Dokumentenverwaltung
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Grundlagen
Über die Dokumentenverwaltung können Sie Dateien beliebigen Typs (doc, xls, xml, cdr, jpg, gif) zu einer Adresse, einem Artikel*, Auftrag* oder offenen Posten* hinterlegen. Die Dokumente werden nicht in der Datenbank gespeichert sondern als normale externe Dateien, so dass Sie auch außerhalb des Programms problemlos auf die Dokumente zugreifen können.
Für jede Obergruppe (Kunden, Lieferanten, Artikel*, Aufträge*, Bestellungen*, Offene Posten Kunden*, Offene Posten Lieferanten*) kann pro Benutzer in den Programmoptionen ein Ordner eingestellt werden, in dem standardmäßig die Dokumente abgelegt werden sollen. Die Dokumente für Kunden werden dann z. B. im Ordner F:\Eigene Dateien\Dokumente\Kunden abgelegt, während die Dokumente zu Artikeln unter F:\Eigene Dateien\Dokumente\Artikel* gespeichert werden.
* Artikel, Aufträge, Bestellungen und offene Posten stehen nur in AMICRON-FAKTURA 12.0 zur Verfügung und nicht in AMICRON-MAILOFFICE 5.0
Dokumente zu einem Kunden, Artikel oder Auftrag aufrufen
Die Dokumente zu einem angewählten Kunden werden über den Dokumente-Schalter im Kundenfenster aufgerufen. Zu jedem Kunden, bei dem Sie die Dokumentenverwaltung aufgerufen haben, wird ein Unterordner mit der Kundennummer und dem Namen des Kunden angelegt. In diesem Unterordner können Sie alle Dateien zu diesem Kunden ablegen. Auch Unterordner sind möglich.
Beispielansicht: Dokumente zum Kunden "Musterfirma AG" mit der Nummer 10000:
Beachten Sie bitte, dass sich die Dokumente und Dateien nicht in der Datenbank gespeichert werden sondern als normale Dateien auf der Festplatte. Sie müssen die Dokumente also zusätzlich zur Datenbank sichern.
E-Mail-Anlagen 
Bei AMICRON-MAILOFFICE 5.0 finden Sie auf der Kartei E-Mail-Anlagen die Liste aller Dateianlagen aus den verknüpften E-Mails des Kunden.
Diese Kartei steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die Dokumente aus den Kundendaten aufrufen.
Zentraler Aufruf aller Dokumente
Über das Menü Stammdaten > Dokumente wird die zentrale Hauptansicht der Dokumentenverwaltung geöffnet. Über das Auswahlfeld Ordnerauswahl können Sie wählen, ob Sie die Dokumente zu Kunden, Lieferanten, Artikel, Aufträge etc. aufrufen möchten. Nachdem Sie in diesem Feld eine Auswahl getroffen haben, wird zu dem eingestellten Hauptordner dieses Datenbereichs gewechselt, wo alle Unterordner aufgelistet werden.
Um z. B. die Dokumente zu einem Kunden aufzurufen, können Sie alternativ in der Kundenverwaltung den gewünschten Kunden heraussuchen und dann auf den Dokumente-Schalter klicken, der sich um Kundenfenster befindet. Es werden dann in der Dokumentenverwaltung automatisch die Dokumente des Kunden aufgerufen.