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Daten aus Mailoffice 2.0 übernehmen

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Dieses Kapitel gibt Ihnen einen Überblick, was Sie beachten müssen, wenn Sie bislang mit AMICRON-MAILOFFICE 2.0 gearbeitet haben und diese Daten nun mit AMICRON-MAILOFFICE 4.0 weiterverwenden möchten.

 

Mit AMICRON-MAILOFFICE 4.0 können Sie nur dann auf die Daten der Version 2.0 zugreifen, wenn Sie vorher einen Datenimport vorgenommen haben.

 

Hinweis:

Nachdem Sie die Daten auf Version 4.0 aktualisiert haben, können Sie nicht mit der alten Version 2.0 auf die Daten der neuen Version 4.0 zugreifen. Die Daten in AMICRON-MAILOFFICE 2.0 bleiben jedoch vollständig erhalten, so dass Sie ggfs. mit der alten Version weiterarbeiten können, wenn sich herausstellt, dass ein Umstieg auf die neue Version wider Erwarten nicht möglich oder nicht gewünscht ist.

 

Aktualisieren der Daten auf die neue Version 4.0

Um die Daten aus AMICRON-MAILOFFICE 2.0 in AMICRON-MAILOFFICE 4.0 einzulesen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

 

1.Rufen Sie zunächst AMICRON-MAILOFFICE 2.0 auf, um nachzusehen, wo sich Ihre alten Daten befinden. Im Menü Einstellungen > Installation  wird Ihnen dazu das Verzeichnis ausgewiesen, wo sich Ihre Daten, E-Mails, lokalen Daten und Formulare befinden. Notieren Sie sich bitte diese Verzeichnisse bzw. Ordner.

 

2.Anschließend rufen Sie in AMICRON-MAILOFFICE 2.0 den Menüpunkt Einstellungen > Datenreorganisation auf, damit Ihre Datenbanken überprüft und eventuell vorhandene Datenbankfehler erkannt und behoben werden  (sofern möglich).

 

3.Beenden Sie AMICRON-MAILOFFICE 2.0 und rufen AMICRON-MAILOFFICE 4.0 auf. Wählen Sie dort Extras > Datenimport > AMICRON-MAILOFFICE 2.0. Alternativ können Sie auch direkt das Programm Import-von-TF7+MO2.exe starten, das sich im Programmordner von AMICRON-MAILOFFICE 4.0 befindet.

 

4.Es erscheint das Fenster „Datenübernahme", in dem Sie wählen können, welche Daten Sie übernehmen möchten. Wenn Sie bislang nur mit Amicron-Mailoffice 2.0 gearbeitet haben, aktivieren Sie die Option Übernahme von Amicron-Mailoffice 2.0-Daten nach AMICRON-MAILOFFICE 4.0. Wenn Sie auch ein Update von Top-Faktura 7.0 auf AMICRON-FAKTURA 10.0 durchführen möchten, sollten Sie zusätzlich die Option Übernahme von Top-Faktura 7.0-Daten nach AMICRON-FAKTURA 10.0 aktivieren.

 

5.Drücken Sie den Weiter-Schalter, um zur nächsten Seite des Importassistenten zu gelangen. Dort können Sie  wählen, in welchen Pfaden sich die alten Daten befinden. Die Einstellungen werden automatisch anhand der installierten Versionen ermittelt, können von Ihnen bei Bedarf aber noch geändert werden.

 

6.Drücken Sie anschließend erneut den Weiter-Schalter. Sie erhalten nun eine Auflistung aller Datenbanktabellen, die importiert werden.

 

7.Drücken Sie den Schalter Import starten, um die Datenübernahme durchzuführen.

 

Mehrere Mandanten importieren

AMICRON-MAILOFFICE 4.0 ist mandantenfähig. Während Sie bei AMICRON-MAILOFFICE 2.0 die Mandantenfähigkeit nur über eine mehrfache Installation in mehreren Ordnern herstellen konnten, reicht es in der neuen Version aus, das Programm einmal zu installieren und die Mandanten über den Menüpunkt Stammdaten > Mandanten  anzulegen.

