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Beim Senden per E-Mail Dateianlagen mitsenden

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Bestimmte wichtige Dokumente, die in den Stammdaten beim Kunden oder Artikel hinterlegt wurden (z.B. Anleitungen oder Zertifikate), lassen sich beim Auftragsversand per E-Mail automatisch als Anlage mitsenden, sofern der Artikel  bzw. Kunde im Auftrag enthalten ist. Welche Datei mitgesendet werden soll, kann beim Artikel bzw. Kunden z.B. in einem Freifeld eingetragen werden. Dort kann entweder der vollständige Dateiname inkl. Ordner angegeben werden oder nur der Dateiname. Wenn der Dateiname ohne Ordner angegeben wird, wird die Datei im Dokumentenordner des Artikels bzw. Kunden gesucht.

 

Damit die Dateien mitgesendet werden, ist eine entsprechende Anpassung in dem verwendeten Auftragsformular notwendig. Im Drucklayout muss dazu an einer beliebigen Stelle die Funktion "EMailAnlageHinzufuegen" aufgerufen werden und als Parameter das Feld angegeben werden, welches den Dateinamen enthält. Wenn die Dateianlagen nur unter bestimmten Umständen hinzugefügt werden sollen, kann eine entsprechende Bedingung ergänzt werden.

 

Artikeldokumente mitsenden

Beispiel:

Das Handbuch des Artikels befindet sich im Dokumentenordner des Artikels und soll beim Senden der Rechnung als E-Mail-Anlage mitgesendet werden. Der Dateiname des Handbuchs wird beim Artikel in das Freifeld1 eingetragen (ohne Ordnerangabe) .

 

Im Rechnungslayout wird bei den Auftragspositionen bei der Definition der Spalte Artikelnr der Funktionsaufruf von EMailAnlageHinzufuegen wie folgt ergänzt:

 

 

In der Variable Artikel_Dokumentordner ist der Ordner (inkl. abschließendem "\") enthalten, indem sich die Dokumente des Artikels befinden. Wenn sich die zu sendende Datei in einem anderen Ordner befindet, können Sie den vollständigen Dateinamen (inkl. Ordner) in das Freifeld1 eintragen oder den Ordner direkt angeben:

 

EMailAnlageHinzufuegen( "C:\Handbuecher\" + Artikel_Freifeld1, false) )

 

Wenn die Dokumente beim Druck per E-Mail nicht vorhanden sind (nicht gefunden werden), erscheint nach dem Druck ein Protokoll mit den fehlenden Dateien, sofern bei der Funktion EMailAnlageHinzufuegen als zweiter Parameter "false" übergeben wurde.

 

Damit bei einer fehlenden Angabe des Dateinamens (leeres Freifeld1) kein Eintrag im Protokoll erfolgt, ist eine entsprechende if-Abfrage notwendig:

 

if( Artikel_Freifeld1<>'', EMailAnlageHinzufuegen( Artikel_Freifeld1, false) )

 

Kundendokumente mitsenden

Das Mitsenden von Kundendokumenten ist ebenso möglich und erfolgt wie oben bei den Artikeldokumenten beschrieben. Das Einbinden der Funktion EMailAnlageHinzufuegen sollte dann z.B. bei der Kundenadresse erfolgen.

 

Beispiel:

Anrede + EMailAnlageHinzufuegen( Kunde_Dokumentordner + Kunde_Freifeld1 )

 

Beliebige Dokumente mitsenden

Das Senden von E-Mail-Anlagen ist natürlich nicht auf Kunden- oder Artikeldokumente beschränkt. Sie können z.B. eine Überweisungsvorlage mitsenden:

 

Beispiel:

Fusstext + if(Zahlweise = "Rechnung", EMailAnlageHinzufuegen( "S:\Ueberweisung.pdf"))

 

Da die Überweisungsvorlage bei Bezahlung per Vorkasse oder Lastschrift überflüssig ist, wird diese über die if-Abfrage nur bei zutreffender Bedingung "Zahlweise = "Rechnung" hinzugefügt.

 

Alternativ können Dateien auch einfach bei den Formulareigenschaften auf der Kartei "E-Mail" als Anlagen hinzugefügt werden, siehe Formular > E-Mail-Optionen bearbeiten .



www.Amicron.org - Stand: 13.01.2022.

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