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Sammelrechnung erstellen

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Mit AMICRON-FAKTURA können Sie auf einfache Weise gespeicherte Lieferscheine vollautomatisch zu einer Sammelrechnung zusammenfassen.

 

Wenn Sie z. B. als Bäcker jeden Tag diverse Brotarten liefern (10 Brote Montag, 12 Brote Dienstag, 8 Brote Mittwoch.....usw.), können Sie aus den täglich oder wöchentlich erstellten Lieferscheinen am Monatsende eine Sammelrechnung über die Gesamtmenge je Artikel (30 Brote, 300 Semmeln, 200 Mehrkornbrötchen, ..) erstellen.

 

Um eine neue Sammelrechnung zu erstellen, öffnen Sie zunächst die Auftragsbearbeitung und rufen dort den Menüpunkt Aktionen > Sammelrechnung erstellen auf. Es erscheint ein Assistent, bei dem Sie auf der ersten Seite wählen können, für wen Sie die Sammelrechnung(en) erstellen möchten und auf welche Art und Weise die Artikel auf der Sammelrechnung aufgeführt werden sollen. Nach einem Klick auf "Weiter" erhalten Sie auf der zweiten Seite eine Vorschau, welche Lieferscheine zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden.

 

Lieferschein-Auswahl: Für wen soll eine Sammelrechnung erstellt werden?

 

In diesem Fensterbereich geben Sie ein, welche Lieferscheine Sie zusammenfassen möchten.

 

Für einen einzelnen Kunden

Wenn Sie eine Sammelrechnung für einen bestimmten Kunden erstellen möchten, sollten Sie diese Option wählen. Sie können dann die gewünschte Kundennummer eingeben oder über den Auswahlschalter auswählen. Es werden dann nur die Lieferscheine zu einer neuen Sammelrechnung zusammengefasst, die für diesen Kunden gespeichert sind.

 

Für alle Kunden mit unerledigten Lieferscheinen

Wählen Sie diese Option, wenn Sie die Lieferscheine aller Kunden des gewählten Zeitraums zu einer Sammelrechnung zusammenfassen möchten.

 

Zu einer Sammelrechnung zusammenfassen

Diese Option sollte nur dann aktiviert werden, wenn alle unerledigten Lieferscheine zu EINER EINZIGEN Sammelrechnung zusammengefasst werden sollen. Wenn die Option nicht aktiviert wird, dann wird für jeden Kunden eine separate Sammelrechnung erstellt.

 

Zeitraum von ... bis ...

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nur die Lieferscheine eines bestimmten Zeitraums in die Sammelrechnung aufnehmen möchten. Tragen Sie dann bei "von" das Startdatum und bei "bis" das Enddatum ein.

 

Welche? Alle oder nur die markierten?

Im Auftragsfenster können Aufträge im Feld "markiert" markiert werden. Damit nicht alle sondern nur die markierten Aufträge in die Sammelrechnung übernommen werden, markieren Sie die Option "nur markierte". Möchten Sie hingegen alle Lieferscheine in die Sammelrechnung aufnehmen, so deaktivieren Sie diese Option.

 

Optionen Sammelrechnung

In dem unteren Fensterbereich können Sie unter "Optionen: In der Sammelrechnung..." Einstellungen vornehmen, die das Zusammenfassen und das Aussehen der Sammelrechnung beeinflussen.

 

alle Positionen aus den Lieferscheinen übernehmen (ohne zusammenfassen)

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie alle Auftragspositionen (also Artikel, Textpositionen etc.), die Sie im Lieferschein eingegeben haben, auch in der Sammelrechnung aufgeführt haben möchten.

 

gleiche Artikel zusammenfassen (summieren)

Wenn Artikel, die in den Lieferscheinen mehrfach vorkommen mengenmäßig summiert werden sollen, dann sollten Sie diese Option aktivieren.

 

nur Auftragssummen der Lieferscheine übernehmen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie nur die Auftragssumme der Lieferscheine in die Sammelrechnung aufnehmen möchten, nicht aber nochmal alle Positionen.

Es wird dann für jeden Lieferschein eine Auftragsposition angelegt mit der Menge 1 und dem Einzelpreis, der der Auftragssumme des Lieferscheins entspricht.

Wenn ein Lieferschein, in dem 2 Steuersätze genutzt werden, in die Sammelrechnung übernommen wird, enthält die erste Position den Auftragswert für den ersten Steuersatz und die zweite Position den für den zweiten Steuersatz.

Wenn Sie diese Option wählen, sollten Sie im Kapitel "Buchungsvorgänge in der Auftragsbearbeitung" den Abschnitt über Sammelrechnungen beachten.

 

Falls Sie die Fibu- oder DATEV-Schnittstelle nutzen, beachten Sie bitte, das durch Auswahl dieser Option immer auf den Erlöskonten aus den Steuersätzen gebucht wird. Die Fibu-Konten in der Artikelverwaltung werden hier nicht berücksichtigt.

 

Leerzeile vor jedem neuen Lieferschein einfügen

Zur besseren Übersicht können Sie hier wählen, ob vor jedem neuen Lieferschein eine Leerzeile eingefügt werden soll.

