Ausdrucke individuell anpassen
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In diesem Kapitel soll gezeigt werden, wie vorhandene Formulare und Etiketten eigenständig angepaßt werden können.
Außerdem wird hier auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema eingegangen.
Wo finde ich das Handbuch zum Druckformular-Designer?
Das Handbuch zum Druckformular-Designer (PDF-Format) wird bei der Installation der Voll- oder Prüfversion in den Programmordner kopiert und kann unter Windows über folgenden Menüpunkt aufgerufen werden: "Start > Programme > AMICRON-FAKTURA 12.0 > Druckformular-Designer-Handbuch"
Alternativ können Sie im Druckformular-Designer die Onlinehilfe aufrufen, um weitere Informationen zu diesem Programm zu erhalten.
Layout-Designer aufrufen
Um das Layout eines Formulars oder Etiketts zu bearbeiten, müssen Sie zunächst den Menüpunkt aufrufen, über den das Formular oder Etikett ausgedruckt wird. Anschließend drücken Sie den Layout-Schalter.
Beispiel:
Sie möchten die Rechnungsformulare ändern. Rufen Sie dazu über das Menü "Aufträge" die Auftragsbearbeitung auf. Dort wählen Sie den Menüpunkt "Drucken > Rechnung". Es erscheint das Formularfenster mit allen verfügbaren Rechnungsformularen. Wenn Sie jetzt den Bearbeiten-Schalter drücken und anschließend den "Layout bearbeiten"-Schalter, wird das angewählte Formular in den Layout-Designer geladen und kann dort von Ihnen geändert werden.
Kopie eines Formulars anlegen
Bevor Sie Änderungen an einem Formular vornehmen, sollten Sie sicherheitshalber eine Kopie des Originalformulars erstellen.
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
| 1. | Wählen Sie im Formular-Auswahlfenster das gewünschte Formular an, das Sie ändern möchten. |
| 2. | Drücken Sie dann den "Ändern"-Schalter. |
| 3. | Drucken Sie den "Kopieren"-Schalter, um eine Kopie des Formulars anzulegen. In dem Eingabefenster können Sie den Dateinamen des neues Formulars eingeben, unter dem die Kopie angelegt werden soll. |
Anzahl der Ausdrucke festlegen
Bei jedem Formular kann die Anzahl der Ausdrucke individuell bestimmt werden. Um die Anzahl zu bestimmen, drücken Sie den "Ändern"-Schalter und tragen im Feld "Ausdrucke" den gewünschten Wert ein.
Das gedruckte Exemplar können Sie auch ausgeben, indem Sie die Variable "Exemplar" in das Formularlayout einfügen, siehe dazu weiter unten.
Schriftgröße ändern oder Schriftattribute wählen
In den Formularen können alle Schriftgrößen und Attribute verwendet werden, die unter Windows zur Verfügung stehen.
Beispiel:
Angenommen Sie haben das Angebotsformular in den Layout-Designer geladen und möchten für das Wort "Angebot" eine andere Schriftart oder Farbe wählen. Führen Sie dazu einen Maus-Doppelklick auf dem Objekt durch, das das Wort "Angebot" enthält. Dadurch wird das Dialogfenster "Absatz-Eigenschaften" aufgerufen, wo die Schriftart jeder Zeile geändert werden kann, indem Sie den kleinen Schalter bei der Option "Schrift" drücken.
Linker und oberer Rand
Damit im Formular ein Objekt weiter nach rechts, links, oben oder unten gedruckt wird, müssen Sie das gewünschte Objekt selektieren und in die gewünschte Position verschieben.
Wenn es sich um Etiketten handelt, kann im Menü Projekt > Seitenlayout unter "Offset horizontal/vertikal" auch direkt der linke und obere Rand in mm eingegeben werden.
Zeilenabstand ändern
Der Zeilenabstand zwischen zwei Textzeilen kann über die Option "Absatzabstand" verändert werden.
Beispiel:
Sie möchten bei der Adresse vor dem Ort eine halbe Leerzeile Abstand einfügen. Rufen Sie das Layout des entsprechenden Formulars auf und führen mit der Maus einen Doppelklick auf dem Adressfeld durch. Es erscheint das folgende Fenster, in den Sie bitte die Zeile anwählen, in der die Straße gedruckt wird. Ändern Sie nun den Wert unter "Absatzabstand" auf "6", damit eine halbe Leerzeile nach der Straße gedruckt wird:
Leerraum zwischen den Tabellenzeilen ändern
Die Datenzeilen in einer Tabelle können beim Druck durch eine Leerzeile oder einen beliebig wählbaren Abstand getrennt werden. Rufen Sie dazu mit einem Maus-Doppelklick auf die Tabelle das Fenster mit den Tabellen-Einträgen auf. Hier können Sie auf der Kartei "Datenzeile" über den "Layout"-Schalter ein weiteres Fenster aufrufen, in dem Sie unter "Abstand vom Druckbereich" den Abstand zwischen den Zeilen in Punkt eintragen können.
