldname: GeaendertAm, Typ: Datum)
Geändert von (Feldname: GeaendertVon, Typ: Zeichen, Länge: 3)
Wenn Sie die Adressdaten ändern, wird hier von AMICRON-FAKTURA bzw. AMICRON-MAILOFFICE automatisch das Tagesdatum bzw. der Programmbenutzer eingetragen. Das Benutzerkürzel stammt aus der Benutzerverwaltung.
Letzter Kontakt (Feldname: LetzterKontakt, Typ: Datum)
Hier kann festgehalten werden, wann Sie das letzte Mal mit dem Kunden Kontakt hatten.
Vorlage am (Feldname: VorlageAm , Typ: Datum)
Tragen Sie hier das Datum ein, an dem Ihnen die Adresse vorgelegt werden soll. Nutzbar, um z. B. vereinbarte Termine einzuhalten oder bei Interessenten nach einer bestimmten Zeit noch einmal nachzuhaken. Wenn Sie in AMICRON-MAILOFFICE zu allen importieren Adressen, bei denen ein Vorlage-Datum eingetragen/importiert wurde, eine Aufgabe anlegen möchten, rufen Sie in der Aufgabenverwaltung den Menüpunkt "Extras > Aufgaben erstellen (Datenabgleich mit AMICRON-FAKTURA)" auf.
Vorlage für (Feldname: VorlageFuer, Typ: Zeichen, Länge: 3)
Falls die Wiedervorlage nur bei einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen werden soll, tragen Sie hier die entsprechenden Benutzerkürzel aus der Benutzerverwaltung ein.
Vorlage Anlass (Feldname: VorlageAnlass, Typ: Zeichen, Länge: 40)
Dieses Feld kann bei einer Wiedervorlage zur freien Eingabe genutzt werden.
Umsatz (Typ: Nummerisch)
Der Gesamtumsatz enthält die Summe aller für den Kunden verbuchten Rechnungszahlungen. Der Wert wird aufkummuliert, nachdem ein Zahlungseingang von dem Kunden in der Offenen-Posten-Verwaltung von AMICRON-FAKTURA eingegeben wurde.
SkontoTage (Typ: Ganzzahl)
Geben Sie hier die Tage ein, innerhalb deren Sie den Skontoabzug gewähren.
Skonto (Typ: Nummerisch)
Dieser Prozentwert (z. B. Feldinhalt "2" für 2%) bestimmt den Skontoabzug vom Auftragsgesamtbetrag.
Zahlbar in .. Tagen (Feldname: ZahlungIn, Typ: Nummerisch)
wird auf der Rechnung ausgegeben.
Bankeinzug (Typ: Zeichen, Länge: 1)
Tragen Sie hier ein "J" ein, wenn Ihnen der Kunde eine Bankeinzugsermächtigung erteilt hat, andernfalls lassen Sie das Feld leer oder tragen "N" ein.
Steuer inkl./zzgl./ohne (Feld SteuerInkl, Typ: Zeichen, Länge: 1)
Wählen Sie hier "inkl.", wenn bei den Aufträgen die auf dem Bildschirm und beim Ausdruck angezeigten Artikelpreise die Steuer bereits enthalten sollen, also brutto fakturiert wird, oder "zzgl.", wenn die Steuer aufgeschlagen werden soll, d. h. netto fakturiert wird. Bei Ihren Auslandskunden können Sie "ohne" wählen, dann verstehen sich die Preise netto, ohne dass Steuer aufgeschlagen oder ausgewiesen wird.
Beim Import von Daten in dieses Feld für „inkl." ein „J" eintragen, für „zzgl." ein „N" und bei Ohne ein großes „O" (nicht "Null" sondern ein großes "O").
Preisgruppe (Feld Preisgruppe, Typ: Zeichen, Länge: 1)
Die Preisgruppe bestimmt, welcher Artikelpreis aus der Artikelverwaltung in den Auftrag übernommen wird. Wenn keine Preisgruppe oder die Preisgruppe "1" ausgewählt ist, wird der erste Nettopreis des Artikel übernommen, bei "2" dementsprechend der zweite Verkaufspreis usw. Über dieses Feld können Sie den Kunden z. B. Einzelhandels- und Großhandelspreise zuordnen.
