Definitionsdatei: Aufbau & Inhalt

Aufbau und Inhalt einer Definitionsdatei

Eine Definitionsdatei ist prinzipiell genauso aufgebaut wie die XML-Datei mit den eigentlichen Auftragsdaten. In der Definitionsdatei wird jedoch anstelle der Feldinhalte für Kundenname, Adresse, bestellte Artikel etc. ein entsprechender Platzhalter im Format "#Feldname" eingesetzt.

Adressdaten, Lieferadresse, Rechnungsadresse

Für den Import der Adressdaten stehen Adressfeldnamen mit drei unterschiedlichen Bedeutungen (Objekten) zur Verfügung:

#KUNAdresse

Diese Adressfelder werden im Kundendatensatz eingetragen.

Wenn kein Feldname mit beginnendem "#KUNAdresse" verwendet wird, werden stattdessen die Felder mit führendem #ATRAdresse in den Kundendatensatz eingetragen.

Wenn Sie nicht nur die Adresse importieren möchten, sondern zusätzliche Felder wie Telefon, E-Mail, Bankverbindung, Geburtstag etc. (siehe Feldbeschreibung der Kundendatenbank), dann müssen Sie immer #KUNAdresse verwenden.

#ATRAdresse

Adressfelder, die mit #ATRAdresse beginnen, werden im Auftragsdatensatz eingetragen und können als Rechnungsadresse verwendet werden. Wenn kein Feld mit #ATRAdresse verwendet wird, wird #KUNAdresse in den Auftrag übernommen.

#LFRAdresse

Diese Felder werden als Lieferadresse eingelesen. Eine Lieferadresse wird nur dann angelegt, wenn sie nicht mit der Adresse des Kundendatensatzes übereinstimmt.

Die Namen der Felder für die Adresse und weiteren Kundendaten finden Sie im Kapitel "Feldbeschreibungen der Kundendatenbank".

Zusätzlich gibt es das Feld #Vorname_Name welches ab dem ersten Leerzeichen in Vorname bzw. Name aufgesplittet wird. Verwenden Sie #Anrede_Vorname_Name, wenn zusätzlich zum Vornamen und Nachnamen noch die Anrede übertragen wird.

Die Zuweisung erfolgt über #Feldname oder #Objektname.Feldname innerhalb eines Textnodes (<Name>#Name</Name>) oder Attributes (<Data Name="#Name" Vorname="#Vorname">). Falls Sie einen Feldnamen angeben, der nicht definiert ist und somit nicht importiert werden kann, wird eine Warnung ausgegeben.

Beispiel:

In der folgenden Definitionsdatei (Auszug) werden drei Adressen übermittelt: Kundenadresse (Customers_address), Rechnungsadresse (Billing_Address) und die Lieferadresse (Delivery_Address).

