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Aufträge per E-Mail oder Fax senden

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Aufträge per E-Mail senden

Um einen Auftrag per E-Mail zu versenden, müssen Sie die Druckfunktion aufrufen und bei "Ausgabe auf" die Option "E-Mail" wählen. Rechts neben dieser Option befindet sich das Empfänger-Feld, in dem Sie die E-Mail-Adresse eintragen können, an die der Auftrag gesendet werden soll. Es wird hier automatisch die E-Mail-Adresse aus den Adressdaten vorgeschlagen. Klicken Sie anschließend auf Senden, um Ihren Auftrag an das installierte Standard-E-Mail-Programm zu übergeben. Den E-Mail-Text können Sie bei den E-Mail-Optionen des Formulars einstellen.

 

Auftrag drucken und gleichzeitig per E-Mail senden

Damit ein Auftrag in einem Vorgang sowohl gedruckt als auch per E-Mail versenden wird, müssen Sie zunächst zwei passende Druckformulare einrichten - eins für den Ausdruck und ein separates für den E-Mail-Versand - und dann miteinander verknüpfen.

 

E-Mail-Formular erstellen und einrichten

Wenn Sie dem Kunden z. B. beim Druck der Rechnung automatisch eine Versandbestätigung mailen möchten, kopieren Sie zunächst Ihr Rechnungsformular  und benennen es dann in Versandbestätigung um. Drücken Sie anschließend den Ändern-Schalter, um bei dem Versandformular auf der Kartei E-Mail den passenden E-Mail-Text einzutragen:

 

Falls die Bestätigung nicht an den Kunden sondern an den zugeordneten Vertreter gesendet werden soll, tragen Sie bei Empfänger #Vertreter_EMail ein.

 

Verknüpfung einrichten

Anschließend müssen Sie die beiden Formulare verknüpfen.  Wählen Sie dazu in der Formularliste das Rechnungsformular an (also das zu druckende Formular) und drücken den Ändern-Schalter. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie bei der Option Verknüpft mit das Formular wählen, welches per E-Mail versendet werden soll. Damit die Versandbestätigung nicht ausgedruckt sondern immer per E-Mail versenden wird, müssen Sie zusätzlich noch die Option immer per E-Mail aktivieren, die bei Version 10 ab dem Release vom 17.6.2009 enthalten ist.

 

Aufträge per Fax senden

Ein Auftrag kann über die normale Druckfunktion per Fax versenden werden, indem Sie als Druckertreiber den von der Faxsoftware installierten Treiber auswählen. Falls Sie FritzFax verwenden, kann die Faxnummer automatisch an FritzFax übergeben werden. Hierzu muss in den Programmoptionen auf der Seite "Drucken > E-Mail+Fax" die entsprechende Option aktiviert werden. Achtung: Es erscheint dann beim Drucken von Aufträgen und Bestellungen bei FritzFax kein Dialogfenster mehr, in dem die Faxnummer eingegeben oder geprüft werden kann.

Falls Ihnen die Prüfung/Ansicht wichtig ist, aktivieren Sie alternativ die Option "Faxnummer in die Zwischenablage kopieren", die Sie dann über die Tastenkombination STRG+V in den Fritzfax-Dialog einfügen können. Diese Option funktioniert natürlich auch mit anderen Fax-Programmen.



www.Amicron.org - Stand: 15.12.2017.

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