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Amicron-Mailoffice 4.0: Was gibt es Neues?

Hier finden Sie die wichtigsten Erweiterungen und Neuerungen der Version 4.0 im Vergleich zur Vorgängerversion 3.5.

Die Highlights der neuen Version 4.0

  • Der integrierte Kalender wurde überarbeitet und erneuert: Wiederholungstermine möglich; Anzeige der Vorlagen, Geburtstage und Feiertage
  • private Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter möglich, d.h. Sie können frei einstellen, wer die Adresse sehen darf (siehe Blogbeitrag)
  • Adressen lassen sich zusammenfassen (via Dublettensuche oder per manuellem Aufruf) (siehe Blogbeitrag)
  • Effizienteres Schreiben von E-Mails möglich durch Nutzung der neuen Textbaustein-Favoriten (siehe Blogbeitrag)
  • Telereporter (Anruferkennung) verbessert
  • Unterstützung von Firebird 2.1 (auch der bislang nicht unterstützte Classic-Server kann jetzt verwendet werden), wobei beim Programmstart ein Backup und Restore durchgeführt werden muss
  • Unterstützung von Windows 7

Der Kalender wurde komplett überarbeitet und erneuert

  • Wiederholungstermine sind möglich
  • Neue 3-Wochen Ansicht (ähnlich der Monatsansicht)
  • neue Wochenansicht, bei der die Tage mehrerer Kalender nebeneinander dargestellt werden
  • Ausdruck erfolgt wie in der Bildschirmansicht
  • Direkte Synchronisation mit MS Outlook über den Kalendermanager (Menü Kalender)
  • Feiertage werden als Info im Kalender angezeigt (Deutschland, Österreich, Schweiz, Spanien)
  • Gemeinsame Volltextsuche für Aufgaben und Termine mit optionalen Filtereinstellungen
  • Aufgaben und Termine, die einer Adresse zugeordnet sind können über Filtereinstellungen schneller gefunden werden.
  • Verbesserte Tastaturbedienung

Im Kalender können nun folgende Daten angezeigt werden (konfigurierbar):

  • Aufgaben
  • Geburtstage von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und Ansprechpartnern
  • Liefertermine von Aufträgen und Bestellungen aus Amicron-Faktura
  • Vorlagetermine von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kontakten, E-Mails, Artikeln, Aufträgen, Bestellungen, Offenen Posten
  • Ein Termin kann in mehreren Kalendern gleichzeitig angezeigt werden.

Reminder (Terminerinnerung): Neues Kontextmenü für die Neuanlage von Daten

Durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Symbol im Infobereich der Windows-Infoleiste läßt sich ein neues Kontextmenü aufrufen, über das Sie neue Kunden, E-Mails, Aufgaben und Termine anlegen können.
Falls Sie außerdem Amicron-Faktura 10 einsetzen, können damit auch neue Aufträge und Bestellungen erstellt werden.

Textbausteine

Texte als Favoriten kennzeichnen

Wichtige und häufig verwendete Texte können als Favorit gekennzeichnet werden, die sich dann einfach und schnell in E-Mails einfügen lassen, siehe Blogbeitrag.

Vorlagedatum für E-Mails automatisch steuern

Bei Textbausteinen kann nun eine Wiedervorlage vordefiniert werden. Unter ''Zur Vorlage in … Tagen'' wird dazu ein Wert eingetragen. Beim Einfügen des Textbausteins in eine E-Mail wird – sofern die E-Mail noch kein Vorlage-Datum enthält – eines gesetzt, das sich aus dem aktuellen Tagesdatum plus dem Wert aus dem Textbaustein errechnet.

E-Mails

E-Mails lassen sich schneller und effizienter schreiben und beantworten

Als Favoriten gekennzeichnete Textbausteine können beim Erstellen neuer E-Mails oder beim Antworten sofort in die E-Mail übernommen werden. Der Aufruf des Textbausteinfensters bleibt Ihnen so erspart.

Favoriten-Textbausteine können während des Verfassens einer E-Mail über eine Schnellauswahl direkt in den Nachrichtentext übernommen werden.

Das Versenden einer E-Mail an eine Gruppe ist nun auch über das AN/CC/BCC Feld möglich.