<CUSTOMERS_ADDRESS>

<COMPANY>#KUNADRESSE.NAME2</COMPANY>

<GENDER>#KUNADRESSE.ANREDE</GENDER>

<FIRSTNAME>#KUNADRESSE.VORNAME</FIRSTNAME>

<LASTNAME>#KUNADRESSE.NAME</LASTNAME>

<STREET>#KUNADRESSE.STRASSE</STREET>

<ZIP>#KUNADRESSE.PLZ</ZIP>

<CITY>#KUNADRESSE.ORT</CITY>

<COUNTRY>#KUNADRESSE.LAND</COUNTRY>

<TELEPHONE>#KUNADRESSE.TELEFON1</TELEPHONE>

<EMAIL>#KUNADRESSE.EMAIL</EMAIL>

<BIRTHDAY>#KUNADRESSE.GEBURTSTAG</BIRTHDAY>

</CUSTOMERS_ADDRESS>

<BILLING_ADDRESS>

<COMPANY>#ATRADRESSE.NAME2</COMPANY>

<NAME>#ATRADRESSE.VORNAME_NAME</NAME>

<STREET>#ATRADRESSE.STRASSE</STREET>

<ZIP>#ATRADRESSE.PLZ</ZIP>

<CITY>#ATRADRESSE.ORT</CITY>

<COUNTRY>#ATRADRESSE.LAND</COUNTRY>

</BILLING_ADDRESS>

<DELIVERY_ADDRESS>

<COMPANY>#LFRADRESSE.NAME2</COMPANY>

<NAME>#LFRADRESSE.VORNAME_NAME</NAME>

<STREET>#LFRADRESSE.STRASSE</STREET>

<ZIP>#LFRADRESSE.PLZ</ZIP>

<CITY>#LFRADRESSE.ORT</CITY>

<COUNTRY>#LFRADRESSE.LAND</COUNTRY>

</DELIVERY_ADDRESS>

Alternativ ist auch folgende Definition möglich:

<CUSTOMERS_ADDRESS NewData="KUNADRESSE">

<GENDER>#ANREDE</GENDER>

<FIRSTNAME>#VORNAME</FIRSTNAME>

...

<BILLING_ADDRESS NewData="ATRADRESSE">

<NAME>#VORNAME_NAME</NAME>

...

<DELIVERY_ADDRESS NewData="LFRADRESSE">

<FIRSTNAME>#VORNAME</FIRSTNAME>

...

Felder für Auftragsdaten und Auftragspositionen

Das Auftragsobjekt hat die Felder Auftragnr, Datum, Lieferart, Zahlweise, Bemerkung, Waehrung, Umrechnungskurs, Versandkosten, Versandtitel, Endbetrag, Total_Title, Total_Value.

Bei den Auftragspositionen können die Felder Artikelnr, EAN, Bezeichnung, Text, Menge, LieferantArtikelnr, PreisTyp, EPreis, GPreis, Rabatt (in %) und Steuer importiert werden.

Weitere Informationen zu den Feldern finden Sie im Kapitel "Aufträge: Feldbeschreibungen".

Auftragsnummer zuordnen

Die Zuordnung einer Auftragsnummer ist in der Definitionsdatei zwingend notwendig, um einen Auftrag in der Importtabelle eindeutig identifizieren zu können, damit er z.B. nicht ein zweites mal importiert wird.

Auftragsnummer importieren

Die von AMICRON-FAKTURA 10.0 verwendete Auftragsnummer (Feld "Auftragnr") müssen Sie allerdings nur dann importieren, wenn Sie z. B. die importierte Auftragsnummer als Rechnungsnummer verwenden möchten. Damit die in der Definitionsdatei zugeordnete Auftragsnummer tatsächlich in den Auftrag übernommen wird, muss in den Einstellungen zum Shopimport die folgende Option deaktiviert sein: bei neuen Aufträgen die Auftragsnummer aus dem Nummernkreis ermitteln und die Shopnummer ignorieren. Wenn Sie diese Option aktivieren, verwenden importierte Aufträge und manuell angelegte Rechnungen denselben Nummernkreis.

Auftragsart bestimmen

In den Programmoptionen können Sie in den Einstellungen zum Shopimport festlegen, als welche Auftragsart die importierten Aufträge angelegt werden sollen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, in den importierten XML-Daten pro Auftrag die Auftragsart anzugeben. Dazu muss das Feld #AuftragArt zugeordnet werden. Die gültigen Werte finden Sie im Kapitel "Aufträge: Feldbeschreibungen".

Artikeldaten aus dem Artikelstamm in den Auftrag übernehmen

Wenn die Felder für Bezeichnung, Langtext und EPreis in der Definitionsdatei nicht zugeordnet wurden, werden die passenden Daten aus dem Artikelstamm übernommen.

Artikeldaten aus dem importierten Auftrag in den Artikelstamm übernehmen

Zu den importierten Auftragspositionen können automatisch Artikelstammdaten angelegt werden, wenn der importierte Artikel noch nicht vorhanden ist. Aktivieren Sie dazu in den Einstellungen zum Shopimport die entsprechende Option. Im Kapitel Artikel: Feldbeschreibungen finden Sie eine Liste der Artikelfelder.

