Kontakte
| Navigation:
Kunden >
Kontakte |
|
Im Fenster "Kontakte" werden die einzelnen Kontakte zu dem angewählten Kunden, Lieferanten bzw. Vertreter/Mitarbeiter erfasst. Sie haben dabei auch die Möglichkeit, eine Wiedervorlage zu speichern und beliebig lange Bemerkungen einzutragen.
Der Aufruf der Kontakte erfolgt von der Kunden-, Lieferanten- oder Vertreterverwaltung aus über den Schalter "Kontakte". AMICRON-MAILOFFICE 3 bietet die zusätzliche Möglichkeit, eine Kontakteliste über alle Kontakte in einem bestimmten Zeitraum abzurufen.
Neuen Kontakt eintragen
Um einen neuen Kontakt anzulegen, drücken Sie entweder den 
- Schalter oder die Einfg-Taste. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, wo Sie die Details zu diesem Kontakt eingeben können. Wenn Sie Ihre Eingabe beendet haben, kehren Sie nach dem Schließen des Eingabefensters wieder in die Kontaktliste zurück.
Datenfelder eines Kontaktes
Ansprechpartner / Kontakt mit
Tragen Sie hier den Namen desjenigen ein, mit dem Sie Kontakt hatten. Neben dem Eingabefeld befindet sich ein Schalter, über den Sie die Ansprechpartner-Liste aufrufen können, aus der Sie den gewünschten Ansprechpartner mit dem 
- Schalter übernehmen können.
Datum
Bei Neuanlage eines Kontakts wird hier automatisch das aktuelle Tagesdatum eingetragen.
Dauer
Die Dauer des Kontakts (in Minuten) kann hier eingetragen werden.
Mitarbeiter
Bei Neuanlage eines Kontakts wird hier automatisch das Kürzel des momentan angemeldeten Programmbenutzers eingetragen. Dies kann hier jedoch jederzeit noch geändert werden. Mit wem Sie Kontakt haben, tragen Sie nicht hier ein, sondern unter "Kontakt mit" ein.
Anlass/Kategorie
Hier kann ein Stichwort eingetragen werden, warum der Kontakt aufgenommen wurde. Das Feld ist nicht für eine ausführliche Beschreibung gedacht (nutzen Sie dazu das Feld Bemerkung) sondern dafür, die Kontakte in Gruppen einzuteilen, z. B. Technik, Interessent, Aquise etc. Überlegen Sie also am besten, welche Kürzel Sie hier verwenden möchten und geben Sie diese dann in der Auswahlliste ein.
Bemerkung
Hier kann eine beliebige Bemerkung eingetragen werden, die zur ausführlichen Beschreibung des Kontakts dient.
E/A/I: Eingang/Ausgang/Intern
Wählen Sie hier, ob es sich um einen eingehenden Kontakt handelt (sich der Kunde also bei Ihnen gemeldet hat) oder um einen ausgehenden Kontakt (Sie haben Kontakt mit dem Kunden aufgenommen). Falls Sie z.B. bei Rücksprachen mit Kollegen eine firmeninterne Kontaktnotiz speichern möchten, können Sie "intern" wählen.
Kontaktart
Geben Sie hier ein, auf welche Art und Weise der Kontakt aufgenommen wurde, z.B. per Telefon, Brief, Fax, persönlich etc.
Auftragnr.
Bei Bedarf kann hier die Nummer des Auftrags oder der Bestellung vermerkt werden, auf die sich der Kontakt bezieht.
erledigt
Hier können Sie wählen, ob der Kontakt erledigt ist, also keine weitere Bearbeitung, Vorlage oder Maßnahmen mehr erfordert.
Vorlage am / für Mitarbeiter / Anlass
Tragen Sie hier bei Bedarf das Datum ein, an dem Ihnen bzw. dem gewählten Mitarbeiter der Kontakt vorgelegt werden soll. Nutzbar, um z.B. vereinbarte Termine einzuhalten oder bei Interessenten nach einer bestimmten Zeit noch einmal nachzuhaken. Weitere Infos zu diesem Thema finden Sie im Kapitel "Wiedervorlage".
Kontakte mit Wiedervorlage-Termin abrufen
Bei jedem Kontakt können Sie im Feld "Vorlage am" ein Datum eintragen, wann Ihnen der Kontakt wieder vorgelegt werden soll. Die fälligen Vorlagen werden dann automatisch in der Heute-Ansicht aufgelistet. Bei AMICRON-MAILOFFICE 3 lassen sich die Vorlagetermine zusätzlich in der Kontakteliste abrufen (Filter "Fällige Vorlagen") und dann bei Bedarf über die Spalte "Vorlage am" nach dem Vorlagetermin sortieren.
Automatische Erinnerung an einen Vorlagetermin
Damit Sie an einen Kontakt bzw. an einen Vorlagetermin erinnert werden, müssen Sie in AMICRON-MAILOFFICE 3 eine Aufgabe zu dem jeweiligen Kontakt anlegen. Klicken Sie dazu auf den Schalter Aufgabe anlegen. Bei der Aufgabe muss die Option Alarm aktiviert werden, damit eine automatische Erinnerung erfolgt.