Sinn und Zweck der Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung legen Sie für jede Person, die mit dem Programm arbeitet, einen entsprechenden Benutzer an. Für jeden Benutzer können Sie dann individuelle Passwörter und Sperren definieren, um festzulegen, auf welche Daten und Funktionen der Anwender zugreifen darf. Außerdem werden bei aktivierter Benutzerverwaltung für jeden Benutzer individuelle Einstellungen für Fenster, Bildschirmlisten etc. gespeichert. Die Benutzerverwaltung ist unabhängig von den unter Windows angelegten Benutzern. Außerdem gibt es keine Abhängigkeit von der Arbeitsstation bzw. des verwendeten PCs, d. h. ein Benutzer hat die Möglichkeit, sich auf einem beliebigen PC innerhalb des Netzwerkes anzumelden.

 

Hinweis:

Wenn AMICRON-MAILOFFICE 5.0 und AMICRON-FAKTURA 11.0 eine gemeinsame Datenbank verwenden, greifen diese auch auf eine gemeinsame Benutzerdatenbank zu, so dass die in einem Programm angelegten Benutzer auch automatisch in dem anderen Programm zur Verfügung stehen. Über das Feld "Programmzugriff" kann eingestellt werden, auf welche Programme der Benutzer zugreifen darf. Ändern Sie diese Einstellung auf "Mailoffice und Faktura", wenn der Benutzer auf beide Programme zugreifen soll.

 

Benutzer- und Passwortabfrage beim Programmstart

Beim Programmstart wird der Benutzer und das Passwort abgefragt. Diese Abfrage ist nicht nur wegen der Passwortabfrage notwendig, sondern auch, damit das Programm weiß, welcher Benutzer mit dem Programm arbeitet und bei Änderungen in einem Datensatz (z. B. bei der Adresse oder dem Kontakt) das Benutzerkürzel in das Feld "Geändert von" schreiben kann.

Die Benutzer- und Passwortabfrage erscheint automatisch, sofern zwei oder mehr Benutzer angelegt wurden. Falls nur ein Benutzer vorhanden ist und für diesen kein Passwort definiert wurde, erscheint kein Loginfenster beim Programmstart.

 

Benutzerverwaltung aufrufen

Die Benutzerverwaltung kann über den Menüpunkt Einstellungen > Benutzerverwaltung aufgerufen werden. Der Zugang ist nur für Benutzer möglich, bei denen die Option Administratorrechte aktiviert wurde. Für alle anderen Benutzer ist dieser Menüpunkt nicht sichtbar.

 

Einen neuen Benutzer anlegen

Ein neuer Benutzer kann entweder über den - Schalter oder die EINFG-Taste angelegt werden. Geben Sie nach der Neuanlage die im folgenden Abschnitt beschriebenen Daten ein.

 

 

Die Benutzerdaten eingeben

 

Benutzerkürzel

Jeder Benutzer muss ein beliebiges eindeutiges Benutzerkürzel erhalten (z. B. seine Initialen). Dieses Kürzel wird dann bei Änderung eines Datensatzes (z. B. bei der Adresse oder beim Kontakt) in das Feld "Geändert von" eingetragen.

 

Vorname/Name

Tragen Sie hier den Namen des Benutzers ein. Diese Felder werden beim Programmstart in der Benutzeranmeldung angezeigt.

 

Start-Passwort

Jeder Benutzer kann ein individuelles Startpasswort erhalten. Dieses Passwort wird jedes Mal abgefragt, wenn das Programm gestartet wird. Der Benutzer erhält nur bei korrekter Eingabe Zugang zum Programm. Sie können auch ein leeres Startpasswort definieren. Beim Programmstart ist dann auch ohne Passworteingabe der Zugang zum Programm möglich.

 

Programmzugriff

Wählen Sie hier, auf welche Programme der Benutzer zugreifen darf. Wenn Sie hier "Faktura und Mailoffice" wählen, hat der Anwender mit seinem Start-Passwort sowohl Zugriff auf AMICRON-FAKTURA 11.0 als auch auf AMICRON-MAILOFFICE 5.0. Wenn nur ein Programm ausgewählt wird, ist der Zugriff auf das andere Programm gesperrt.

 

Administratorrechte

Aktivieren Sie diese Option, wenn der Benutzter Administratorrechte haben soll. Dies hat zur Folge, dass er vollen Zugriff auf die Benutzerverwaltung hat und ihm alle Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung stehen. Er kann also z. B. neue Benutzer anlegen und bei beliebigen Benutzern Sperren setzen.

Beachten Sie, dass wenigstens immer ein Benutzer auch Administrator sein muss, da ohne Administrator keine Bearbeitung innerhalb der Benutzerverwaltung möglich ist.

 

Aktiv

Benutzer, sind standardmäßig aktiviert. Anwender, die nicht mehr mit dem Programm arbeiten, lassen sich über dieses Feld deaktivieren und werden dann in den Benutzerlisten (Loginfenster, Vorlage für, etc.) nicht mehr aufgeführt.