Automatische Zuordnung des Lieferanten über den importierten Lieferantennamen

Wenn bei den importierten XML-Daten das Feld LieferantName2 oder LieferantSuchbegriff auf der Ebene der Artikeldaten bzw. Auftragspositionen enthalten ist, wird der übertragene Name automatisch im Lieferantenstamm gesucht und bei erfolgreicher Suche beim Artikel als Standardlieferant eingetragen. Voraussetzung: Die Option "Importierte Artikelstammdaten in den Artikelstamm schreiben" muss aktiviert worden sein.

Im Artikelstamm muss ein Standardlieferant eingetragen sein, um automatisch Bestellungen für diesen Artikel durchführen zu können.

Versandkosten

Falls die Versandkosten nicht innerhalb der Auftragspositionen aufgelistet werden, können diese über das Feld #Auftrag.Versandkosten zugeordnet werden. Wurde dem Feld ein Wert zugeordnet, so wird automatisch eine zusätzliche Auftragsposition „Versandkosten" hinzugefügt. Wenn eine genauere Bezeichnung übergeben wird, kann sie per #Auftrag.VersandTitel in die Bezeichnung der Auftragsposition übernommen werden. Über das Feld #Auftrag.VersandArtikelnr läßt sich die importierte Artikelnummer für Versandkosten übernehmen. Alternativ kann ein Versandkostenartikel über den <VersandkostenArtikelnr>-Tag im Defines-Block zugeordnet werden, welcher dann bei der ot_shipping-Funktion wirksam ist.

Versandkosten für Nachnahme

Falls bei Nachnahmesendungen die Versandkosten nicht innerhalb der Auftragspositionen aufgelistet werden und auch nicht im Wert #Auftrag.Versandkosten enthalten sind (siehe oben), können diese über das Feld #Auftrag.Nachnahmekosten zugeordnet werden. Wurde dem Feld ein Wert zugeordnet, so wird automatisch eine zusätzliche Auftragsposition „Nachnahmegebühr" hinzugefügt. Wenn eine genauere Bezeichnung übergeben wird, kann sie per #Auftrag.Nachnahmetitel in die Bezeichnung der Auftragsposition übernommen werden.

Gutscheinbeträge

Wenn Sie Gutschriften importieren möchten und diese nicht bereits innerhalb der Auftragspositionen aufgelistet werden, können Sie die Gutschriftbeträge über das Feld #Auftrag.Gutscheinbetrag zuordnen. Wurde dem Feld ein Wert zugeordnet, so wird eine zusätzliche Auftragsposition mit dem Text „Gutschein" hinzugefügt. Wenn eine genauere Bezeichnung übergeben wird, kann sie per #Auftrag.Gutscheintitel in die Bezeichnung der Auftragsposition übernommen werden.

Steuer

Über das Auftragsfeld #SteuerInkl kann bestimmt werden, ob der Auftrag inkl. Mwst., zzgl. Mwst. oder ohne Mwst. erstellt werden soll. Die Preise der Auftragspositionen müssen dann entsprechend als Brutto- bzw. Netto-Preise übertragen werden. Falls Sie mit unterschiedlichen Steuersätzen arbeiten, können Sie die Mwst.-Prozente über das Feld #Steuer importieren. Zulässig sind z. B. die Werte "16" und "0.16" für Auftragspositionen mit 16% Mwst. Alternativ zu den Prozenten kann über das Feld Steuersatz das Steuersatzkürzel importiert werden, also z. B. "1" für den vollen Steuersatz und "2" für den reduzierten Satz.

Zahlungsbedingungen und Vertreter

Wenn Sie für die Zahlungsbedingungen keine Werte importieren, werden bei vorhandenen Kunden diejenigen Werte in den Auftrag übernommen, die Sie in den Kundenstammdaten beim jeweiligen Kunden voreingestellt haben. Dies betrifft die Felder Rabatt, Skonto, Skontotage, Zahlungin, Preisgruppe und Vertreter Preisgruppe. Eine Beschreibung der Felder finden Sie im Kapitel "Aufträge: Feldbeschreibungen".

