Konto anlegen / editieren
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Wenn Sie im Kontenplan die Funktion "neues Konto anlegen" oder "Konto ändern" aufrufen, erscheint das folgende Editierfenster:
Die dargestellten Felder sind abhängig von der gewählten Versteuerungsart.
Falls das Konto bereits bebucht wurde, können bestimmte Felder (z.B. Kontonummer und Steuer) nicht mehr geändert werden und werden dann grau dargestellt. Über die Benutzerrechte können Sie die Sperre "bebuchte Konten ändern" aufheben, was jedoch nicht empfehlenswert ist, weil dann z. B. bei den Auswertungen unter Umständen Probleme oder Fehler auftreten können.
Allgemeine Kontendaten
Eindeutig identifiziert wird ein Konto über seine Kontonummer. Bei Neuanlage von Konten wird empfohlen, ein ähnliches bereits vorhandenes Konto zu kopieren und dann eine neue Kontonummer und eine eindeutige Bezeichnung zu vergeben.
Um die Anlage- und Änderungshistorie eines Kontos nachvollziehen zu können, werden das Datum und der verantwortliche Benutzer im Konto aufgezeichnet.
Jedes Konto kann einer Standardkategorie – in der Regel abhängig von seiner Kontonummer – und einer benutzerdefinierten Kategorie zugeordnet werden. Kategorien dienen vor allem der schnellen Auffindbarkeit des Kontos. Standardmäßig ist das Konto im benutzerdefinierten Bereich der Kategorie „nicht zugeordnet“ zugewiesen.
Wenn Sie Sollversteuerung gewählt haben, können Sie im Feld Kontoart wählen, ob es sich um ein GuV-Konto (Ertrag oder Aufwand) oder ein Bilanzkonto handelt. Falls es sich um ein Bilanzkonto handelt, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, das Konto als Geldkonto zu markieren.
Bei einer Istversteuerung stehen im Feld Kontoart die Optionen Einnahmen, Ausgaben, Geldkonto und Neutral/Sonstiges zur Auswahl.
Über das Feld Position in der Bilanz/GuV (nur bei Sollversteuerung verfügbar) kann das Konto entsprechend der gewünschten Position in die Bilanz- bzw. GuV-Struktur eingehängt werden. Alternativ kann die Zuordnung im Kontenplanfenster auch per Drag und Drop erfolgen.
Die Position in der BWA enthält die Angabe, in welcher Kategorie der Betriebswirtschaftlichen Auswertung das Konto einbezogen wird. Es gibt unterschiedliche BWA-Auswertungen. Rechts neben der Kategorie finden Sie die Auswahl 1 bis 3. Wenn Sie "1" gewählt haben, wird die Kategorie der Kurzfristigen Erfolgsrechnung angezeigt, bei "2" die Zuordnung im Betriebswirtschaftlichen Kurzbericht und bei "3" die Kategorie der BWA "Liquidität 2. Grades" (diese Angaben gelten für den Auslieferungszustand).
Im Feld Position im EÜR-Formular hinterlegen Sie, in welchem Feld des amtlichen Formulars die auf diesem Konto gebuchten Beträge erscheinen. Bitte überprüfen Sie bei Neuanlage oder Kopie eines Kontos sehr sorgfältig die Richtigkeit dieser Angabe, da andernfalls das Formular mit falschen Werten an das Finanzamt versendet werden würde! Ziehen Sie gegebenenfalls einen Steuerberater hinzu.
Steuerdaten
Im Bereich Steuer können Sie festlegen, ob ein Konto nur steuerfrei bebucht werden darf. Klicken Sie dazu die entsprechende Option an. Für alle anderen Konten kann an dieser Stelle der Standard-Steuersatz festgelegt werden. Er ist im Laufe der Buchungseingabe noch änderbar, soweit kein Automatikkonto betroffen ist.
Die Zuordnung zu der passenden Position in der Umsatzsteuervoranmeldung sollte mit höchster Vorsicht vorgenommen werden und wenn möglich nicht vom Standard abweichen. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, die Zuordnung für zwei Zeiträume vorzunehmen, was notwendig werden kann, wenn sich die Umsatzsteuersätze ändern und in Abhängigkeit vom Datum separate USTVA-Kennziffern angesteuert werden sollen.
Eine Plausibilitätsprüfung der eingegebenen Position findet erst bei der Auswertung "Umsatzsteuervoranmeldung" statt. Wenn der Gesetzgeber ein neues Umsatzsteuervoranmeldungsformular veröffentlicht und dort neue Kennziffern einführt, ist i.d.R. auch ein Update des Programms AMICRON-FAKTURA notwendig, damit die Daten korrekt berechnet und übertragen werden.
