Infos für Mailoffice 2.0-Anwender
| Navigation:
Neuerungen und Update-Infos >
Infos für Mailoffice 2.0-Anwender |
|
Haben Sie bislang mit der Vorgängerversion Amicron-Mailoffice 2.0 gearbeitet? Dann finden Sie in diesem Kapitel wichtige Hinweise, was Sie beim Umstieg auf AMICRON-MAILOFFICE 5.0 beachten sollten.
Liste aller Neuerungen
Kennen Sie schon alle Neuerungen dieser Programmversion? Eine Übersicht über alle Erweiterungen und Änderungen finden Sie auf unserer Homepage www.Amicron.org
Infos zur Datenübernahme
Im Kapitel "Daten aus AMICRON-MAILOFFICE 2 übernehmen" finden Sie eine Anleitung, wie Sie existierende Daten aus AMICRON-MAILOFFICE 2 importieren können.
Formulare übernehmen
Die Druckformulare werden nicht (wie bei AMICRON-MAILOFFICE 2) in externen Formulardateien gespeichert (*.lst) sondern direkt in der Datenbank von AMICRON-MAILOFFICE 5.0.
Die Druckformulare aus alten Versionen werden automatisch beim Datenimport übernommen. Sie können einzelne Formulare jedoch auch manuell importieren, siehe dazu Kapitel "Formulare importieren".
Was beim Update zu beachten ist
Die neue Programmversion wurde so gestaltet, dass sich Umsteiger von AMICRON-MAILOFFICE 2 ohne große Schwierigkeiten in der neuen Version zurechtfinden. Dennoch ist es aufgrund der Umstellung auf eine SQL-Datenbank unvermeidbar, dass manches anders ist als bei der alten Version. In diesem Kapitel finden Sie Hinweise, was Sie beim Update beachten müssen.
Listenansicht
In der Adressliste wird nun nicht mehr der gesamte Datenbestand angezeigt, sondern nur noch die Daten, die Ihren Suchbegriffen entsprechen. Bei einer SQL-Datenbank würde es zu lange dauern, alle Daten vom Server zu übertragen. Außerdem macht es meist wenig Sinn beim Öffnen der Kunden stets tausende von Datensätzen anzuzeigen, wenn Sie meist nur bestimmte Datensätze sehen oder bearbeiten möchten. Weitere Infos zur Listenansicht finden Sie im Kapitel "Umgang mit Tabellenansichten".
Sortierungen
Die Sortierung der Daten wird nicht mehr in der rechten oberen Ecke des jeweiligen Fensters angezeigt, sondern durch eine Markierung im Spaltentitel des Feldes, nach dem sortiert wird. Sie können in fast allen Listen nach jeder Spalte sortieren.
Markierungen
Kunden können wie in der alten Version markiert werden. Diese Markierungen sind jedoch nicht mehr global für alle Benutzer im Netzwerk sichtbar, sondern gelten nur für den angemeldeten Anwender. Jeder Anwender kann also individuell seine eigenen Markierungen setzen, ohne dass diese von anderen Anwendern unbemerkt gelöscht oder beeinflusst werden. Voraussetzung hierfür ist, dass jeder Anwender in der Benutzerverwaltung als Benutzer angelegt wurde.
E-Mails
Automatisches Ausblenden von alten E-Mails
E-Mails, die ein bestimmtes Alter erreicht haben, können automatisch aus der E-Mail-Liste ausgeblendet werden. Um diese neue Option einzustellen, rufen Sie im E-Mail-Center das Menü Extras > Optionen auf und aktivieren auf der Kartei "Sonstige" die Option "Anzeige der E-Mails pro Ordner begrenzen". E-Mails, die älter sind als die eingestellte Anzahl Tage werden automatisch ausgeblendet. Um die alten ausgeblendeten E-Mails wieder anzuzeigen reicht es, die Option wieder zu deaktivieren.
E-Mail-Anlagen
Dateianlagen, die Sie über AMICRON-MAILOFFICE 5.0 empfangen, werden direkt in der Datenbank gespeichert und nicht mehr wie in Version 2.0 extern in einem Anlagen-Ordner auf der Festplatte abgelegt. Wenn Sie die E-Mails aus Version 2.0 importieren, werden die Anlagen aus der alten Version allerdings nicht in die Datenbank importiert, sondern es wird nur die Verknüpfung auf die externe Anlagendatei übernommen. Der Ordner mit den E-Mail-Anlagen sollte also nicht gelöscht werden, damit bei den aus Version 2.0 importieren E-Mails die Anlagen noch aufgerufen werden können.