Felder für Kundendaten

Eine Feldliste finden Sie unter Feldbeschreibung der Kundendatenbank. Zusätzlich steht beim Auftragsimport das Feld #Vorname_Name und #Anrede_Vorname_Name zur Verfügung. Falls der Vorname und Name zusammen übertragen werden, z. B. <CONTACT_NAME>Birgit Müller</CONTACT_NAME> oder <CONTACT_NAME>Frau Birgit Müller</CONTACT_NAME>, erfolgt eine automatische Zuweisung in die Felder Anrede, Vorname und Name.

Markierung für neuen Auftrag und neue Auftragsposition

Damit AMICRON-FAKTURA 10.0 erkennen kann, wo ein neuer Auftrag bzw. eine neue Auftragsposition beginnt, müssen Sie in der Definitionsdatei eine Markierung bei dem Knoten (<Tag>) einfügen, bei dem ein neuer Auftrag bzw. Auftragsposition beginnt:

Neuer Auftrag: NewData="AUFTRAG"

Neuer Position: NewData="ATRPOS"

Die Knotennamen selbst werden vom Programm nicht beachtet, können also beliebige Bezeichnungen tragen.

Beispiel:

Angenommen, Ihre Auftragsdaten werden in folgender Form geliefert: (Auszug)

<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1"?>

<ORDER>

<ORDER_INFO>

<ORDER_HEADER>

<ORDER_ID>7890</ORDER_ID>

<CUSTOMER_ID>10000</CUSTOMER_ID>

<ORDER_DATE>16.3.2004</ORDER_DATE>

</ORDER_HEADER>

<CUSTOMERS_ADDRESS>

</CUSTOMERS_ADDRESS>

<ORDER_PRODUCTS>

<PRODUCTS_ID>34</PRODUCTS_ID>

<PRODUCTS_QUANTITY>1</PRODUCTS_QUANTITY>

<PRODUCTS_TEXT>Amicron-Faktura</PRODUCTS_TEXT>

<PRODUCTS_TAX>16</PRODUCTS_TAX>

Die Definitionsdatei muss dann wie folgt angepasst werden:

<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1" ?>

<ORDER>

<ORDER_INFO>

<ORDER_HEADER NewData="AUFTRAG">

<ORDER_ID>#AUFTRAGNR</ORDER_ID>

<CUSTOMER_ID>#KUNADRESSE.NR</CUSTOMER_ID>

<ORDER_DATE>#AUFTRAG.DATUM</ORDER_DATE>

</ORDER_HEADER>

<CUSTOMERS_ADDRESS>

</CUSTOMERS_ADDRESS>

<ORDER_PRODUCTS>

<PRODUCTS_ID>#ARTIKELNR</PRODUCTS_ID>

<PRODUCTS_QUANTITY>#MENGE</PRODUCTS_QUANTITY>

<PRODUCTS_TEXT>#BEZEICHNUNG</PRODUCTS_TEXT>

<PRODUCTS_TAX>#STEUER</PRODUCTS_TAX>

Formate und Einstellungen festlegen

In der Definitionsdatei können im Abschnitt "Defines" diverse Einstellungen vorgenommen werden, die für alle nachfolgenden Aufträge gelten.

ACHTUNG: Der Defines-Block muss direkt in der Ebene unterhalb des Wurzelelements liegen, da er ansonsten nicht gefunden und nicht ausgewertet wird!

