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Datensicherung

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Legen Sie regelmäßig eine Datensicherung an, auch wenn es mehr oder weniger lästig erscheint. Sollte nämlich ein Datenverlust eintreten, die Festplatte den Geist aufgeben, Ihre Computer geklaut werden, Ihr Büro abbrennen etc. werden Sie für die gesicherten Daten dankbar sein.

 

AMICRON-FAKTURA kann eine Kopie (Backup) Ihrer Datenbank anlegen. Ein Datensicherungsprogramm zur Übertragung auf einen externen Speicher (Band, CD, DVD) wird jedoch nicht mitgeliefert. Sie können z. B. das Backup-Programm verwenden, das bei Windows kostenlos mitgeliefert wird, um die Daten auf einen externen Datenträger zu übertragen.

 

Grundlage: Was muss gesichert werden?

 

Alle Daten und Druckformulare befinden sich in einer Datenbankdatei. Sie müssen also nur diese eine Datenbankdatei sichern. Rufen Sie die Systeminformationen auf, um festzustellen, wo sich diese Datenbankdatei befindet. Der Ordner und Dateiname wird dort unter "DB-Name" angegeben. Bei einer netzwerkfähigen Installation müssen Sie beachten, dass der Ordner immer aus der Sicht des Servers angegeben wird und nicht aus der Sicht der Arbeitsstation.

 

Wenn Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, beachten Sie bitte, dass pro Mandant eine separate Datenbankdatei verwendet wird. Sie müssen also pro Mandant die zugehörige Datenbank sichern.

 

Falls Sie in AMICRON-MAILOFFICE 5 eine Archivdatenbank eingerichtet haben, müssen Sie diese ebenfalls sichern.

 

Sofern Sie sowohl AMICRON-FAKTURA als auch AMICRON-MAILOFFICE 5 installiert haben und beide Programme auf eine gemeinsame Datenbank zugreifen, wird durch die Datensicherung automatisch auch die Datenbank des anderen Programms gesichert.

 

Falls Sie die Dokumentenverwaltung nutzen, beachten Sie bitte, dass die Dokumente und Dateien nicht in der Datenbank gespeichert werden sondern als normale Dateien auf der Festplatte. Sie müssen die Dokumente also zusätzlich zur Datenbank sichern.

 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Datenbank zu sichern:

 

Wie kann die Datensicherung erstellt werden?

1. Möglichkeit: Datenbanksicherung mit der integrierten Datensicherung erstellen

Über das Menü Extras > Datensicherung > erstellen  können Sie direkt in AMICRON-FAKTURA eine Datensicherung anlegen. Dabei wird jedoch nicht einfach die Datenbankdatei kopiert, sondern in ein spezielles Dateiformat (SQL-Dump mit der Dateiendung *.fbk) übertragen. Die auf diese Art erstellte Datensicherung kann nur über die im Programm integrierte Funktion "Datensicherung zurückholen" wiederhergestellt werden oder alternativ mit dem Firebird-SQL-Tool "gbak".

 

Stellen Sie sicher, dass auf dem Laufwerk, auf dem sich die Datenbank befindet bzw. die Datensicherung erstellt werden soll, das Dateisystem NTFS verwendet wird. Es ist nicht empfehlenswert das (veralterte) Dateisystem FAT32 einzusetzen, da dort die maximale Dateigröße bei 4 GB liegt. Wenn Sie AMICRON-MAILOFFICE 5 verwenden, kann die Datenbank im Laufe der Zeit an diese Grenze stoßen, was dann zu Fehlern und Datenverlusten führt.

 

Prüfen Sie außerdem, ob genügend freier Festplattenspeicher vorhanden ist.

 

2. Möglichkeit: Datensicherung automatisieren

Es gibt entsprechende Tools, über die automatisch eine regelmäßige Datenbanksicherung erstellt werden kann, ohne dass die auf die Datenbank zugreifenden Programme beendet werden müssen. Eines dieser Zusatzprogramme finden Sie z. B. auf www.Sqlly.com ("Time to Backup"). Eine Auflistung weiterer Zusatzprogramme zu FirebirdSQL finden Sie auf www.ibphoenix.com (siehe unter "Downloads > Contributed").

Über diese Art der automatisierten Datenbanksicherung wird eine *.fbk-Datei angelegt (SQL-Dump), die alle Daten der *.fdb-Datenbankdatei enthält. Falls die *.fdb-Datenbankdatei nicht gesichert werden kann, weil diese z. B. von AMICRON-FAKTURA geöffnet ist, während der Festplatteninhalt gesichert wird, reicht es aus, die *.fbk-Datei zu sichern. Diese kann dann über die in Amicron-Faktura/Amicron-Mailoffice integrierte Datenrücksicherung wiederhergestellt werden.

 

3. Möglichkeit: Kopie der Datenbank manuell oder über Ihr Datensicherungsprogramm anlegen

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Programme beendet wurden, die auf die Datenbank zugreifen. Bei einer netzwerkfähigen Installation müssen auf allen Arbeitsstationen die Programme beendet werden, die auf die Datenbank zugreifen. Wenn Sie  AMICRON-MAILOFFICE 5einsetzen, muss auch dieses Programm inkl. Anruferkennung und Terminerinnerung beendet werden. Anschließend können Sie die Datenbankdatei (siehe oben) manuell oder mit Ihrem externen Datensicherungsprogramm kopieren.

 

Um sicherzustellen, dass die erstellten Datensicherungen korrekt funktionieren und auch die richtigen Daten enthalten, sollten Sie die Sicherungen stichprobenweise zurücksichern. Legen Sie dazu einen neuen Mandanten an und sichern die erstellte Backupdatei in diesen Testmandanten zurück. Falls die Rücksicherung mit Fehlern abbricht, führen Sie eine Datenbankdiagnose inkl. Fehlerkorrektur durch, erstellen anschließend eine neue Datensicherung und prüfen, ob sich diese dann erfolgreich wiederherstellen lässt.

 

Datensicherung zurückholen

Um eine Datensicherung zurückzuholen, müssen Sie angeben, von welchem Laufwerk und Verzeichnis die Sicherung zurückkopiert werden soll. Beachten Sie hierbei, dass die aktuellen Daten im Programm überschrieben werden, wenn Sie die alte Datensicherung zurückholen.

 

1. Möglichkeit: Kopie der Datenbank mit der integrierten Datensicherung zurückholen

Über das Menü Extras > Datensicherung > zurückholen  können Sie direkt im Programm eine Datensicherung zurück sichern. Dabei wird jedoch nicht einfach die Datenbankdatei zurückkopiert, sondern aus einem speziellen Dateiformat (Dateiendung *.fbk) zurückgesichert. Eine *.fbk-Datei kann nur über die im Programm integrierte Funktion "Datensicherung zurückholen" wiederhergestellt werden oder alternativ über das Firebird-SQL-Tool "gbak".

Die Datenbankdatei wird dabei aufgeräumt und um den freigegebenen Speicherplatz verkleinert, d. h. der zuvor mit gelöschten Datensätzen belegte Speicherbereich wird freigegeben.

 

2. Möglichkeit: Kopie der Datenbank manuell oder mit Datensicherungsprogramm zurück kopieren

Stellen Sie zunächst sicher, dass alle Programme beendet wurden, die auf die Datenbank zugreifen. Bei einer netzwerkfähigen Installation müssen auf allen Arbeitsstationen die Programme beendet werden, die auf die Datenbank zugreifen. Anschließend können Sie die Datenbankdatei manuell oder mit einem externen Datensicherungsprogramm zurückholen.



www.Amicron.org - Stand: 13.01.2022.

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