Klicken Sie auf den Schalter neben dem Eingabefeld und wählen dann den Menüpunkt “Gruppe…”Auch bei der Antwort auf E-Mails, die noch keiner Adresse zugeordnet sind, wird die Briefanrede jetzt automatisch ermittelt

Beispiel: Die E-Mail stammt von “M.Schulz@xyz.de (Maria Schulz)”. Der Platzhalter #Briefanrede (z.B. via Signatur/Textbaustein eingefügt) wird jetzt automatisch mit “Sehr geehrte Frau Schulz” ersetzt. Falls Sie ''Guten Tag #ANREDE_TITEL_NAME!'' verwenden, erhalten Sie automatisch “Guten Tag Frau Schulz!”.

Bei Neuanlage einer Adresse auf Basis der angewählten E-Mail wird Vorname, Name und Anrede übernommen

Vorname und Name werden aus dem E-Mail-Absender ermittelt, sofern diese nicht bereits im E-Mail-Text enthalten sind. Wenn ermittelt werden kann, ob es sich um einen weiblichen oder männlichen Vornamen handelt, wird auch die Anrede und Briefanrede automatisch ermittelt.

Aufträge des zugeordneten Kunden/Lieferanten abrufbar

Wenn bei einer eingehenden E-Mail z.B. nach dem Auftragsstatus (''Wann kommt die Lieferung?'') gefragt wird oder es sich um ein Reklamation handelt, ist es praktisch, wenn man schnell die letzten Aufträge des Kunden aufrufen kann.

Über das Kontextmenü der zugeordneten Adressen können jetzt auch die Aufträge aufgerufen werden. Es wird dazu das Auftragsfenster in Amicron-Faktura aufgerufen und die aktuellen Aufträge des Kunden aufgelistet. Um ältere Aufträge zu sehen, entfernen Sie bitte den aktivierten Filter.

Das automatische Einfügen der Signatur ist nun wahlweise oben oder unten möglich

Ob die Signatur am Anfang oder Ende des (ursprünglichen) Textes eingefügt werden soll, kann in den E-Mail-Optionen (Kartei E-Mail-Format) jetzt in Abhängigkeit davon eingestellt werden, ob es sich um eine neue E-Mail handelt oder um eine Antwort/Weiterleitung.

Aufträge / Bestellungen aus Amicron-Faktura per E-Mail senden: doppeltes Einfügen der Signatur verhindern

Wenn beim Druckformular des Auftrags bereits ein E-Mail-Text inkl. Signatur voreingestellt ist, wird die Signatur in Amicron-Mailoffice 4.0 jetzt nicht mehr doppelt eingefügt. Hierfür wurde in den E-Mail-Optionen die neue Möglichkeit geschaffen, Ausnahmen für das Einfügen der Signatur einzustellen.

Sonstiges

  • Benachrichtigung über interne E-Mails ist nun auch möglich, wenn Amicron-Mailoffice 4.0 nicht gestartet ist.
  • Einfügen von Bildern aus der Zwischenablage möglich mittels STRG+V oder Menü ''Einfügen: Bild aus Zwischenablage''
  • Ist eine E-Mail mit einem Vorlagedatum versehen, wird dieses im E-Mail-Fenster als Info angezeigt. Via Mausklick können die Nachrichtenoptionen geöffnet werden, um die Vorlage-Daten zu editieren.
  • Anzeige der E-Mail-Größe
  • ''Allen Antworten'' übernimmt nicht mehr den ursprünglichen Empfänger.
  • Weitere Platzhalter für die Briefanrede ergänzt
  • Daten des Mitarbeiters können über Platzhalter in die E-Mail eingefügt werden, sofern der Benutzer einem Mitarbeiter zugeordnet wurde. Das Bild kann über #Anwender_Bild in HTML-E-Mails eingefügt werden.
  • Beim Scrollen mit dem Mausrad wird automatisch der Bereich gescrollt, in dem sich der Mauszeiger befindet. Bislang musste z.B. erst in die E-Mail-Liste geklickt werden, damit dort die Liste durchlaufen werden konnte.

Telereporter (Anruferkennung)

  • Über das neue Kontextmenü (rechte Maustaste auf der Adresse) können direkt die Kontakte, Aufgaben, Termine, E-Mails, Artikelkäufe etc. aufgerufen werden.
  • Rückruf vereinfacht: mit einem Klick auf die Telefonnummer kann ein Anruf gestartet werden.
  • Ein Klick auf die E-Mail-Adresse erstellt eine neue E-Mail.