Beispiel:

<?xml version="1.0" encoding="iso-8859-1" ?>

<ORDER>

<INLAND>D,DE,DEU,DEUTSCHLAND</INLAND>

<CONVERTLIEFERART>Post=DHL,Nachnahme (bar)=Nachnahme</CONVERTZAHLWEISE>

<CONVERTZAHLWEISE>cod=Nachnahme,moneyorder=Vorkasse</CONVERTZAHLWEISE>

<VersandkostenArtikelnr>Versand</VersandkostenArtikelnr>

</DEFINES>

DATESEPARATOR

Datumstrenner, falls das Datum nicht über „." getrennt wird

TIMESEPARATOR

Zeittrenner, falls Uhrzeit nicht über „:" getrennt wird

DATEFORMAT

Datumsformat, falls nicht dd.mm.yyyy

DECIMALSEPARATOR

Dezimalkomma, falls nicht „,"

STEUERINKL

Vorgabe für Auftrag.Steuerinkl. Geben Sie hier "N" an, falls die Preis netto übertragen werden bzw. "J" falls die Preise brutto sind. Die Angabe hat Vorrang vor dem Defaultwert aus dem Datensatz "0".

CONVERTLAND

Beim Import der Adressdaten wird ein korrektes Landeskürzel für eine korrekte Ermittlung der Steuersätze bei Auslandsrechnungen benötigt. Importierte Landeskürzel für Inland und EU-Länder müssen übereinstimmen mit denen, die in AMICRON-FAKTURA 10.0 in den Programmoptionen unter "System > Einstellungen 2/2" eingetragen wurden.

Über CONVERTLAND können Sie die automatische Konvertierung des Landeskürzels beim Adressimport einstellen. Wenn Sie z. B. bei Adressen aus Österreich das Landeskürzel "A" eintragen möchten, jedoch AUT oder AU in der Importdatei steht, sollten Sie folgende Einstellung verwenden:

AU=A,AUT=A

Wenn in der importieren Landesbezeichnung Leerzeichen enthalten sind, müssen die einzelnen Elemente in Anführungsstrichen stehen:

<CONVERTLAND>"Austria=AT","Canada=CA","Czech Republic=CZ","GERMANY=D","DE=D","GER=D","Netherlands=NL","New Zealand=NZ","France=FR","Slovenia=SL","Switzerland=CH","Spain=E","Greece=GR","United Kingdom=UK","United States=USA"</CONVERTLAND>

INLAND

Über diese Option können Sie diejenigen Landeskürzel festlegen, die als Inland interpretiert werden sollen. Stimmt das Landeskürzel aus der Importdatei mit einem dieser Kürzel überein, wird das Landeskürzel beim Import der Adresse geleert, so dass die Adresse korrekt als Inlandsadresse erkannt wird. Wenn Sie AMICRON-FAKTURA 10.0 in Deutschland einsetzen, sollten Sie folgende Einstellung verwenden: D,DE,DEU,DEUTSCHLAND

CONVERTVERSANDKOSTEN, CONVERTNACHNAHMEKOSTEN

Über diese Einstellung kann festgelegt werden, ob die Versand- bzw. Nachnahmekosten als Netto- oder Bruttowert importiert werden sollen.

Es sind jeweils folgende Werte möglich:

- : Betrag wird Brutto übermittelt und soll nach Netto konvertiert werden

+ : Betrag wird Netto übermittelt und soll nach Brutto konvertiert werden

0 : keine Konvertierung (die ggfs. vorhandene Einstellung unter Total_Prefix wird dann ignoriert)

CONVERTZAHLWEISE, CONVERTLIEFERART

Falls die importierte Bezeichnung für Zahlweise oder Lieferart nicht übereinstimmt mit derjenigen Bezeichnung, die in den Programmoptionen vordefiniert wurde, können Sie mit Hilfe dieser Option eine Konvertierung der importierten Werte vornehmen. In dem obigen Beispiel wird auf diese Weise z. B. die importierte Zahlweise "moneyorder" in "Vorkasse" umgewandelt.

VersandkostenArtikelnr

Über die <VersandkostenArtikelnr>-Option kann ein Versandkostenartikel bzw. dessen Artikelnummer zugeordnet werden, welcher dann bei der ot_shipping-Funktion berücksichtigt wird.

www.Amicron.org - Stand: 11.05.2010.

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