 

"privat" (Vorgabewert für Posteingangs- und Postausgangs-Mails)

Wenn Sie AMICRON-MAILOFFICE 5.0 mit mehreren Anwendern nutzen, können Sie E-Mails veröffentlichen, so dass die E-Mail für die anderen Anwender ebenfalls sichtbar ist. Nur E-Mails, die nicht als privat gekennzeichnet sind, werden den anderen Programmbenutzern angezeigt. Wählen Sie hier die Voreinstellung, ob die E-Mails des Benutzers privat sein sollen. Zusätzlich lässt sich in den E-Mail-Konten auf der Kartei "Erweitert" für jedes E-Mail-Konto eine individuelle Einstellung vornehmen, ob E-Mails, die über dieses Konto gesendet oder empfangen werden, als privat gekennzeichnet werden sollen oder nicht.

 

Individuelle Benutzerrechte einstellen

Die Tabelle mit der Auflistung der Programmfunktionen gilt für den in der oberen Fensterhälfte aufgeführten Benutzer. Sie können hier für den Benutzer für einzelne Programmfunktionen individuelle Passwörter und Sperren festlegen.

 

Modul

Hier werden die Programm-Module aufgeführt. Deren Bezeichnung stimmt in der Regel mit dem jeweiligen Fenstertitel überein (Ausnahme: das Modul "Global" steht  für modulübergreifende globale Funktionen). Für jedes Modul werden dann in der Spalte "Funktion" die einzelnen Funktionen aufgeführt.

 

Funktion

Der hier aufgeführte Funktionsbereich bzw. Menüpunkt bezieht sich auf das in der Spalte "Modul" aufgeführte Programm-Modul. Für diesen Menüpunkt können Sie entweder ein Passwort oder eine Sperre definieren (siehe unten).

 

Globale Rechte

Die bei den ":Global"-Modulen eingetragenen Passwörter bzw. Sperren gelten im gesamten Programm und haben Vorrang vor denen, die bei den einzelnen Modulen (z. B. Kundenverwaltung) eingetragen worden sind.

 

Beispiel:

Sie haben global die Löschen-Option für den Benutzer "HM" gesperrt. Außerdem haben Sie für das Löschen im Modul "Kundenverwaltung" für diesen Benutzer ein Passwort eingetragen. Versucht dieser Benutzer jetzt in der Kundenverwaltung, einen Kunden zu löschen, so erhält er die Meldung, das die Löschen-Option für Ihn gesperrt ist.

 

Passwort

Für jede aufgeführte Programmfunktion kann ein Passwort definiert werden, das abgefragt wird, wenn der Benutzer diese Funktion aufruft. Nur bei korrekter Passworteingabe erhält er Zugriff auf diese Funktion.

 

Sperre

Für jede aufgeführte Programmfunktion kann auch eine Sperre definiert werden. Wenn der Benutzer diese gesperrte Funktion aufruft, erhält er die Meldung, dass diese Funktion gesperrt ist und erhält keinen Zugriff auf diese Funktion.

 

Letzter Aufruf

Wenn die Option "Protokoll" bei dem angewählten Benutzer aktiviert wurde, wird beim Aufruf der Funktion das Datum und die Zeit eingetragen, an dem diese Funktion das letzte Mal aufgerufen wurde.

 

Login+Logout Informationen

Wenn die Option "Benutzer- und Passwortabfrage beim Programmstart" aktiviert wurde, werden hier zu dem jeweiligen Benutzer das Datum und die Zeit des letztmaligen Programmaufrufs und des Beendens aufgeführt.
 

Benutzerrechte erzeugen

Sobald Sie einen neuen Benutzer anlegen, stehen für diesen auch alle im Programm vorhandenen Benutzerrechte zur Verfügung. Im Falle eines Programm-Updates werden  jedoch bei Bedarf neue Rechte ergänzt, die dann nachträglich in der Benutzerrechte-Datenbank hinzugefügt werden müssen. Dazu können Sie pro Benutzer den Menüpunkt Aktionen > Benutzerrechte erzeugen aufrufen, wodurch die fehlenden Rechte ergänzt werden.

 

Benutzerrechte zu einem anderen Benutzer übertragen

Möchten Sie die festgelegten Benutzerrechte eines Benutzerdatensatzes zu einem bereits vorhandenen Benutzer übernehmen?

 

Wählen Sie dazu das Menü Bearbeiten > Benutzerrechte übertragen...

 

Über der Liste der Benutzer erscheint nun diese Kontrollleiste:

Wählen Sie nun den Benutzer aus, der die Benutzerrechte übergeben bekommen soll und klicken sie auf die Schaltfläche Übertragen.

Möchten Sie noch einem weiteren Benutzer die Benutzerrechte übergeben, treffen Sie Ihre Benutzerauswahl und klicken sie erneut auf die Schaltfläche Übertragen.

 

Einen vorhandenen Benutzer löschen

Einen vorhandenen Benutzer können Sie über die Schaltfäche oder die Tastenkombination STRG+ENTF löschen.

 

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www.Amicron.org - Stand: 13.05.2015.

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