Gewichtung ändern

Über die frei einstellbaren Gewichtungen ist ein Feintuning der automatischen Zuordnungen von Überweisungen zu den passenden Aufträgen möglich.

 

Wie und wann erfolgt eine automatische Zuordnung?

Eine Zahlung wird automatisch den passenden Aufträgen zugeordnet, sofern bei den Zahlungsdaten genügend Kriterien zutreffen, um eine Zuordnung mit einer ausreichenden Wahrscheinlichkeit zu gewährleisten. Für die einzelnen Kriterien können Sie jeweils eine Gewichtung eintragen. Je höher die Gewichtung, desto wichtiger ist dieses Kriterium für die automatische Zuordnung. Alle Kriterien, die bei einer eingehenden Überweisung zutreffen, werden mit ihrer eingestellten Gewichtung summiert. Wenn dabei mindestens die im Feld automatisch zuordnen ab eingetragene Summe erreicht wird, wird der Überweisung automatisch der ermittelte Auftrag zugeordnet.

 

Für folgende Kriterien (Felder) sollten Sie jeweils eine relativ hohe Gewichtung eintragen, da diese für eine automatische vollständige Zuordnung höchste Priorität haben:

 

Die eBay-Felder sollten nur verwendet werden, falls Sie Verkäufe über eBay tätigen. Wenn Sie die im Onlineshop eingehenden Kundenbestellungen importieren, können Sie den Shop-Login-Namen und die interne Shop-Auftragsnummer ebenfalls für die Zuordnung nutzen, indem Sie bei der Gewichtung einen Wert größer Null eintragen.

 

Beachten Sie bei der Einstellung der Gewichtungen, dass die möglichen Zuordnungen (Aufträge, Kunden) sortiert nach Gewichtungen aufgelistet werden. Wenn Sie z. B. die Gewichtung für den Betrag sehr hoch einstellen und für Name/Name2 hingegen niedrig, werden betragsmäßig übereinstimmende Aufträge oberhalb derjenigen Aufträge aufgelistet, bei denen der Name übereinstimmt, der Betrag jedoch abweicht.

 

Gewichtungen kontrollieren

Im Kontoauszug wird bei den zugeordneten Datensätzen in der Spalte "Gewichtung" der ermittelte Gewichtungswert für den automatisch zugeordneten Datensatz eingetragen. Wie dieser Wert zustande kommt, können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger auf die Gewichtung bewegen, wodurch dann die einzelnen Werte der gewichteten Felder eingeblendet werden. Alternativ können Sie auch die Spalte "Gewichtungsschlüssel" anzeigen lassen.

 

Gewichtungen bei PayPal

Die Gewichtungen werden beim Abruf der PayPal-Buchungen berücksichtigt, wenn keine Zuordnung über die PayPal-TransactionID gefunden wird. Bei Paypal erfolgt dann zusätzlich noch eine automatische Zuordnung über die E-Mail-Adresse, die stets die höchste Priorität bei der Gewichtung hat.

 

Die PayPal-TransactionID wird beim Auftragsimport aus dem Shop importiert und als eindeutiges Kriterium für die automatische Zuordnung verwendet.

 

Die PayPal-INVOICEID wird über die Felder Shop-Auftrags-ID und Shop-Bestellnr. abgeglichen, sofern dort eine Gewichtung eingetragen wurde.

 

Unterscheidung zwischen vollständiger Zuordnung und möglicher Zuordnungen

Eine auf dem Bankkonto ein- oder ausgehende Zahlung wird dann automatisch als vollständige Zuordnung eingestuft, wenn die ermittelte Gewichtung den Wert automatisch Zuordnen ab erreicht oder überschreitet. Falls es keinen Auftrag gibt, bei dem diese Gewichtung erreicht wird, erfolgt keine automatische Zuordnung. Es werden dann jedoch die möglichen Zuordnungen inkl. berechneter Gewichtung ermittelt, aus denen Sie manuell die passende Zuordnung auswählen können. Über die Einstellung Mindestgewichtung legen Sie fest, welchen Wert eine mögliche Zuordnung erreichen muss, damit diese Zuordnung aufgelistet wird. Mögliche Zuordnungen, die die Mindestgewichtung nicht erreichen, werden ignoriert.

 

Standardwerte setzen

Falls Sie nicht sicher sind, welche Gewichtungen Sie eintragen sollen, können Sie die vorgeschlagenen Standardwerte eintragen lassen. Wenn Sie "Mit Shopanbindung" oder "eBay" aktivieren, wird beim Ausführen von "Standardwerte setzen" bei Shop-Login-Name und Shop-Auftragsnr. bzw. den eBay-Feldern ein Wert für die Gewichtung eingetragen, so dass diese Felder beim Zuordnen von Buchungen berücksichtigt werden.

 

Zuordnungen

automatische Zuordnung nur, wenn Betrag übereinstimmt oder um ... € abweicht

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie ausschließen möchten, dass eine Buchung automatisch zugeordnet wird, ohne dass der Betrag übereinstimmt. Wenn die Option nicht aktiv ist, kann dies bewirken, dass auch andere Aufträge des Kunden zugeordnet werden.

 

Lösche mögliche Zuordnungen nach Zuordnung

Diese Einstellung bewirkt, dass alle möglichen Zuordnungen einer Kontobuchung nach einer automatischen oder manuellen Zuordnung gelöscht werden.

 

Zeige mögliche Zuordnungen

Diese Option muss aktiv sein, damit unterhalb einer Buchung die automatisch ermittelten Zuordnungsvorschläge aufgelistet werden.

 

Mehrere automatische Zuordnungen in mögliche umwandeln

Wenn diese Einstellung aktiviert ist, werden alle automatischen Zuordnungen einer Kontobuchung (gleicher Betrag, gleicher Name etc.) in mögliche Zuordnungen umgewandelt, wenn mehr als eine automatische Zuordnung vorliegt.

 

Einschränkungen

nur Aufträge der letzten .. Tage

Damit bei der Zuordnung nicht alle existierenden Aufträge durchsucht werden müssen, lässt sich hier einstellen, welche Aufträge bei der Zuordnung von Buchungen durchsucht werden sollen. Alle Aufträge, die älter sind als der einstellte Wert, werden ignoriert.

 

nur nicht erledigte Aufträge

Wenn sehr viele Aufträge gespeichert sind, können Sie durch Aktivieren dieser Option die Zuordnung beschleunigen.

 

max. .. Vorschläge je Buchung

Über diesen Wert lässt sich die Anzahl der Aufträge, Kunden etc. einstellen, die maximal als Vorschlag zu einer Buchung ermittelt werden sollen. Je mehr Vorschläge ermittelt und gespeichert werden sollen, desto länger dauert die Zuordnung.

 

Farben und Darstellung

Ob der Buchungsbetrag vollständig zugeordnet wurde oder nicht, lässt sich über die farbige Darstellung der Buchung schnell erkennen. Die Farben sind pro Zuordnungszustand frei einstellbar.

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www.Amicron.org - Stand: 13.01.2022.

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