Falls Sie bei  AMICRON-MAILOFFICE 2.0 mehr als einen Datenbestand (Mandant) verwendet haben, legen Sie in AMICRON-MAILOFFICE 4.0 zunächst die neuen Mandanten an, wechseln zu diesem Mandanten und rufen dann die Importfunktion auf wie es oben beschrieben steht.

 

Probleme bei der Datenübernahme

Sollte es beim Import zu Fehlermeldungen kommen, achten Sie bitte auf die Statusmeldung, die im Importfenster ausgewiesen wird. Während des Imports wird hier die Nummer des eingelesenen Datensatzes ausgewiesen. So wird z. B. bei Übernahme der Kundendaten die Kundennummer ausgewiesen. Rufen Sie diesen Datensatz in AMICRON-MAILOFFICE 2.0 auf. Evtl. ist der Datensatz beschädigt und muss gelöscht werden, um die folgenden Datensätze importieren zu können.

 

Warum werden die importierten E-Mails nicht angezeigt?

Nachdem Sie das Programm neu installiert haben werden Sie beim Programmaufruf automatisch als Administrator-Benutzer angemeldet. Da die aus AMICRON-MAILOFFICE 2.0 übernommenen E-Mails benutzerspezifisch sind (jeder Benutzer hat seine eigenen E-Mail-Ordner), müssen Sie also nach dem Import erst über das Menü "Stammdaten > .. abmelden" unter dem passenden Benutzer im Programm anmelden. Anschließend sollten die E-Mails des jeweiligen Benutzers im E-Mail-Center korrekt angezeigt werden. Prüfen Sie ggfs. in der Benutzerverwaltung, ob die Benutzer korrekt übernommen wurden. Falls Sie beim Import auch Daten aus Top-Faktura 7.0 übernommen haben, wurden die Benutzerdatenbanken aus Top-Faktura 7.0 und AMICRON-MAILOFFICE 2.0 zusammengeführt. Falls Sie in beiden Programmen mit nicht identischen Benutzerkürzeln bzw. Namen gearbeitet haben, sollten Sie doppelte Benutzerkonten löschen.

 

Warum fehlen E-Mails? / Warum werden alte E-Mails nicht mehr angezeigt?

AMICRON-MAILOFFICE 4.0 verfügt über eine neue Funktion, mit der alte E-Mails automatisch aus der E-Mail-Liste ausgeblendet werden können. Rufen Sie dazu im E-Mail-Center das Menü Extras > Optionen auf  und aktivieren auf der Kartei "Sonstige" die Option Anzeige der E-Mails pro Ordner begrenzen. E-Mails, die älter sind als die eingestellte Anzahl Tage werden automatisch ausgeblendet. Um die alten ausgeblendeten E-Mails wieder anzuzeigen reicht es, die Option wieder zu deaktivieren.

 

Warum können sich Benutzer aus AMICRON-FAKTURA nicht im Programm anmelden?

Wenn AMICRON-MAILOFFICE 4.0 und AMICRON-FAKTURA 10.0 eine gemeinsame Datenbank verwenden, greifen diese auch auf eine gemeinsame Benutzerdatenbank zu, so dass die in einem Programm angelegten Benutzer auch automatisch in dem anderen Programm zur Verfügung stehen. In der Benutzerverwaltung muss über das Feld "Programmzugriff" eingestellt werden, auf welche Programme der Benutzer zugreifen darf.

 

BDE-Datenbanktreiber müssen evtl. aktualisiert werden.

Für den Import müssen die BDE-Datenbanktreiber V5.x installiert sein, die bei AMICRON-MAILOFFICE 2 mitgeliefert werden und standardmäßig installiert werden.

 

Weitere Infos zum Umstieg von AMICRON-MAILOFFICE 2.0 finden Sie im Kapitel "Infos für AMICRON-MAILOFFICE 2.0 - Anwender".



www.Amicron.org - Stand: 11.05.2010.

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