Adressen
| Navigation:
Programmoptionen / Einstellungen >
Adressen |
|
Diese Einstellungen beziehen sich auf die Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterverwaltung. Bitte beachten Sie, dass es für diese Module auch noch separate Einstellungen gibt, siehe dazu unter Kundeneinstellungen, Lieferanteneinstellungen und Mitarbeitereinstellungen.
Briefanrede
Die Briefanrede spielt speziell bei Serienbriefen und personalisierten Serien-E-Mails eine große Rolle und wird auch auf den Auftragsformularen verwendet. Schaffen Sie durch eine direkte Anrede ein wesentlich intensiveres Verhältnis zwischen Ihnen und dem Empfänger der Botschaft. Das Programm kann die Briefanrede für neu angelegte Adressdatensätze automatisch erzeugen und bei Änderungen automatisch anpassen. Geben Sie direkt in der Listenansicht ein, welche Briefanrede verwendet werden soll, wenn die Anrede einem bestimmten Wert entspricht. Wenn Sie z. B. in den Vorgaben bei Anrede "Frau" eintragen und bei Briefanrede "Sehr geehrte Frau", wird bei der Adresse in das Feld Briefanrede automatisch "Sehr geehrte Frau" gefolgt vom Nachnamen eingetragen. Wenn Sie zusätzlich noch den Vornamen in die Briefanrede übernehmen möchten, können Sie folgendes einstellen: Sehr geehrte Frau #Vorname #Name oder Hallo #Vorname.
Möchten Sie vor der Aktualisierung gefragt werden, aktivieren Sie bitte das Optionsfeld Abfrage ausführen vor automatischer Änderung der Briefanrede.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Briefanreden aktualisieren, um die Briefanreden aller Adressdatensätze zu aktualisieren.
Per Mausklick auf die Feldbezeichnung der Briefanrede kann diese ebenfalls aktualisiert werden.
Adressfeld "Letzer Kontakt" automatisch aktualisieren bei...
Bei einem Kunden, Lieferanten bzw. Mitarbeiter kann in das Feld "Letzter Kontakt" automatisch das aktuelle Datum eingetragen werden, wenn bestimmte Programmfunktionen aufgerufen werden. Wählen Sie diejenigen Funktionen, bei denen der Letzte Kontakt aktualisiert werden soll. Bei AMICRON-FAKTURA 12.0 gibt es noch eine zusätzliche Option in den Auftragseinstellungen, über die das Feld auch beim Drucken von Rechnungen aktualisiert werden kann.
Adressmaske für´s Kopieren in die Zwischenablage
Die Daten eines Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiters lassen sich über einen Schalter und Hotkey in die Zwischenablage kopieren. Welche Datenfelder in die Zwischenablage kopiert werden sollen, können Sie hier durch eine frei anpassbare "Maske" definieren. Bei dieser Maske handelt es sich um ein Textfeld, in das Sie Platzhalter für die Adressfelder eintragen, die später durch den Inhalt des entsprechenden Feldes der Adressdatenbank ersetzt werden. Die Bezeichnung der Platzhalter entspricht den Feldnamen.
Den Feldern wird das "#" - Zeichen vorangestellt, um sie von dem normalen Text zu unterscheiden.
Wenn Sie eine Zeile mit dem " [ "-Zeichen beginnen und mit " ] " beenden, werden führende Leerzeichen gelöscht. Wenn Sie anstatt "[" und "]" die Zeichen "[[" bzw. "]] verwenden, können leere Zeilen unterdrückt werden.
Beispiel:
[#Anrede ][#Vorname ]#Name
[[#Name2]]
[[#Name3]]
#Strasse
Diese Maske liefert als Ergebnis:
Herr Müller
Beiersdorf GmbH
Musterweg
Wenn Sie die "[" bzw. "[[" -Zeichen nicht verwenden, wird das Leerzeichen vor dem Namen in die Zwischenablage übernommen, da der Vorname leer ist und eine leere Zeile vor der Straße eingefügt, da Name3 leer ist. Das Ergebnis sähe dann wie folgt aus:
Herr Müller
Beiersdorf GmbH
Musterweg
Beachten Sie bitte, dass die Einstellung individuell pro Benutzer gespeichert wird. Sie müssen Änderungen also ggfs. bei allen Benutzern eintragen.
Dublettenprüfung
Über diese Optionen kann eingestellt werden, welche Felder während der Eingabe zur Dublettenprüfung verwendet werden sollen. Wenn z. B. die Option "E-Mail" aktiviert wurde, wird nach Eingabe der E-Mail-Adresse geprüft, ob es bereits eine andere Adresse gibt, bei der diese E-Mail eingetragen wurde. Die Funktion ist hilfreich, um doppelte Datensätze aufzufinden und zu vermeiden. Wenn Sie "Standardadressfelder" aktiviert haben, werden alle markierten Felder bei der Dublettensuche berücksichtigt und müssen einen identischen Inhalt enthalten, damit zwei Adressen als Dublette erkannt werden.
Um alle Dubletten zu ermitteln, können Sie die in AMICRON-MAILOFFICE 5.0 enthaltene Dublettenprüfung verwenden.