 

Textzeile einfügen mit Lieferscheinnummer wie folgt

Aktivieren Sie diese Option, damit für jeden Lieferschein die folgende Textzeile in die Sammelrechnung aufgenommen wird. In diese Textzeile können Sie einen beliebigen Text eingeben. Für #AUFTRAGNR wird bei Erstellung der Sammelrechnung die Lieferscheinnummer eingesetzt und für #DATUM das Lieferscheindatum. Sie können bei Bedarf auch weitere Felder der Auftragstabelle einfügen, siehe Feldbeschreibungen.

 

Position bei Artikel zusammenfassen

Diese Option kann nur angewählt werden, wenn Sie "gleiche Artikel zusammenfassen" gewählt haben. Wählen Sie "oben", wenn die Textzeile mit den Lieferscheinnummern oberhalb der Artikel aufgeführt werden soll und "unten", falls die Textzeile erst nach den Artikeln erscheinen soll.

 

alle erstellten Sammelrechnungen markieren, um diese auf einen Schlag ausdrucken zu können

Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie anschließend alle erstellten Sammelrechnungen über den Menüpunkt Drucken > markierte Aufträge drucken  ausdrucken.

 

Lieferscheine gruppieren

Über die Gruppierung können Sie die Lieferscheine nach bis zu zwei unterschiedlichen Feldern sortieren. Falls Sie in der Sammelrechnung z. B. die Lieferscheine eines Projektes zusammenfassen möchten, wählen Sie bei 1. Ebene das Freifeld aus, in das Sie im Lieferschein das Projekt eingegeben haben. Die Lieferscheine werden dann nicht mehr nach der Lieferscheinnummer bzw. nach dem Datum sortiert, sondern nach Projekten. Falls Sie pro Projekt eine Summe ausweisen möchten, aktivieren Sie die Option Blocksumme nach jeder Gruppe einfügen.

Um zusätzlich noch nach einem weiteren Feld zu sortieren bzw. zu gruppieren (z. B. der Kostenstelle), wählen Sie das entsprechende Feld bei 2. Ebene aus.

 

Vorschau und Auswahl der Lieferscheine

Nachdem Sie obige Einstellungen vorgenommen haben, müssen Sie auf den Weiter-Schalter klicken. Sie erhalten auf der zweiten Seite des Assistenten eine Liste aller Lieferscheine, die gemäß Ihrer Einstellungen ermittelt wurden. Es werden nur Aufträge vom Typ Lieferschein aufgelistet, die noch nicht erledigt sind (Markierung "erledigt" muss also deaktiviert sein). Die Liste ist nach Kunden gruppiert. Klicken Sie auf den "+"-Schalter, damit die Lieferscheine des gewählten Kunden aufgelistet werden.

 

Mögliche Ursachen, falls ein Lieferschein nicht in der Vorschau angezeigt wird:

der Lieferschein ist bereits als erledigt markiert worden
beim Lieferschein wurde kein Datum eingetragen
das Datum des Lieferscheins fällt nicht in den gewählten Zeitraum
der Lieferschein ist einem anderen Kunden zugeordnet

 

Lieferschein nicht in die Sammelrechnung übernehmen

Sie haben die Möglichkeit, bei jedem Lieferschein zu wählen, ob dieser in die Sammelrechnung übernommen werden soll oder nicht. Standardmäßig sind alle Lieferscheine bereits markiert. Klicken Sie in der Spalte "m" auf das Häkchen vor der Lieferscheinnummer, wenn Sie möchten, dass der angewählte Lieferschein nicht in die Sammelrechnung aufgenommen wird.

 

Sammelrechnung erstellen

Klicken Sie auf Ausführen, damit die Sammelrechnung erstellt wird.

 

Wenn ein Lieferschein in die Sammelrechnung übernommen wurde, wird bei diesem Lieferschein die Option "erledigt" aktiviert und bei "fortgeführt unter" wird die Nummer der Sammelrechnung eingetragen.

 

Die Ursprungslieferscheine werden zwecks besserer Rückverfolgung bei der Sammelrechnung als Link in das Feld Bemerkung eingetragen.

 

Hinweis zur Zahlweise und Lieferart:

Wenn die Zahlweise oder die Lieferart für alle Rechnungen eines Kunden identisch sind, dann werden die Werte auch in die Sammelrechnung übernommen. Kontrollieren Sie diese Felder auf jeden Fall, bevor Sie die erstellte Sammelrechnung drucken bzw. versenden.

 

Tipp:

Sammelrechnungen werden als normale Rechnung über das Standard-Rechnungsformular ausgedruckt. Wenn der Ausdruck der Sammelrechnung anders aussehen soll, als die normale Rechnung, können Sie einfach ein neues Druckformular anlegen, das vorhandene Rechnungslayout abändern und als Sammelrechnungsformular abspeichern.

 

Falls Ihnen die angebotenen Möglichkeiten nicht genügen oder Sie Vorschläge zur Verbesserung haben, melden Sie sich bitte telefonisch oder schriftlich. Anregungen sind bei uns immer willkommen, Siehe Kapitel "Ihre Vorschläge etc.".



www.Amicron.org - Stand: 29.06.2020.

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