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Stammdaten importieren

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Siehe auch:

Outlook-Import und Export

Daten aus AMICRON-MAILOFFICE 2 übernehmen

Datenübernahme aus Top-Faktura 7.0,

Datanorm importieren

Auftragsimport

Artikel aktualisieren, Artikelnummer zuordnen

Artikel: Bilder importieren

Artikel: Gruppen importieren

Artikel: Import aus Webshop

 

Mit dem Importassistenten können Sie Excel, Access, dBase, Paradox, Text, Word, ASCII, XML und HTML-Dateien einlesen, um z. B. die Artikeldaten Ihres Lieferanten in die Artikelverwaltung zu übernehmen oder Adressen aus einer fremden Software zu importieren. Die Zuordnung der Quell- und Zielfelder sind frei definierbar, inkl. der Möglichkeit, die Feldinhalte anders zu formatieren oder zu berechnen. Die vorgenommenen Importeinstellungen lassen sich speichern und für spätere Importe wiederverwenden.

 

Bevor Sie Daten importieren ist es empfehlenswert zuerst eine Datensicherung anzulegen, so dass Sie ggfs. auf den Zustand vor dem Datenimport zurückgreifen können.

 

Importassistenten aufrufen

Um einen Datenimport durchzuführen, rufen Sie das Menü Extras > Datenimport auf. Dort können Sie über einen weiteren Menüpunkt wählen, ob Sie Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Artikel importieren möchten. Wenn Sie Artikel importieren möchten, erscheint vor dem eigentlichen Import noch eine Auswahl, ob Sie Artikelstammdaten, Lieferanten- oder Kundenpreise importieren möchten.

 

Dateiformat wählen

Beim Import werden alle gängigen Dateitypen unterstützt. Bevor Sie die zu importierende Datei auswählen können, müssen Sie wählen, in welchem Dateiformat die Daten gespeichert sind. Falls Sie das genaue Format nicht kennen, können Sie sich an der Dateiendung orientieren, die neben dem Dateiformat angegeben wird.

 

 

Der Import aus Datenbanken (Access, dBase, Paradox) ist meist einfacher als aus Text- oder Excel-Dateien. Wenn beim Import von Text- oder Excel-Dateien Probleme auftreten, kann es hilfreich sein, die Daten im Datenbankformat abzuspeichern und als Access- oder dBase-Datei zu importieren.

 

Datei wählen

Nach der Auswahl des Dateiformates muss im Importassistenten im nächsten Schritt die Quelldatei ausgewählt werden. Klicken Sie im Feld Import aus Datei auf den - Schalter, um eine Datei auszuwählen. Über die Option Zeichensatz können Sie wählen, ob die Texte in der Datei im ASCII- oder ANSI-Zeichensatz gespeichert sind. Diese Option sollte nur dann geändert werden, wenn die Umlaute und Sonderzeichen nicht korrekt aus der Quelldatei eingelesen werden. Rufen Sie dazu die Vorschau-Seite des Importassistenten auf und prüfen bei den angezeigten Daten, ob die Umlaute korrekt angezeigt werden. Falls nicht, gehen Sie zurück zur Seite "Datei wählen" und ändern den Zeichensatz.

 

Beschreibung der Datenbankfelder beachten!

Im Kapitel "Datenbankfelder" finden Sie eine Beschreibung der Felder für die Artikel- und Adressdatei. Bitte berücksichtigen Sie die dort aufgeführten Erläuterungen beim Datenimport, damit z. B. die richtigen Einstellungen für Steuersätze, "Bestand führen" und Netto-/Bruttopreiszuordnung erfolgen. Wenn die Daten aus der Quelldatei nicht 1:1 übernommen werden können, haben Sie die Möglichkeit die importierten Werte mit Hilfe von Formeln umzuwandeln. Um Bilder zu importieren, müssen Sie dem Zielfeld "Bild" ein Quellfeld zuordnen, das den Dateinamen des Bildes inkl. vollständigem Pfad enthält, oder alternativ die Importfunktion für Artikelbilder verwenden.

 

Daten aktualisieren oder abgleichen

Über die eingebaute Aktualisierungsfunktion sind Sie z. B. in der Lage Artikelpreise zu aktualisieren, so dass nur die gewünschten Preise auf den aktuellen Stand gebracht werden, vorhandene Texte oder Bestände aber unverändert bleiben.

