E-Mail-Regeln definieren
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Regeln dienen z. B. dazu, E-Mails beim Empfang automatisch in bestimmte Ordner einzusortieren oder unerwünschte E-Mails von bestimmten Absendern automatisch zu löschen.
Um eine neue Regel zu erstellen oder die vorhandenen zu ändern, wählen Sie im E-Mail-Modul das Menü Extras > Regeln. Das Fenster "E-Mail-Regeln" öffnet sich.
Neue Regel definieren
Klicken Sie in der oberen Schalterleiste auf den 
- Schalter, damit eine neue Regel angelegt wird. Im Feld Bezeichnung können Sie einen Namen für die neue Regel eingeben.
Um festzulegen, welche Aktion bei dieser Regel ausgeführt werden soll, müssen Sie in der Auswahlliste eine der vordefinierten Aktionen auswählen. Es stehen folgende Aktionen zur Verfügung:
In einen bestimmten Ordner verschieben
Alle E-Mails, auf die diese Regel zutrifft, werden automatisch in den gewählten Ordner verschoben. Falls Sie alle E-Mails, die über ein bestimmtes E-Mail-Konto empfangen wurden, in einen Unterordner verschieben möchten, müssen Sie keine Regel definieren. Sie können einfach direkt beim E-Mail Konto einen Ordner wählen, in dem die empfangenen E-Mails gespeichert werden sollen.
In den Papierkorb verschieben
Durch diese Aktion wird die E-Mail automatisch gelöscht und in den Papierkorb verschoben, wo sie ggfs. noch wiederhergestellt werden kann.
Vollständig löschen
Alle E-Mails, auf die diese Regel zutrifft, werden automatisch gelöscht. Es besteht keine Möglichkeit, E-Mails wiederherzustellen, die über diese Regel gelöscht wurden. Verwenden Sie diese Aktion also mit Vorsicht.
als "öffentlich" kennzeichnen
Über diese Aktion werden E-Mails so markiert, dass diese für andere Benutzer ebenfalls sichtbar sind, z. B. in der E-Mail-Liste eines Kunden.
als "privat" kennzeichnen
Wählen Sie diese Aktion, wenn die E-Mails so gekennzeichnet werden sollen, dass nur Sie selber diese sehen können, aber keine anderen Benutzer Zugriff auf die E-Mails haben sollen.
Autom. eine Antwort erstellen
Falls bestimmte E-Mails automatisch beantworten möchten, können Sie in dem Textfeld, das nach Auswahl der Aktion erscheint, den gewünschten E-Mail-Text eingeben.
E-Mail kennzeichnen
Über diese Aktion können Sie die Kennzeichnung der E-Mail ändern.
Filterbedingungen festlegen
Unter "Filterbedingungen" können Sie einstellen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die gewählte Aktion ausgeführt werden soll. Über den - Schalter werden neue Bedingungen angelegt, die im unteren Fensterbereich zeilenweise aufgelistet werden. Sie müssen mindestens eine Bedingung eingeben, damit die Regel überprüft werden kann. Wenn Sie mehrere Bedingungen für eine Regel eintragen, müssen diese alle zutreffen, damit die Aktion ausgeführt wird.
Bei Filterschlüssel wählen Sie, welches Feld bzw. welche Eigenschaft der E-Mail bei der Regel überprüft werden soll. Unter Filterwert tragen Sie anschließend einen beliebigen Wert ein, der in dem gewählten Filterschlüssel vorkommen soll. Bei der Überprüfung wird nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden. An welcher Stelle dieser Wert in dem Feld vorkommt kann im Feld Übereinstimmung gewählt werden.
Keine weiteren Regeln ausführen
Aktivieren Sie diese Option, wenn bei Zutreffen der Regel keine weitere Regel mehr ausgeführt werden soll, die ebenfalls auf die E-Mail zutrifft.
Priorität bei der Ausführung von Regeln
Je mehr Regeln Sie eingeben, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass mehr als eine Regel auf eine E-Mail angewendet werden kann.
Sollte dieser Fall auftreten, wird die Regel als erstes ausgeführt, die in der Regelliste weiter oben positioniert ist.