Kundenverwaltung
Einführung eines Suchbegriffs / Felder für Ansprechpartner
Vereinfacht ausgedrückt gibt es drei Adressarten: Privatleute, Firmen/Behörden ohne Ansprechpartner, Firmen/Behörden mit Ansprechpartner.
Bei dem bisherigen Feldaufbau war bei Firmenadressen nicht eindeutig erkennbar, wie der Ansprechpartner heisst und wie der Firmenname lautet (Feld „Name" wurde sowohl für den Firmennamen als auch für Namen der Person benutzt). Serienbriefe oder Serien-E-Mails mit einer persönlichen Anrede „Guten Tag Herr Müller" waren deshalb nicht bzw. nur eingeschränkt möglich.
Die Bildschirmmaske wurde deshalb so geändert, dass der Ansprechpartner immer in ein und dasselbe Feld eingetragen wird und somit programmtechnisch für spätere Serienbriefe und E-Mails eindeutig zu ermitteln ist. Außerdem können Adressen nun nach der DIN Norm 5008 eingegeben und ausgedruckt werden.
Da bislang immer nach dem Feld "Name" gesucht und sortiert wurde, dieses Feld aber nun immer den Ansprechpartner enthält und nicht den Firmennamen, wurde zusätzlich ein Feld "Suchbegriff" eingefügt, in dass Sie entweder den Namen des Ansprechpartners oder den Firmennamen eingeben können.
Ihre vorhandenen Kundendaten aus AMICRON-MAILOFFICE 2 können ohne Änderung übernommen werden, das Feld Suchbegriff wird automatisch bei der Datenübernahme mit den passenden Werten belegt.
Feld Anrede
Im Feld "Anrede" sollte immer die Anrede des Ansprechpartners stehen, also "Herr" oder "Frau". Bei Firmen bei der Anrede bitte nicht "Firma" eintragen. Aus der Anrede wird dann die Briefanrede "Sehr geehrter Herr..." bzw. "Sehr geehrte Frau..." erstellt.
Eine weitere Beschreibung zu den Eingabefeldern finden Sie im Kapitel "Datenfelder eines Kunden".
Vorhandene Etiketten / Formulare anpassen: Titel einfügen
Das Feld "Titel" für Anredeergänzungen der Form "Dr.", "Prof." etc. wurde hinzugefügt. Falls Sie Etiketten oder Auftragsformulare aus älteren Programmversionen übernommen haben, müssen Sie dieses Feld neben der Anrede manuell in das Drucklayout einfügen.
Adresse in die Zwischenablage kopieren
Über den Menüpunkt Bearbeiten > Adresse in die Zwischenablage kopieren können Sie die Adresse an andere Anwendungen übertragen. In dem Programm, in dem die Adresse eingefügt werden soll, können Sie dann z. B. STRG+V drücken oder das Menü "Bearbeiten > Einfügen" aufrufen (sofern vorhanden).
Die Einstellung, welche Adressfelder in die Zwischenablage kopiert werden sollen, kann im Menü Einstellungen > Adressen vorgenommen werden.
Aufgabenverwaltung
Das Eingabefenster zur Anlage bzw. zum Ändern einer Aufgabe wurde überarbeitet und wird nun auch zur Eingabe eines Termins im neuen Kalender benutzt.
Einstellungen
Alle Einstellungen können zentral über das Menü "Einstellungen > Programmoptionen" vorgenommen werden (Menü "Vorgaben" entfällt). Die E-Mail-Einstellungen werden nach wie vor über das E-Mail-Center aufgerufen (Menü Extras > Optionen).
Benutzerverwaltung
Wenn Sie auch mit AMICRON-FAKTURA 11.0 arbeiten und eine gemeinsame Datenbank eingerichtet haben, beachten Sie bitte, dass beide Programme eine gemeinsame Benutzerverwaltung verwenden. Sie können bei jedem Benutzer festlegen, welches Programm dieser verwenden darf (Feld "Programmzugriff"). Außerdem gelten die eingestellten Benutzerrechte dann für beide Programme, d. h. wenn Sie z. B. die Funktion "Kunde löschen" sperren, ist es weder in der AMICRON-FAKTURA 11.0 noch in AMICRON-MAILOFFICE 5.0 möglich, einen Kunden zu löschen.
Datenbank / Backup
Bei AMICRON-MAILOFFICE 5.0 werden die Daten, E-Mail-Anlagen und Druckformulare in einer zentralen Datenbank gespeichert. Es gibt also nicht mehr für Adressen, E-Mails, Anlagen etc. einzelne Dateien auf Ihrer Festplatte sondern nur noch eine einzige Datenbank, die alles enthält. Weiteres hierzu siehe Kapitel "Dateien" und "Datensicherung".