Identifizierung beim Datenabgleich
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Identifizierung beim Datenabgleich |
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Benötigte Felder für den Datenabgleich
In AMICRON-MAILOFFICE 4.0 werden alle Adressen über eine eindeutige Kundennummer identifiziert, die sich für den jeweiligen Kunden in der Regel nie ändert. In Outlook gibt es ein solches Feld bei den Kontakten nicht, deshalb wird sowohl beim Export, als auch beim Import ein benutzerdefiniertes Feld "Kundennr" angelegt, um diese Nummer zu speichern.
Die E-Mails werden ebenfalls durch eine Nummer identifiziert, welche in Outlook in das benutzerdefinierte Feld "Msgnr" eingetragen wird.
Beim Export, als auch beim Import werden diese Nummern eingetragen. So kann beim nächsten Import/Export automatisch eine Verbindung zwischen den Datensätzen hergestellt werden, auch wenn sich der Inhalt, z. B. durch eine andere Zuordnung der Felder, komplett ändert.
Zusätzlich wird beim Export das Feld "Exportdatum" angelegt. Dieses ist nötig, um nach dem Export eine Änderung des Datensatzes zu registrieren.
Export von Adressen nach Outlook
Durch die Kundennummer als benutzerdefiniertes Feld in Outlook kann ein schon vorhandener Datensatz erkannt werden. Ist ein Datensatz ein Datensatz in Outlook schon vorhanden, kann anhand des Datums der letzten Änderung geprüft werden, ob die Adresse von AMICRON-MAILOFFICE 4.0 neuer ist. Ist dies der Fall, so wird der Datensatz von Outlook aktualisiert. Felder, bei denen keine Zuordnung getroffen wurde, behalten weiterhin ihren alten Inhalt.
Ist ein Datensatz nicht in Outlook vorhanden, wird er in Outlook eingetragen.
Beim Export werden die Datensätze von AMICRON-MAILOFFICE 4.0 nicht verändert.
Adressimport von Outlook
Nur wenn in Outlook bereits die Kundennummer als benutzerdefiniertes Feld vorhanden ist, kann ein schon vorhandener Datensatz erkannt werden. Ist ein solcher Datensatz vorhanden, kann anhand des Datums der letzten Änderung geprüft werden, ob die Adresse von Outlook aktueller ist. Ist dies der Fall, so wird der Datensatz von AMICRON-MAILOFFICE 4.0 geändert. Felder, bei denen keine Zuordnung getroffen wurde, behalten weiterhin ihren alten Inhalt. Der Outlook-Datensatz wird dabei nicht verändert.
Ist ein Datensatz nicht in AMICRON-MAILOFFICE 4.0 vorhanden, so wird er angelegt, und erhält eine neue Kundennummer. Diese Nummer wird auch im Outlook-Datensatz eingetragen.