Erweiterte Einstellungen
In den erweiterten Einstellungen können Sie bei Geldkonten ein bereits existierendes Bankkonto (Programmoptionen > Schnittstelle > Bank) als Finanzkonto zuordnen.
Unter Spezialkonto lässt sich z. B. einstellen, ob es sich um das Konto für Forderungen bzw. Verbindlichkeiten handelt. Weitere Details hierzu siehe Kapitel "Spezielle Konten".
Sollen die Benutzerrechte für das angewählte Konto eingeschränkt werden, kann dies im Feld „Benutzerrechte“ hinterlegt werden. Diese Möglichkeit ist besonders für Konten, die nur im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten bebucht werden sollen, sehr hilfreich.
Soll dagegen ein Konto gar nicht mehr bebucht werden, kann es mit Aktivierung des Feldes gesperrt gegen weitere Eingaben geschützt werden.
Im Bereich Saldo können Sie festlegen, ob beim Geschäftsjahreswechsel automatisch ein Saldovortrag gebucht werden soll oder nicht. Über die Funktion Anfangsbestände buchen lassen sich die Anfangswerte auch manuell eingeben, sofern die Option Saldovortrag aktiviert wurde.
Haben Sie im Feld Warnung falls Saldo geringer als einen Wert eingetragen, erhalten Sie eine Warnmeldung, falls der Saldo des Kontos den festgelegten Betrag unterschreitet.
Mit Aktivierung des Feldes negativer Saldo erlaubt lassen Sie zu, dass ein Bilanz- oder Erfolgskonto auch einen negativen Saldo annehmen darf.
DATEV-Automatikkonto
Mit der Wahl „DATEV-Automatikkonto“ legen Sie den Vor- oder Umsatzsteuersatz dieses Kontos unabänderbar fest.
Wozu dient das DATEV-Automatikkonto?
Um überflüssige Eingaben für Steuerkennzeichen zu vermeiden, hat die DATEV sogenannte Automatikkonten eingeführt. Während bei Kosten wie Porto nicht einheitlich ist, ob der Beleg vorsteuerbehaftet ist oder nicht, wurden häufig verwendete Konten, die stets mit einem bestimmten Steuersatz (voll oder vermindert) behaftet sind, zu Automatikkonten deklariert. Die bekanntesten sind 3400 Wareneinkauf 19% und 8400 Umsatzerlöse 19%. Wird nun eines dieser Konten bebucht, so wird aus dem Betrag automatisch die Vorsteuer bzw. die Umsatzsteuer herausgezogen. Damit es nicht zu Inkonsistenzen kommt, können diese wie auch die übrigen Eigenschaften der Konten nach erstmaliger Bebuchung in einem Wirtschaftsjahr nicht mehr geändert werden.
In AMICRON-FAKTURA werden die Konten der Standardkontenrahmen entsprechend der DATEV-Konvention ausgeliefert und im Kontenplan geschlüsselt. Dies sorgt dafür, dass der Steuersatz bei Buchungen, die diese Konten betreffen, nicht änderbar ist. Obwohl Amicron Faktura die Möglichkeit bietet, die Schlüsselung außer Kraft zu setzen, raten wir von diesbezüglichen Änderungen in den Stammdaten ab, um die Überprüf- und Lesbarkeit für Dritte – Steuerberater und Finanzamt – jederzeit zu gewährleisten.
Innergemeinschaftlichen Erwerb automatisch verbuchen
Amicron-Faktura erleichtert Ihnen das Verbuchen von EU-Erwerben und erstellt nach der Eingabe der ersten Buchung automatisch die notwendige zweite Buchung mit der Steuerumbuchung.
Voraussetzung: Sie haben im Kontenplan beim entsprechenden Steuerkonto die folgende Option aktiviert:
beim Bebuchen dieses Kontos eine zusätzliche Steuerumbuchung generieren (befindet sich im Abschnitt “erweiterte Einstellungen”, den Sie ggfs. erst über den “+”-Schalter aufklappen müssen).
Diese Option sollte bei den folgenden Konten aktiviert werden:
Kontenrahmen DATEV SKR 03:
3420 Innergem. Erwerb 7% VSt. / USt.
3425 Innergem. Erwerb 19% VSt. / USt.
Kontenrahmen DATEV SKR 04:
5420 Innergem. Erwerb 7% VSt. / USt.
5425 Innergem. Erwerb 19% VSt. / USt.
Auch beim Buchen von Wareneingängen wird automatisch eine entsprechende Umbuchung erstellt.
Weitere Infos finden Sie in dem FAQ-Beitrag "Wie kann innergemeinschaftlicher Erwerb in Amicron-Faktura erfasst und verbucht werden?"