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Zuordnungen bearbeiten

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Sobald Sie eine Zahlung anwählen, werden im unteren Fensterbereich die passenden Aufträge, Bestellungen, eBay-Auktionen und Kunden bzw. Lieferanten aufgelistet. In dieser Liste sind sowohl die automatisch ermittelten Zuordnungsvorschläge enthalten als auch die manuell hinzugefügten Aufträge und Adressen.

 

Bei den automatischen Zuordnungen werden auch alle zu einem Vorgang gehörenden Aufträge aufgeführt. Wenn die Zahlung z.B der Auftragsbestätigung zugeordnet wurde, wird auch die Rechnung aufgelistet, sofern diese bereits angelegt wurde.

 

Passenden Auftrag zuordnen

Ein Auftrag, der sich in der Zuordnungsliste befindet und nicht automatisch zugeordnet wurde, kann über den Schalter Auswahl zuordnen der Buchung zugeordnet werden. Die Buchung wird anschließend als manuell zugeordnet gekennzeichnet. Falls der Überweisungsbetrag mit der Auftragssumme übereinstimmt, wird die Buchung als vollständig zugeordnet markiert.

 

Falls eine falsche Zuordnung vorhanden ist, lässt sich diese über den Schalter Zuordnung aufheben entfernen.

 

Betrag zugeordnet

Bei der Buchung wird in der Spalte "Betrag zugeordnet" die Summe der automatisch oder manuell zugeordneten Aufträge angezeigt. Es werden nur diejenigen Aufträge summiert, die nicht zu einem Vorgang gehören. Wenn es sich z. B. um eine Vorausüberweisung handelt, die über die Kunden- oder Auftragsnummer der passenden Auftragsbestätigung zugeordnet wurde, wird die durch Fortführen entstandene Rechnung nicht summiert. Falls die Rechnung dennoch in der Spalte "Betrag zugeordnet" summiert wird, sollten Sie prüfen, ob die Auftragsbestätigung tatsächlich als Rechnung fortgeführt wurde.

 

Zugeordneten Betrag ändern

Der zugeordnete Betrag kann bei Bedarf auch geändert werden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Zuordnung und wählen Sie dann den Menüpunkt zugeordneten Teilbetrag ändern. Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den Betrag wählen bzw. frei eingeben können.

 

Automatische Zuordnungen konfigurieren

Welche Kriterien für die automatische Zuordnung berücksichtigt werden sollen, läßt sich in den Programmoptionen auf der Seite Schnittstelle > Bank (HBCI) frei einstellen.

 

Automatische Zuordnungen bei PayPal

Beim Zahlungsimport von PayPal erfolgt die automatische Zuordnung über die PayPal Transaction ID. Diese wird sowohl beim Import aus den Shopaufträgen als auch bei der Übernahme von eBay-Käufen übernommen und in den Auftrag geschrieben (Feld PPTransactionID). Wenn für die PayPal-Zahlung ein Auftrag mit einer passenden Transaction ID gefunden wird, wird der Auftrag automatisch zugeordnet. Weitere Kriterien werden dann nicht mehr hinzugezogen.

 

Mögliche Zuordnungen vs. automatische Zuordnungen

Beim Import einer Buchung wird der passende Auftrag bzw. Bestellung anhand der eingestellten Kriterien (Auftrags- und Kundennummer, Name etc.) ermittelt. Die gefundenen Aufträge und Kunden werden nach der Anwahl der Buchung im unteren Bereich angezeigt.

 

Bei jeder Zuordnung wird die Zuordnungsart angezeigt:

 

mögliche Zuordnung

Diese ermittelten Zuordnungen erfüllen nicht genügend Kriterien für eine (voll-)automatische Zuordnung. Der in den Programmoptionen eingestellte Gewichtungswert, der bei "Automatisch zuordnen ab" eingetragen ist, wurde nicht erreicht, weil z.B. in der Buchung nur die Kundennummer angegeben wurde, aber nicht die Auftragsnummer.

 

automatische Zuordnung

Bei diesen Zuordnungen sind so viele Kriterien erfüllt, dass die eingestellte Mindestgewichtung für eine automatische Zuordnung erreicht wurde. Das ist z.B. dann der Fall, wenn in der Buchung die Auftrags- und Kundennummer enthalten ist und der Betrag übereinstimmt.

 

manuelle Zuordnung

Sie können jederzeit eine Zuordnung ergänzen. Diese wird dann als "manuell zugeordnet" gekennzeichnet.

 

Zuordnungsprobleme und Ursachen, warum nicht automatisch zugeordnet wird

Sofern die importierte Buchung genügend Informationen enthält, um die passende Zuordnung ermitteln zu können, sollten im Idealfall auch der passende Auftrag/Bestellung und Kunde/Lieferant automatisch zugeordnet werden, so dass keinerlei weitere manuelle Zuordnung notwendig ist.

 

Manchmal ist das jedoch nicht der Fall.

 

Mögliche Ursachen:

 

1. Die Mindestgewichtung für das automatische Zuordnen wurde nicht erreicht.

Prüfen Sie auf der Seite Schnittstelle > Bank (HBCI) den Gewichtungswert, der bei "Automatisch zuordnen ab" eingetragen wurde. Dieser Wert muss mindestens erreicht werden, damit eine ermittelte mögliche Zuordnung automatisch zugeordnet wird. Rufen Sie anschließend die Buchung auf, die nicht automatisch zugeordnet wurde. Prüfen Sie die ermittelten möglichen Zuordnungen. Dort finden Sie in der Spalte "Gewicht" die Summe der errechneten Gewichtungen. Wenn Sie den Mauszeiger auf den Inhalt des Feldes bewegen, wird Ihnen angezeigt, aus welchen Einzelwerten die Gewichtung berechnet wurde. Passen Sie die Gewichtungseinstellungen ggfs. an, damit zukünftig in ähnlichen Fällen die Gewichtung zu einer automatischen Zuordnung führt. Erhöhen Sie dazu die Einzelgewichtungen oder reduzieren den Wert von "Automatisch zuordnen ab".

 

2. Es wurden mehrere Zuordnungen gefunden aber keine automatisch zugeordnet.

Wenn mehrere Zuordnungen ermittelt werden, deren Gewichtung den Wert von "Automatisch zuordnen ab" erreichen oder überschreiten, werden diese als "mögliche Zuordnung" aufgelistet. Die Zuordnung mit der höchsten Gewichtung wird dann automatisch zugeordnet. Wenn das bei Ihnen nicht der Fall ist, haben Sie vermutlich in den Gewichtungseinstellungen auf der Kartei Zuordnungen die Option "Mehrere automatische Zuordnungen in mögliche umwandeln" aktiviert, die diese Automatik außer Kraft setzt. Sie müssen die Zuordnung dann über den Schalter "Auswahl zuordnen" manuell auswählen.

 

Belege zuordnen

Das Zuordnen von Belegen wird bislang noch nicht unterstützt. Sie können jedoch im Kontoauszug den passenden Beleg über den Betrag suchen lassen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste in der Spalte "Betrag" auf den Wert und wählen dann im Kontextmenü den Punkt "Beleg suchen mit <Betrag>".



www.Amicron.org - Stand: 13.01.2022.

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