Datum im Format "24. Juli 2010" ausgeben
Standardmäßig wird das Datum im Format "TT.MM.JJJJJ" ausgegeben. Über die Funktion "Date$" kann das Datum formatiert ausgegeben werden. Verwenden Sie folgenden Ausdruck, um das Datum mit Monatsnamen auszugeben (z. B. "24. Juli 2010"):
Date$( Date(Datum),"%d. %M %y")
Datum: Tage addieren
Wenn Sie z. B. auf das Angebotsdatum 30 Tage addieren möchten, um automatisch das Datum für die Gültigkeit des Angebots zu berechnen, können Sie folgende Formel verwenden:
Date$( Date(Datum) +30)
Druckformulare: "Exemplar" oder "Kopie" ausgeben
Um beim mehrfachen Ausdruck das Exemplar auszugeben, können Sie die Variable "Exemplar" in das Formular einfügen. Falls Sie die Ausgabe des Exemplars nur ab dem zweiten Ausdruck interessiert, können Sie mit folgendem Ausdruck die Ausgabe beim ersten Ausdruck unterbinden:
IF( Exemplar= 1, "", Str$( Exemplar, 3,0))
Wenn ab dem zweiten Exemplar "Kopie" gedruckt werden soll, fügen Sie bitte folgendes ein:
IF( Exemplar= 1, "", Str$( Exemplar-1, 3,0)+ ". Kopie")
Anzahl der Seiten ausgeben
Über die folgende Formel wird die aktuelle Seite und die Gesamtanzahl der Seiten ausgeben:
Page$()+ " von "+ TotalPages$()
Ausgabe unterdrücken
Bei jedem Objekt innerhalb eines Formulars oder Etiketts kann der Ausdruck auch unterdrückt werden, indem Sie eine entsprechende Darstellungsbedingung für das Objekt definieren.
Beispiel:
Sie möchten im Rechnungsformular die Adresse des Kunden nur auf der ersten Seite ausgeben, ab der 2.Seite soll sie nicht mehr gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu im Formular zuerst die Adresse und rufen den Menüpunkt "Objekte > Darstellungsbedingung" auf.
Dort tragen Sie im Eingabefeld "Bedingung" folgendes ein:
Seite= 1
Die Adresse wird also nur gedruckt, wenn dir von Ihnen definierte Darstellungsbedingung zutrifft. Im obigen Beispiel ist dies der Fall, wenn die aktuell gedruckte Seite die erste ist.
Summen berechnen
Sie können beim Listendruck Summen von nummerischen Feldern berechnen lassen. Rufen Sie dazu im Layouteditor den Menüpunkt Projekt > Summen-Variablen auf. Dort steht Ihnen eine Liste von Summenvariablen zur Verfügung. Bei jeder dieser Summenvariablen können Sie nun über den "Bearbeiten"-Schalter die Feldliste aufrufen und ein Feld wählen, über das Sie summieren möchten.
Bei der Auftragsliste sind z. B. die folgenden Summenvariablen definiert worden:
Diese Summenvariablen können Sie nun in die Fusszeile einer Tabelle einfügen. Bei der Auftragsliste sieht dies z. B. wie folgt aus:
Seitenumbruch erzwingen
Bei den Objekteigenschaften gibt es die Eigenschaft "Umbruch vor" und bei Listenobjekten zusätzlich "Seitenwechselbedingung" mit der ein Seitenumbruch z. B. beim Gruppenwechsel über folgende Bedingung gesteuert werden kann:
@Summe01 > 0 and Gruppe <> Previous(Gruppe)
Der Summenzähler @Summe01 dient nur dazu, dass die erste Seite nicht schon umgebrochen wird.
Wenn Sie die Bedingung bei einem Objekt innerhalb eines Etikettenformulars einfügen, sollte das Objekt in der Objektliste des Projekts ganz nach oben gezogen werden, d. h. an erster Stelle der Objektliste stehen.
Tipp: Weitere aktuelle Tipps zum Anpassen der Ausdrucke erreichen Sie über unsere Homepage im Internet: http://www.Amicron.de
Häufig gestellte Fragen und Antworten zum Thema Drucken finden Sie auch im Kapitel "Probleme, oder was tun wenn...".