 

Voraussetzung für das Aktualisieren: Schlüsselfeld wählen

Um vorhandene Datensätze aktualisieren zu können, muss AMICRON-FAKTURA 10.0 zu dem importierten Datensatz den passenden vorhandenen Datensatz aus der Artikel- bzw. Kundendatei finden. Sie müssen deshalb in der Spalte bei dem Feld ein Häkchen eintragen, über das vorhandene Datensätze gefunden bzw. identifiziert werden können. Bei der Artikeldatei wird dies meist die Artikelnummer sein (Feld "Artikelnr" oder "LieferantArtikelNr"), bei der Kundendatei die Kundennummer (Feld "Nr").

 

 

Auf der Seite "Import-Modus" kann gewählt werden, wie die importierten Datensätze verarbeitet werden sollen:

 

 

Es stehen folgende Optionen zur Auswahl:

 

Füge Datensätze zur Zieltabelle hinzu

Wählen Sie diese Option, wenn alle Daten aus der importierten Quelldatei als neue Datensätze angelegt werden sollen und keine Aktualisierung von evtl. bereits vorhandenen Datensätzen erfolgen soll. Datensätze, die bereits vorhanden sind, werden dann ignoriert und nicht importiert.

 

Hinweis: Die folgenden Optionen können nur dann angewählt werden, wenn Sie auf der Seite "Feldzuordnungen" in der Spalte ein Schlüsselfeld (z. B. Kunden- oder Artikelnummer, s.o.) aktiviert haben, über den der importierte Datensatz eindeutig im vorhandenen Datenbestand lokalisiert werden kann.

 

Aktualisiere Datensatz mit passendem Datensatz aus der Quelle

Diese Option sollte dann gewählt werden, wenn Sie die in Ihrer Datenbank bereits vorhandenen Datensätze aktualisieren möchten und die nicht gefundenen Datensätze ignoriert werden sollen. Es werden dann keine neuen Datensätze angelegt.

 

Datensatz im Ziel vorhanden: Aktualisieren, Andernfalls, Hinzufügen

Bei dieser Option werden vorhandene Datensätze aktualisiert und noch nicht vorhandene Datensätze neu angelegt.

 

Lösche Datensatz bei passendem Datensatz in Quelle

Wählen Sie diese Option nur dann an, wenn Sie in Ihrer Datenbank alle Datensätze löschen möchten, die sich in der Importdatei befinden. Es werden keine neuen Datensätze importiert oder vorhandene aktualisiert.

 

Importprotokoll

Beim Importieren wir Ihnen der aktuelle Fortschritt angezeigt. Der Wert "Hinzugefügt" gibt an, wieviele Datensätze neu angelegt wurden. Bei "Aktualisiert" finden Sie die Anzahl derjenigen Datensätze, die bereits vorhanden sind und nicht neu angelegt sondern aktualisiert wurden.

 

Fehlerdiagnose

Im Statusfenster wird bei "Fehler" die Anzahl der Datensätze angegeben, die nicht importiert werden konnten. Im Protokoll finden Sie weitere Details zu den Fehlerursachen.

 

Importfehler: Es existiert schon eine Adresse/ein Artikel mit der Nummer "653"

Dieser Fehler tritt auf, wenn versucht wird, eine Adresse bzw. einen Artikel zu importieren, der bereits vorhanden ist. Adressen und Artikel müssen eine eindeutige Nummer erhalten. Deshalb ist es nicht möglich, mehrere Datensätze mit identischer Nummer zu speichern.

Falls die zu importierende Nummer in Ihrer Datenbank noch nicht enthalten ist, gibt es noch eine andere mögliche Ursache für diesen Fehler. Das Importfeld ist dann evtl. einfach zu lang. Wenn Sie Nummern importieren, die rechtsbündig in einem Zeichenfeld gespeichert sind, das länger ist als in der Zieldatenbank, müssen Sie beim Import führende Leerzeichen entfernen, indem Sie beim Feld Nr die Formel Trim verwenden. Beispiel: Trim(Importfeld)

 

Importfehler: EBcdException abc ist kein gültiger BCD-Wert

Obiger Fehler tritt auf, wenn eine Zeichenkette (z.B. "abc") in ein Feld importiert wird, welches nur reine Zahlwerte (z.B. "1234") enthalten darf.



www.Amicron.org - Stand: 11.05.2010.

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