Verbessertes Anrufprotokoll

  • Über das neue Filterfeld ''Mitarbeiter'' können die Anrufe eines anderen Benutzers aufgelistet werden (nur möglich, wenn Sie als Administrator angemeldet sind).
  • Mit einem Klick auf die Telefonnummer kann ein Anruf gestartet werden.
  • Der Kundenname wird angezeigt, sofern der Anruf mit den Kundendaten verknüpft ist.
  • Neue Spalte ''Kontakt angelegt'' zeigt an, ob zu einem Anruf ein Kontaktbericht erstellt wurde.

Kundenverwaltung

Private Adressen möglich

  • Pro Kunde, Lieferant und Mitarbeiter kann eingestellt werden, wer die Adresse sehen darf (siehe Blogbeitrag).
  • Adressen können einzelnen Benutzern oder festgelegten Benutzergruppen zugänglich gemacht werden.
  • Beim Abgleich mit Outlook werden private Adressen nur bei den Anwendern an Outlook übertragen, die Zugriff auf diese Adresse haben.

Aufgaben zur Adresse

  • Unterhalb der Aufgabenliste wurde eine Detailansicht ergänzt
  • Suchfunktion integriert
  • Aufgaben lassen sich als erledigt markieren

Sonstiges:

  • Adressen (z. B. Dubletten) lassen sich zu einer Adresse zusammenführen
  • Dublettenprüfung überarbeitet: Dubletten können zu einer Adresse zusammengeführt werden
  • Beliebig viele E-Mail-Adressen pro Kunde/Lieferant/Mitarbeiter möglich (siehe Blogbeitrag)
  • Das Ergebnis der UstID-Prüfung kann in der Bemerkung gespeichert werden.
  • E-Mail senden vereinfacht: Über den Pfeil-nach-unten-Schalter läßt sich sofort ein Textbaustein-Favorit auswählen (siehe Blogbeitrag)
  • alle Neuerungen, die auch bei Amicron-Faktura 10 in der Kundenverwaltung enthalten sind, wurden auch bei Amicron-Mailoffice 4.0 integriert.
  • Bei der Auflistung der mit dem Kunden verknüpften E-Mails wird die Bearbeitungsdauer summiert.

Outlook-Import/Export

Es ist nun wählbar, ob Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter synchronisiert werden sollen (bislang waren nur Kunden möglich)

Datenübernahme bei Erststart

Beim Programmstart wird der Anwender einmalig gefragt, ob er Adressen, E-Mails, Aufgaben, Termine von Microsoft Outlook importieren möchte. Die Outlook-Synchronisation wird geöffnet und alle für den Import notwendigen Einstellungen sind bereits aktiviert.

Datenimport und Export

  • Import von Ansprechpartnern möglich
  • Löschen von vorhandenen Kunden anhand der importierten Daten
  • bei den Quelldateien werden jetzt zusätzliche Dateiformate unterstützt
  • beim Excel-Export werden Langtextfelder (Memos) nicht mehr nach 255 Zeichen abgeschnitten sondern in voller Länge exportiert
  • Import von Windows 7 Kontakten möglich

Sonstiges

  • Kontakte: Der Link zum angewählten Kontakt kann über das Menü Bearbeiten in die Zwischenablage kopiert werden
  • Amicron-Mailoffice 4.0 kann minimiert und ausgeblendet werden. Es wird dann kein Symbol in der Windows-Taskleiste angezeigt sondern im Infobereich
  • Fortsetzung der Programmnutzung nach Rückkehr aus dem Standbymodus von Windows verbessert. Es sollten hierbei nun keine Fehlermeldungen mehr auftreten (wurden durch Verlust der Datenbankverbindung verursacht).
  • Bislang konnte es beim Reminder z.B. direkt beim Hochfahren von Windows Fehlermeldungen geben, da die Verbindung zum Datenbankserver noch nicht aufgebaut werden konnte. Deshalb werden nun sämtliche Fehler, die Datenbankabfragen betreffen, unterdrückt. Zu Debug- und Analysezwecken kann der Reminder mit dem Parameter ''/Advanced'' gestartet werden.
  • Unterstützung von Firebird 2.1 (auch der bislang nicht unterstützte Classic-Server kann jetzt verwendet werden), wobei beim Programmstart ein Backup und Restore durchgeführt werden muss.
  • Unterstützung von Windows 7

Nutzen Sie die Vorteile von Amicron-Mailoffice 4.0:
Bestellformular für Erstversionen  (PDF-Format)
Bestellformular für Updates  (PDF-Format)

Wenn Sie Amicron-Mailoffice 4.0 testen möchten:
Hier geht´s zum Download der 30-Tage Prüfversion

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