Rabatt (Typ: Nummerisch)
In das Feld "Rabatt" kann für einen Kunden individuell der Rabattsatz eingetragen werden (z. B. "10" für 10% Rabatt), der bei Auftragsanlage automatisch aus der Kundendatei in den Auftrag übernommen und dort angezeigt und geändert werden kann.
Rabatt nach Rabattgruppe (Felder RabattGr1 bis RabattGr10, Typ: Nummerisch)
In der Artikelverwaltung kann jedem Artikel eine Rabattgruppe von 0 bis 10 zugeordnet werden. Beim Kunden ist es möglich, zu jeder dieser Rabattgruppen einen individuellen Rabatt zu definieren. Dieser wird anstelle des allgemeinen Rabattes in die Auftragsposition übernommen, außer wenn beim Artikel in der Rabattgruppe eine 0 (Null) eingetragen wurde. Dann ist der Artikel nämlich für jegliche Rabattvergabe gesperrt.
Zahlweise (Feld Zahlweise, Typ: Zeichen, Länge: 25)
Lieferart (Feld Lieferart, Typ: Zeichen, Länge: 25)
Diese Felder werden in den Auftrag übernommen.
Zahlungsbedingungen (Feld ZahlBedingungen, Typ: Zeichen, Länge: unbegrenzt)
In diesem Memofeld können Sie einen beliebigen Text (z. B. Liefer- und Zahlungsbedingungen) eintragen, der automatisch in den Kopf- oder Fußtext des Auftrags übernommen wird.
Bank (Feld Bank, Typ: Zeichen, Länge: 30)
BLZ (Feld BLZ, Typ: Zeichen, Länge: 9)
KtoNr. (Feld BankKtoNr, Typ: Zeichen, Länge: 11)
Diese Felder enthalten die nationale Bankverbindung.
BIC (Typ: Zeichen, Länge: 11)
IBAN (Typ: Zeichen, Länge: 34)
Diese Felder enthalten die Bankverbindung.
Kontoinhaber (Typ: Zeichen, Länge: 27)
Hier kann optional der Name des Kontoinhabers zu obiger Bankverbindung eingetragen werden.
Serienemailsperre (Typ: Zeichen, Länge: 1)
Serienbriefsperre (Typ: Zeichen, Länge: 1)
Telefonakquisesperre (Typ: Zeichen, Länge: 1)
Auftragssperre (Typ: Zeichen, Länge: 1)
Mahnsperre (Typ: Zeichen, Länge: 1)
Feldinhalt für aktive Sperre: "J", keine Sperre: "N" oder leerer Feldinhalt
Mahntage (Feld Mahntage1 bis Mahntage4, Typ: Ganzzahl)
Hier müssen die Tage eingetragen werden, nach denen der Kunde bei Zahlfristüberschreitung die 1., 2., 3. und 4. Mahnung erhält.
Die 1. Mahnfrist bezieht sich auf das Zahlungsziel. Das Zahlungsziel ergibt sich aus dem Rechnungsdatum plus Zahlungsziel in Tagen (z. B. 14). Die 2. und 3. Mahnfrist bezieht sich auf das Datum der vorherigen Mahnung. Wenn Sie z. B. in die vier Felder 21, 14, 14 und 14 eintragen, wird die erste Mahnung 21 Tage nach dem Zahlungsziel (Rechnungsdatum zzgl. den Tagen, die im Auftrag bei "Zahlbar in" eingetragen sind) fällig, und die 2. Mahnung 14 Tage nach der 1. Mahnung.
Weitere Erklärungen und Beispiele finden Sie im Kapitel Mahnungen.
Provision (Typ: Nummerisch)
Tragen Sie hier eine Provision ein, wenn ein Vertreter bei diesem Kunden bei allen Artikeln eine feste Provision erhält und nicht die, die bei den Artikeln in der Artikelverwaltung eingetragen wurde. Bei einer Provisionseingabe in diesem Feld wird bei einer Neuanlage einer Auftragsposition diese feste Provision in den Auftrag übernommen; sie kann dort allerdings nachträglich auch noch pro Position individuell geändert werden.
Bemerkung (Typ: Zeichen, Länge: Unbegrenzt)
In dieses Memofeld können Sie beliebige Bemerkungen eingeben. Die Länge des Textes ist praktisch so gut wie unbeschränkt.