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Adress- und E-Mail-Daten abgleichen
Es können Adressen und E-Mails von AMICRON-MAILOFFICE 5.0 nach Outlook exportiert, importiert und auch synchronisiert werden.
Zu den Standardadressfeldern von Outlook, die sich frei zuordnen lassen, gibt es noch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Felder in Outlook zu verwenden. So lassen sich die kompletten Adressdatensätze in Outlook speichern.
Beim E-Mail Datenaustausch wird die komplette Ordnerstruktur übernommen. Ordnerwechsel einzelner E-Mails werden erkannt und die E-Mails entsprechend verschoben.
Hauptfenster
Anwendung
Über die Auswahlliste kann gewählt werden, ob Adressen oder E-Mails mit der Zielanwendung ausgetauscht werden sollen. Zudem wird hier die Richtung angegeben.
Nach / Von
Die Zielanwendung (bzw. Quellanwendung) ist zur Zeit auf Outlook 98/2000/2002 (XP)/2003 begrenzt, wobei auch andere Anwendungen ggfs. auf die Outlook-Adressen zugreifen können. Ein Datenaustausch mit Outlook Express wird nicht unterstützt.
Exportierender E-Mail Ordner
Im Falle eines E-Mail Exports kann der zu exportierende Standardorder angegeben werden. AMICRON-MAILOFFICE 5.0 besitzt 4 Ordner, die zum Speichern der gesendeten, gelöschten, ausgehenden und eingetroffenen E-Mails dienen. Unterordner davon werden automatisch mit übernommen. Auf die E-Mails von Outlook hat diese Einstellung keinen Einfluss. d. h. wenn z. B. eine E-Mail in den Gesendet-Ordner verschoben, und dieser exportiert wird, würde die zugehörige E-Mail in Outlook auch aufgespürt und verschoben, wenn sie im Postausgangsordner läge.
Identische Datensätze vom gleichen Zeitraum
Falls nicht festgestellt werden kann, welche Adresse aktueller ist, kann nachgefragt werden, ob der Datensatz überschrieben werden soll. Diese Abfrage lässt sich unterbinden, indem man in der Auswahlliste eine Voreinstellung angibt, falls identische Datensätze vom gleichen Datum auftauchen.
E-Mails ignorieren, die älter als x Tage sind
Um nicht eine komplette E-Mail Datenbank zu importieren, lassen sich E-Mails herausfiltern, die schon älter sind. Das Alter wird durch das Geändert Datum bestimmt, so dass auch ältere E-Mails, die neu editiert oder verschoben wurden, übernommen werden.
Zwischenspeicher zum schnelleren Export aktivieren
Da Outlook selbst keine Indexsuche für seine Datensätze besitzt, sind die Suchvorgänge sehr langsam. Dies lässt sich durch Aktivieren eines Zwischenspeichers stark beschleunigen, wobei vom Programm ein Index im Speicher angelegt wird. Auch wenn in Outlook nur wenige Adressen eingetragen sind, sollte bei einem Export von vielen Datensätzen dieser Zwischenspeicher aktiviert werden, da beim Hinzufügen der Daten auch die Zeit zum Suchen identischer Datensätze ansteigt. Beim Indexsuchen dagegen bleibt die Suchzeit konstant, da der Index nicht weiter wächst.