Textbaustein bearbeiten
| Navigation:
-
Textbaustein bearbeiten |
|
Im Bearbeiten-Fenster können Sie den Text editieren und weitere Optionen des Textbausteins anpassen.
Die Felder eines Textbausteins
Bezeichnung
Hier geben Sie die Bezeichnung für den Textbaustein ein. Nach diesem Feld werden die Texte in der Textbausteinliste sortiert.
Betreff
Falls Sie einen Betreff eintragen, wird dieser in das Betreff-Feld der E-Mail eingetragen, wenn Sie den Textbaustein in eine E-Mail übernehmen.
Zur Vorlage in ... Tagen
Bei Textbausteinen kann eine Wiedervorlage vordefiniert werden, um das Vorlagedatum für E-Mails automatisch zu steuern. Beim Einfügen des Textbausteins in eine E-Mail wird – sofern die E-Mail noch kein Vorlage-Datum enthält – eines gesetzt, das sich aus dem aktuellen Tagesdatum plus dem Wert aus dem Textbaustein errechnet.
Privat
Textbausteine, die als Privat markiert wurden, sind für andere Benutzer nicht sichtbar. In der Benutzerverwaltung lässt sich für jeden Benutzer einstellen, ob neu angelegte Texte privat oder öffentlich sein sollen.
Schreibgeschützt
Sofern es sich nicht um einen privaten Textbaustein handelt, besteht die Möglichkeit, diesen vor Veränderungen durch andere Benutzer zu schützen. Der Text kann dann nur noch von Ihnen geändert werden. Aktivieren Sie dazu diesen Schalter.
Archiv
Ältere Texte, die nicht mehr benötigt werden, aber noch nicht gelöscht werden sollen, lassen sich über dieses Feld als "archiviert" markieren. Bei der Suche nach Textbausteinen können Sie archivierte Texte ausschließen.
Gültig bis
Hier kann optional ein Datum gewählt werden, bis zu dem der Text verwendet werden kann. Wenn sich der Text z. B. auf eine Preisliste bezieht, die nur bis Ende des Jahres gültig ist, können Sie hier entsprechend den 31.12. eintragen. Abgelaufene Textbausteine werden in der Textliste in grauer Schrift dargestellt.
Text (formatiert / HTML)
Formatierter Text kann wie in einer Textverarbeitung formatiert werden. Eine Auswahl von Schrifttyp und Schriftgröße, Textformatierung und Farbwahl sind möglich. Der Text wird intern im HTML-Format gespeichert.
Text (unformatierter)
Ein Text, der in diesem Feld eingetragen wird, kann nicht formatiert werden.
Text bearbeiten
Automatisch die passende Briefanrede einfügen
Für die persönliche Briefanrede können Sie einen entsprechenden Platzhalter eingefügen, siehe hierzu im Kapitel "Anrede einfügen".
Adressfelder einfügen
Die Textbausteine dienen auch als Vorlage für Serien-E-Mails und das Kopien von Daten in die Zwischenablage. Deshalb können Sie hier auch Platzhalter für die Adressfelder einfügen, die später durch den Inhalt des entsprechenden Feldes der Adressdatenbank ersetzt werden.
Den Feldern wird das "#" - Zeichen vorangestellt, um sie von dem normalen Text zu unterscheiden.
Wenn Sie eine Zeile mit dem " [ "-Zeichen beginnen und mit " ] " beenden, werden führende Leerzeichen gelöscht. Wenn Sie anstatt "[" und "]" die Zeichen "[[" bzw. "]] verwenden, können leere Zeilen unterdrückt werden.
Beispiel:
#Anrede
[#Vorname #Name]
[[#Name2]]
#Strasse
Der Text mit obigen Platzhaltern liefert folgendes Ergebnis:
Herr
Müller
Musterweg
Wenn Sie die "[" bzw. "[[" -Zeichen nicht verwenden, wird das Leerzeichen vor dem Vornamen in die Zwischenablage übernommen, da das Feld Vorname leer ist und eine leere Zeile vor der Straße eingefügt, da Name2 ebenfalls leer ist. Das Ergebnis sähe dann wie folgt aus:
Herr
Müller
Musterweg
Felder des aktiven Benutzers einfügen
Auch die Daten des aktiven Benutzers lassen sich automatisch in eine E-Mail einfügen. Hierdurch ist es möglich Textbausteine mit mehreren Benutzern gemeinsam zu verwenden. Es ist also nicht notwendig für jeden Anwender erst eine Kopie des Textes mit eigenem Namen zu erstellen.
Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen
Musterfirma GmbH
[#Anwender_Vorname ]#Anwender_Name
[[Phone: #Anwender_Telefon]]
[[Fax: #Anwender_Fax]]
http://www.Musterfirma.de
[[mailto:#Anwender_EMail]]
Datum / Zeit einfügen
Über die Platzhalter #DATUM bzw. #UHRZEIT kann das aktuelle Datum bzw. die Uhrzeit eingefügt werden.
Hyperlinks einfügen
Auch Hyperlinks können innerhalb des Textes eingegeben werden. Wenn der Text per E-Mail beim Empfänger ankommt, wird der Hyperlink farbig hervorgehoben und kann mit einem Mausklick aufgerufen werden.
Geben Sie dazu einfach die vollständige Adresse des Hyperlinks in den Text ein, z. B. www.IhreFirma.de
Um einen Hyperlink für eine E-Mail-Adresse zu erstellen, müssen Sie mailto: vor die E-Mail-Adresse schreiben, z. B. mailto:Vertrieb@IhreFirma.de.